文书档案保管期限调整与档案接收

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国家档案局于2006年12月18日了第8号令，宣布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于公布之日起施行。这是我国档案业务建设的重大改革，也是国家为了加强档案馆馆藏资源建设的重要举措，这项规定的实施对我国档案事业的发展必将产生重大的影响。那么如何才能贯彻执行好这一新规定，作为基层国家综合档案馆的一名工作人员，本人就文书档案保管期限调整之后，档案馆该如何接收档案谈一些自己的看法，供大家参考。

1983年4月国家档案局的《档案馆工作通则》第七条规定“档案馆接收档案的期限：1. 省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；2. 直辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。”而《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”从以上规定可以看出，《档案馆工作通则》和《档案法实施办法》在档案接收期限上的规定是不一致的，由于《档案馆工作通则》的时间早于《中华人民共和国档案法实施办法》，根据《中华人民共和国立法法》第八十三条规定“同一机关制定的法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章，特别规定与一般规定不一致的，适用特别规定；新的规定与旧的规定不一致的，适用新的规定。”因此笔者认为，应以《档案法实施办法》的规定为准来实行，毕竟后颁布的法规效力大于在其之前已施行的规章。由于新的文书档案保管期限将原来的永久、长期、短期三种改为永久和定期两种，而《档案馆通则》第六条规定“档案馆接收档案的范围：1. 本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2. 属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3. 属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。”由于没有了长期保管的档案，那么省辖市（州、盟）和县级档案馆在接收永久保存的档案的同时，是否一并接收现行单位定期保存的档案？

笔者认为，除县级档案馆应将定期保管中的期限为30年的档案接收进馆外，其他各级国家综合档案馆应该只接收永久保存的档案。为什么要这样区别对待？这是因为县级国家综合档案馆接收档案的期限是10年，也就是说30年期的档案在接收进馆之后，还有20年的时间可以提供利用；而设区的市级国家综合档案馆的接收期限是20年，保管期限为30年的定期保存档案在接收进馆之后，能够提供利用的时间只剩下10年时间。因此笔者认为，国家档案局应该根据当前档案利用工作的新情况，适时修改《档案馆工作通则》的相关规定，方便基层国家综合档案馆做好档案接收工作，以促进档案馆工作的正常开展。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”与1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》相比较，这也是新规定的另一大亮点。基层档案室在学习贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》过程中，应该做好电子文件相关数据和信息的收集归档工作。为了保障国家档案信息资源的安全，国家综合档案馆应该适时将电子档案接收进馆。那么到底应该在电子档案形成几年以后接收这些电子档案进馆？

新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894―2002）并没有提出具体要求。那么电子档案应该是几年之后移交给国家综合档案馆？是否还是按照《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条的规定来执行，即除了县级国家综合档案馆在电子档案形成10年之后接收进馆外，其他各级国家综合档案馆在电子档案形成20年后接收进馆。试想如果档案馆现在接收基层档案室10―20年前形成的电子档案进馆，那么接收进来的电子档案中将会有很多“文物”级的、保存在8英寸软盘和老式磁带中的电子文件，而保存在这种磁性载体上的电子文件大部分都将失去利用价值。这是因为电脑的不断升级换代，基层档案室10前形成的保存在8英寸软盘上的电子数据，如今已无法在现有的电脑上阅读。同时由于电脑操作系统的不断更新换代，一些老式磁带中的数据如果不及时转换，那么这些磁带也无法在现有的电脑中读取。而档案馆作为永久保管档案的基地，如果提前接收电子档案进馆，势必配备相应的电脑设备，同时为了确保进馆的电子档案能够真实、完整、有效，档案馆也会适时对保存在磁性载体上的电子文件进行转存。另一方面，由于电子档案可以大量拷贝、复制，因此提前接收电子档案进馆之后，基层档案室仍可以保存这些电子档案数据，也不影响基层档案室对这些电子档案的提供利用。

基于以上考虑，笔者认为电子档案的移交期限应该适当提前。那么究竟应该在电子档案形成之后几年移交呢？笔者建议各地参照福建省的做法，即各单位将本单位形成时间已满5年的，属于永久保管的电子档案移交至同级国家综合档案馆，进行集中保管。这是因为档案馆作为接收电子档案的法定机构，在借鉴基层档案室对电子档案管理经验的基础上，只有尽快接收电子档案进馆，并及时对所接收的电子文件和电子档案进行多载体的备份存储与长期保管，才能确保电子数据在系统使用中的逻辑安全和载体保管的物理安全。《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。因此档案馆在第5年接收电子档案进馆，既可以借鉴基层档案室对电子档案管理经验，免去了电子档案第一个4年转存一次的工作任务，也达到尽快接收电子档案进馆的目的，从而确保所归档的电子文件能够真实、完整、有效。