网络环境下高校档案室管理模式的创新研究
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【摘 要】网络环境下，高校档案室要以馆藏信息资源为根本，以利用者需求为出发点进行管理模式创新。本文提出高校档案室传统管理模式存在的问题，分析创新管理模式的必要性，之后提出对策，不断发展和完善档案管理模式。
【关键词】高校档案室；传统管理模式；创新
【Abstract】In the network environment， the Archiveswork in the college who should collect the archival information resourses as a fundamental and take advantage of demand of users as the starting point is doing the management innovation. This paper puts forward the problems during the traditional management mode in archiveswork and analyses the needs of develop and improve the management in the archiveswork.
【Key Words】Archives in College Traditional Management Mode Innovation
高校档案室拥有丰富的档案信息资源，为各个部门及师生们提供档案查询服务。随着计算机和网络技术发展，各种信息资源的载体和形态逐渐多样化，档案室应该积极进行档案管理模式的创新研究，以现代化的信息服务方式为利用者提供良好的档案信息查询服务。
一、高校档案室传统管理模式存在的问题
1、高校档案室档案资料散失严重
要实现档案信息化的高效管理，前提必须是归档材料具有完整性。但实际情况是归档材料存在严重的散失现象。主要表现为：一些行政、党群类材料，如上级来文中涉及请示、批复等重要文件的原始性材料缺漏；学生类档案，由于学生未按指定要求填写入学及毕业登记表或学生处归档不及时等导致该年度相关档案散失；基建类，如施工单位对于在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料在收集时的疏漏或缺失；有些兼职档案员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了后期形成的补充档案材料的归档工作，造成归档散失；有些部门负责档案整理的人员变动频繁，对档案材料的保管不重视，导致档案散失等等。
2、高校档案室档案的归档材料质量不高
首先，档案文件材料装订归档不规范。一卷档案中常常存在不同规格的打印纸张装订在一起，按照归档人员自己的习惯，或者左对齐，或者右对齐装订，装订不牢固，出现缺页少页的现象；有的兼职档案员在归档材料编制过程中，使用红墨水、纯蓝墨水、铅笔等书写，这些字迹不耐久，会随着时间推移磨损脱落，扩散褪变，不利于档案的保存和利用。
其次，档案信息记录不够完整、准确。有的文件不注明日期；有的即使有日期却没有原始的签名和印章；有的基建档案甚至连工程名称都不能准确表达，令人难以分辨。
最后，归档材料中有许多复印件。原件是档案作为凭证最有力的依据，尽管是同样的内容，但原件与复印件的利用价值有很大区别。特别是一些具有凭证作用、法律效力的关键档案只将复印件归档，而不去追究其原件，既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。
3、高校档案室档案信息化程度不高
随着计算机和网络技术的发展，运用档案管理专门的软件进行开发、利用和升级已经成为档案室信息化的一种趋势。但高校档案管理部门存在着信息化进程缓慢的现象：一是高校现有的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；二是未对原有存档的档案材料进行扫描、加工和处理，没有转化成数字化信息资源。
二、网络环境下高校档案室管理模式的创新的必要性
网络环境下，高校档案室管理模式存在一些弊端。随着信息技术迅速发展，档案室要加快信息资源数字化、网络化的建设步伐，提高档案的利用效率。
1、传统的管理模式存在弊端，不利于档案的有效利用
档案的利用是高校档案工作的最终目的。一般来说，提供档案利用的方式有三种：一是以档案原件提供利用；二是以档案复印件提供利用；三是根据档案内容编写参考资料提供利用。前两种方式较为常用。但是如果长期提供档案原件利用，既不能保证安全，长期反复使用还会造成许多档案纸张的磨损，且无法备份使用。在一些档案的整理过程中，兼职档案员为保证档案的完整性和连续性以及日后利用过程避免出现遗失，通常会将不同纸张规格的同一类档案一起装订，虽然这样保证档案完整性，但利用起来很不方便，给复印带来很大难度。
2、网络环境下档案信息化是高校档案室管理的发展趋势
现在，高校办公开始逐步实现自动化、无纸化，高校档案的生成方式会随之发生变化，诸如文件的起草、签发、归档等过程都会用到计算机。因此，档案工作者将面临更多的以计算机为载体的机读形式档案。这就迫切需要实现高校档案的一体化管理，便于档案管理，有助于发挥档案整体优势，有效提高档案的利用率。运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、检索、统计等，根据要求编制出分类目录、目录检索，还可以不同部门设置相应的访问权限，达到档案工作的标准化、规范化，有力地促进档案信息资源的开发利用。
三、网络环境下高校档案室管理模式的创新
网络环境下，档案室信息化建设是高校档案室管理模式创新的客观需要，从树立档案信息观、培养档案信息人才、丰富档案信息资源及改善档案服务机制等方面来加快信息化建设，促进档案室工作管理模式的创新。
1、高校档案室网络信息化是管理模式创新的客观需要
档案室网络信息化是改变了档案工作管理模式，是由传统档案管理模式迈向网络时代的重要标志，充分运用现代信息技术，创新档案信息化管理模式。因此，档案网络信息化环境下，档案工作者重新思考档案管理中出现的新情况，制定网络信息化档案管理与服务的基本框架和基本方法。
2、树立档案信息观、培养档案信息人才是创新的前提
网络时代，高校档案室面临着信息网络化带来的机遇与挑战，应该树立正确的档案信息观。这也就是说，档案工作人员如何看待信息技术，如何认识信息网络功能是衡量是否具有档案信息观的标准之一。
因此，档案工作人员不但要具备新的档案信息观，积极了解网络、熟悉使用网络，将档案信息资源合理配置、科学管理，使其标准化、系统化、网络化，便于查询利用。同时，要努力学习信息知识，提高信息能力；掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等；培养信息获取和开发利用能力等，由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”。
3、不断丰富档案信息资源是创新的基础
档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，这项资源需要档案工作人员积极主动去挖掘、搜集各种有价值的信息，开发和利用这些有效资源。当档案信息资源作为档案信息在活动中的资本资源，在量的积累上达到一定程度时，将其整合后服务于高校各部门的工作，不断丰富和完善档案信息资源建设，是档案工作达到的价值目标，是创新的目的。
4、更新管理手段改善工作模式是创新的目的
由于计算机和网络技术的普遍应用，出现大量的电子文件和数字档案，这些新型档案管理无法运用传统的管理手段来实施。因此，必须创新管理手段改善工作模式。
通过档案信息化建设，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统检索来完成，通过计算机录入档案信息并编制目录，由人工检索向计算机检索过渡，实现档案资料方便快速检索，提高档案检索效率；加快建设档案室馆藏目录数据库、档案全文数据库，建设档案信息平台和查询利用系统等，最大限度发挥档案室查询服务功能。
随着信息技术的应用和档案保管条件逐步的改善，利用范围越来越广，服务方式也应随着新情况不断变化、创新。改变传统档案利用服务模式，逐步建立起电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享，从而准确、及时、便捷的满足档案利用者的不同需求。
5、加快档案信息化建设是创新的重要内容
首先，完善档案室信息化基础设施建设。建立信息化档案室，加强库房建设、规章制度建设、馆藏建设、检索工具建设等；加强现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设；积极推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度。
其次，加强档案资源的信息化建设。对于产生的大量电子文件收集归档与管理上，高校档案室要根据档案管理的要求，对其进行有效管理，加强对电子文档接收、保管、利用的工作监督，确保各部门存档的是真实、完整、有效的电子文件。最后由档案信息处理，进行计算机化、信息数字化存储。
最后，扎实推进档案数据库建设。第一，通过信息管理系统对所有档案的收集、整理、统计、检索、利用等各个方面进行管理、控制，实现便捷化检索档案信息。第二，加快建设档案文件目录数据库，更有效加强全文信息化数据库的建设。
网络环境下，高校档案室要抓住机遇，全面开发信息资源，积极探索网络时代档案工作的创新方法，更便捷地为高校各方面工作提供有效服务。
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