我国档案信息化发展历程及展望
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇我国档案信息化发展历程及展望范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代，发展至今可以归纳为三个阶段：计算机辅助档案管理阶段、双套制下的档案信息管理阶段和电子文件管理阶段。从技术层面看，相对应的是单机管理，局域网管理和融信息处理、知识管理和辅助决策于一体的电子文件管理三个不同的阶段。目前正在向高度集成化的云计算网络管理阶段进发。无论是哪个阶段的发展，都离不开基于计算机技术的管理系统的开发与建设，和数据库的开发与进步。因而我国的档案信息化管理，必将随着信息化管理系统和数据库技术的进步而日新月异。
计算机辅助档案管理阶段
20世纪八九十年代初，我国档案管理部门开始探索并使用计算机这一新生事物对日常档案工作中的各方面事务进行辅助管理。这是档案管理自动化的一个起点，其出发点在于使用档案管理软件来代替手工管理档案。由于这一时期计算机技术尚处于起步阶段，自动化水平较低，只能实现初级的档案目录级管理。这一时期引入计算机技术对档案管理起到锦上添花的作用，增强了档案利用中检索服务能力，为当时档案开放利用起到推动作用。
我国档案管理应用计算机技术虽然起步较晚，但发展较快。1983年仅有个别档案部门利用微型计算机开展档案自动编目、检索试验。至1989年年底，全国档案部门开始扩大范围，省级以上单位的档案档案部门普遍配备了微机。档案部门开始因地制宜研制各自档案编目和档案检索系统，建立了大小不等、功能不同的档案目录数据库，可以初步实现档案目录的计算机输入、贮存、处理、检索、输出等功能，实现了档案自动编目和检索，以及对档案存储环境进行监测和控制。
双套制下的档案信息管理
20世纪90年代以来，随着办公自动化技术的发展，计算机在办公部门的应用和普及，档案部门也开始进入对办公自动化条件下产生的电子文件管理的研究。这一段的管理仍维持传统的文档分离管理模式，以传统文件（档案）为主，电子文件（档案）为辅，实行二者并存的双套制管理措施。这一阶段的技术特征可以概括为单机下非结构化档案信息管理，主要是进行档案目录计算机管理与电子文件脱机备份相结合的管理方式。
单机非结构化档案信息管理的对象主要是当时在文档部门应用微机中流行的WPS和Microsoft Office文档软件所形成的电子文档信息，和单机版档案管理系统对纸质版和电子版档案所进行的目录级信息的管理。
WPS和Microsoft Officc文档软件形成的文档信息处于自在状态，缺乏规范的制度和标准的管理，因而文档信息是割裂的，文档面临多种风险，诸如易修改、丢失、便于复制、易被病毒感染等，完全不具备档案的原始性、真实性、长期可读性的要求，只起到对纸质文件的一种备份作用。这个阶段对计算机应用出现的问题和形成的认识对以后档案信息化进程造成很大的不良影响，直到现在仍有不少人认为电子文件是不安全的，难以代替纸质档案。再加上当时电子文档脱机备份的软盘、硬盘或光盘，由于存储介质质量参差不齐，没有统一管理规范，保存的信息很多都达不到长期读取的要求，如一度流行的软盘随着实践的检验也被淘汰了。这客观上延长了人们双套制管理的依赖时问。
单机版档案管理系统和办公自动化管理软件是基于关系型数据库所开发和应用的。文档管理系统的应用使文档的制作和管理有了专门的系统，系统中设置了一定的使用权限和日志等安全和维护功能，文档安全有了一定的保障。但单机软件进行文档管理，其缺点是通用性差，运行平台单一，数据库的性能也较为低下，检索速度慢，数据库稳定性差，功能也比较简单，加上办公软件和档案管理系统是各自开发的，没有互联通用的接口，因而电子文件不能直接归档到档案管理系统中，档案管理仍处在目录级管理。
电子文件管理系统阶段
20世纪90年代后期至21世纪初的几年，我国档案信息化进入网络化阶段。从这个时期开始，档案管理系统全面转为网络化管理系统，从最初的单位内部的局域网互连，发展为后来的互联网协同办公系统。网络化的电子档案管理系统为电子文件为主的文档一体化管理奠定了基础。
1.C/S技术开发的局域网环境下电子文件管理系统
C/S又称Client/Server或客户/服务器模式。优点是能充分发挥客户端PC的处理能力，很多工作可以在客户端处理后再提交给服务器，客户端响应速度快。局域网计算机可以在Windows操作系统下方便互连，这样使单位内部的数据共享和用户权限控制得到实现，为机关办公事务、日程安排、会议管理、公文管理、政务管理和商务应用方面提供了便利。缺点是客户端需要安装专用的客户端软件，互联互通的电脑中任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。早期的C/S结构电子文档系统大多是由单机系统加机功能拓展而来，因此许多档案管理软件不约而同地出现了同一种做法，就是兼有单机和网络功能，由于没有成熟的网络数据库系统，其功能只能停留在单位内部机构的数据共享，用户互访级别。
2.面向互联网络的B/S结构的电子文件管理系统
2000年以后，我国基于网络数据库开发的档案管理系统从C/S结构全面转向B/S结构。这种系统简化了客户机上的配置和管理，客户机上只需安装一个浏览器，用户就可以实现同数据库进行数据交互。它最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件。只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零维护。网络管理人员只需要做硬件维护，在服务器端将制作好的服务器端数据库和网页源文件在IIS、Apache等软件环境下进行配置即可。这使得单纯的档案管理系统越来越被融合进入整个办公自动化系统的流程中。
B/S结构的电子文件系统还有一个最大的优势，就是可以减少联网计算机感染电脑病毒的几率，提高了安全管理能力。因为B/S结构的档案系统本身就是由文本格式制成的网页文件和数据库系统构成的，并不包含任何可执行文件及漏洞程序，由于无须在客户端电脑上进行安装，即减少了客户端电脑感染病毒的几率，而一旦办公室等客户端电脑感染了病毒，也不会影响到操作系统下浏览器的正常使用，工作仍然可以顺利进行。
经历了局域网和广域网的电子文件管理系统的开发和应用，档案信息化的程度不断提高，从目录管理进入到内容管理，这个阶段的重点是传统档案数字化、档案网站、电子文件中心、数字档案馆建设的热潮一浪高过一浪，然而面临的问题也不断涌现，权益之计的双套制受到挑战，电子文件的真实性、完整性、长期可读性和档案资源共享等问题仍然没有解决，多媒体文件的管理、传统档案数字化巨大的投入、巨量数字文件的安全存储、信息孤岛等问题也面临严峻挑战，亟待在管理体制、标准规范、风险管理等方面加强研究和实践中解决。档案信息化对计算机技术的应用已从锦上添花变得更需要雪中送炭式的支持。
云计算平台下档案信息化系统的探索
云计算的概念自从2007年被提出，在很短的时间内在全球掀起了一股信息革命的浪潮。英美等发达国家在档案领域已开始了云计算技术的应用。“云计算（cloud Computing）是分布式处理、并行处理和网格计算的新发展。它是指利用大规模数据中心或超级计算机集群，通过互联网将计算资源、存储资源免费或按需租用方式提供给客户的一种服务模式”云计算的核心技术是分布式数据库和虚拟化管理。云计算技术发挥作用的途径主要是通过社会化服务方式为广大客户提供IT集约化、专业化的存储和管理数据的巨大空间，计算机基础设施、信息整合共享服务、安全保障技术等，应用在档案信息化方面可以发挥以下一些功能：
1.“云存储”为电子文件提供海量存储空间，解决电子档案巨量备份、信息安全和迁移的技术难题
通过云计算技术，档案管理部门可以将系统中所管理的电子文件数据存储在云端平台上，利用云计算提供的统一数据存储平台进行数据管理与维护，这样可以减少数据维护的成本，也从一定程度上缓解了因庞大的电子文件数据量的持续增大而需要对数据库服务器以及存储设备进行扩容的紧迫性。对于电子文件安全和信息迁移的技术难题在云服务商提供的高素质ITA才队伍面前也迎刃而解了。
2.云计算的虚拟化技术可化解电子文档管理信息孤岛问题，提升档案服务能力
利用云计算提供的PaaS（软件即服务）以及平台虚拟化技术，在进行管理信息系统开发时，可以忽略操作平台以及开发平台的选择，通过富客户端技术就可以组建自己的应用，从而以一种统一的信息标准接口开发各类管理信息系统，避免了由于接口不一致造成的信息沟通不畅，减少了信息孤岛的产生，使得档案管理者可以对业务进行统—调度。同时也为各级档案部门进行档案信息开发利用提供方便。“各地档案馆可以考虑依托现有的硬件网络设备，构建全国性、区域性云计算平台（包括云存储平台），及以此为基础架构模型的档案管理系统平台，实现云内所有管辖单位档案信息的统一管理。”
3.云计算平台降低了电子文件管理系统开发和运维成本
云计算平台将各种电子档案信息资源包括操作系统服务器、路由器、存储器等，以虚拟化技术作为服务提供给云消费者（也就是电子文件管理系统利用者），云消费者只要按需付费即可。档案部门通过云计算模式不再为基础设施的建设投入资金，只需根据自己的需求从云服务提供商获得虚拟的基础设施服务，在很大程度上减少了对这些基础设施建设、运行和维护的成本。这对推进档案数字化工作、数字档案馆的建设、电子文件管理等工作的进程起到很好的作用。
云计算技术诸多优势让我们看到了将为档案信息化带来雪中送炭的技术，然而要真正发挥其作用，还需从理论到实践的一个探索过程。就目前对云技术的认识，我们首先要解决一个关键问题，就是云服务企业的服务质量和职业操守方面需要完善的法规体系监管。由于云服务企业直接接触委托单位的原始信息，如果对掌控的信息资源进行非法使用，对委托单位将是一种灾难。
综上所述，我国档案信息化发展所经历的探索和发展，是紧随信息技术的发展而进行的，这个过程充满挑战，也充满机遇，我们需要做的是顺应时代潮流，客观分析技术利弊，管理必须同步配套跟进，才会推动档案事业不断旺盛发展。