疾控机构档案管理在新形势下的实践及探讨
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【摘要】目的 探讨现阶段疾控机构档案管理中存在的问题，提高档案管理的工作效率。方法 完善制度建设，提高相关人员的工作素质。结果 弥补疾控机构档案管理过程中的漏洞，使档案管理工作更高效、更合理。结论 正确对待疾控机构档案管理工作中存在的漏洞，从内在机制和外在制度层面双管齐下，共同提高我国疾控机构的档案管理工作。
【关键词】疾控机构 档案管理 实践 体会
中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1005-0515（2012）3-017-02
CDC records management practices in the new situation and to explore
Qiyu Ping Qi Xiaoxiao
(Zhoukou City, Henan Province Center for Disease Control, Zhoukou 466000)
【Abstract】Objective To investigate the stage in the disease control agency problems in records management, records management to improve efficiency. Methods improve the system, improve the quality of relevant staff. The Results make up for the course of disease control agency records management loopholes, so that file management more efficient and reasonable. Conclusion is correct to treat the disease control agency records management loopholes, from the internal mechanism and external system level two-pronged approach to improve China's disease control agency jointly file management.
【Key words】CDC file management practice experience
随着我国疾病控制机构工作强度的加大，对档案管理工作的要求也进一步提高。特别是近年来公共卫生实践的频繁发生，更是使我国疾病控制机构在某些方面显的捉襟见肘，难以保证效率的提高。其中，疾病控制机构的档案管理工作作为疾病控制机构提高工作效率的重要环节，也在实践中暴露出许多问题。因此，如何使档案管理工作制度化、规范化，不断适应新形势下的要求就显得至关重要。
1 疾控管理机构档案管理及其特点
1.1 疾控管理机构档案管理。疾病控制机构档案是指疾病控制机构在建设和发展过程中所从事的疾病预防、公共卫生检测、重大突发公共卫生事件、科研、基建、人力资源等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录[1]疾控机构档案管理则是使上述工作协调、有序、高效的进行，主要包括人事管理、党务安排、实验及仪器设备报告、传染与非传染疾病的预防计划等等。可以说，疾病管理机构档案管理工作繁琐而细致，覆盖诸多领域。就目前而言，我国的疾病控制机构档案管理已经基本实现电子档案与纸质档案相结合的档案管理制度。
1.2 疾控管理机构档案管理特点。疾病控制机构档案管理有着行业自身特殊之处，其方位涵盖了公共医疗卫生各个方面的的信息，是我国疾病控制工作高效运行的强有力信息保障。随着我国经济的飞速发展、科技水平的不断提高，我国的疾病控制机构档案管理工作，从之前单一的纸质档案发展到纸质与电子档案相结合的管理模式。这一改变是一把双刃剑，既是机遇也是挑战，其既可以使我国疾病控制机构档案管理工作高效运作，从而达到一个前所未有的水平，也可以是档案管理带来很多意想不到的弊端与问题。
2 疾病控制机构档案管理工作现状分析
2.1 工作人员素质参差不齐，档案管理水平高低悬殊。档案管理，特别是重要公共机构的档案管理都要求统一管理，而且也出台了相应的配套措施。但是，实践中却仍然存在有悖这一原则的现象。原因就在于，档案最初形成是在各个部门，各个部门的工作人员办事手法不一，工作程序也千差万别，这就使得档案收集整理遇到很大的麻烦。再加上档案管理工作人员水平层次不齐，使得档案管理工作出现诸多混乱的局面，无法实现预先设想的统一管理。疾控管理机构档案管理也难逃这一现象，在实践中也或多或少的呈现出这一特点。
2.2 档案管理机制存在弊端，出现问题难以责任到人。百密难免有一疏，任何工作都不能保证纯粹的正确和合理。疾控管理机构档案管理工作的复杂性与繁琐性也决定了必须有一种责任机制来减少工作失误的现象出现，避免在工作出现问题时相互推诿，消极补正。实践中，档案内容泄漏、档案遗失的现象屡见不鲜。其原因不仅仅在于工作人员的疏忽与失误，在外部制度层面也存在很多问题。因此，如何完善档案管理的责任制度对于减少工作失误，加强档案管理安全来说有着至关重要的作用。
2.3 疾控管理机构档案管理作用单一，难以实现档案制度应有功效。档案管理在于合理利用档案，疾控管理机构档案管理也不例外。现阶段，我国的档案管理工作存在诸多漏洞，使得我国的档案存在不完整性。档案记录与收集的间断使得档案的实效性大大下降，很多档案归档后也仅仅起到“装饰作用”，很难实现最大效能的档案利用。
3 疾控管理机构档案管理的补正
3.1 完善疾控管理机构档案管理体系，实现档案管理的最大效能。疾病预防控制业务档案实行分级管理是在档案工作领导小组或单位档案部门的统一领导下将业务工作中的形成的技术档案实行分级管理分别由单位及业务档案生成部门两级管理[2]。也即，疾控管理机构档案室与疾控管理机构各个部门形成的两级管理模式。如此一来，可以很大程度上避免疾控机构各个部门与档案管理机构在档案形成与收集过程中形成的不一致现象。除此之外，完善疾控管理机构档案管理体系也会一定程度上提高相关工作人员的素质，从制度层面提高其工作效率与工作技能。
3.2 提高相关工作人员的工作质量和档案文书处理水平。档案的收集与整理事关档案日后的利用效能与效果，控管理机构档案管理更能体现出这一点。因此，不仅仅要形成统一的工作程序，使工作制度化、规范化，更需要提高相关工作人员的工作素质。工作人员的素质提高，既可以使工作技能实现飞跃，提高档案管理的工作效率，也可以从侧面完善档案管理体系。这一点，对于实现疾病控制档案的利用有着举足轻重的作用。
3.3 实行“以我为主”的档案收集管理原则。档案管理工作的首要任务是档案的收集与整理，这也是档案管理工作中最重要的环节[3]。“以我为主”的档案收集管理原则要求在实际工作中首先确立归档范围严格控制外来文件的归档将本单位在工作中形成的文件按其重要程度归档，及时准确地再现单位工作情况[4]。此举不仅可以有效的解决档案收集整理过程中的繁琐问题，也可以最大程度实现档案的合理管理与有效利用。
4 疾控管理机构档案管理的探讨
4.1 正确认识疾控管理机构档案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是档案管理制度不断完善的基础之所在。在这一阶段，不仅相关部门领导要引起重视，各个部门的工作人员亦应当如此[5]。在疾控管理机构档案管理工作中，软件与硬件共同完善、双管齐下才是治理之本，完善之基。
4.2 加强人才培养，不断为疾控管理机构档案管理工作输入新鲜血液，同样是提高工作效率的重要保证。疾病控制机构档案管理人员的业务素质高低往往决定着档案管理工作的成败，也是档案利用效能的重要保障。因此，各级疾控机构在加强档案工作人员的责任性、创造性的同时，必须注重复合型档案人才[6]的培养。这种人才不仅娴熟的掌握专业技术知识，也对计算机只是等相关领域有这相当的了解，只有这样才能保证档案管理的全面合理收集。
4.3 全面高效的利用档案才是档案制度的最终目的。不能全面的利用档案，不仅是对资源的浪费，更是使得相关工作变的毫无价值[7]。疾控管理机构档案管理工作人员不仅应当实现对档案的精心整理与保存，更应当结合相关知识实现档案的多次利用，系统、科学、全面的利用档案资源，充分实现档案制度的价值[8]。
5 结语
疾控管理机构档案管理对我国的疾病预防管理作用有着举足轻重的作用，我们应当正确认识其存在的不足，努力完善我国的档案管理制度，最大限度的发挥疾控机构档案的作用，实现其应有的价值，更好的实现和谐社会的要求。
参考文献
[1] 王红霓,应锡钧.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[J].医院管理,2011(6).
[2] 刘展轶.疾病预防控制机构档案管理思考[J].信息情报,2007(9).
[3] 陈峰.在新的疾控体制下乡镇卫生院如何做好防病工作[J].安徽预防医学杂志,2006(6).
[4] 李宏,王立宏.浅谈如何加强疾病预防控制机构的档案管理[J].黑龙江史志，2010(19).
[5] 徐传素,李翠兰.建设卫生文化是提高疾病控制工作能力的需要[J].职业与健康,2005(7).
[6] 刘开军,程学志.创新站务公开机制促进疾病控制工作全面发展[J].中国公共卫生管理,2007(6).
[7] 吴忠平,李跃萍.试论公共卫生对常德市可持续发展的影响[J].环境与健康杂志,2007(1).
[8] 王立萍.新时期档案人才培养模式新探[J].云南档案，2009（1）.