高校纸质教学档案与电子教学档案的比较分析
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摘要：本文针对信息技术快速发展下地位日益凸显的电子教学档案和传统的纸质教学档案两者间的优劣势进行了比较分析，提出了当前高校教学档案管理中电子和纸质并存是优势互补的有效途径。
教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系。随着信息社会的快速发展，计算机大量应用于高校教学、行政管理等常规工作中，教学档案的存在形式从传统的纸质形式日益转变为电子形式，这种变化给高校非电子形式档案的保存工作带来挑战。目前很多高校的教学档案越来越多地倾向于采用基于计算机办公设备的电子档案的采集和整理，而且这一形式正在快速成为纸质档案的有益补充，日益凸显其重要地位。针对高校教学档案管理的这一状况，笔者对两者进行共性和特性的比较分析，以期对高校教学档案管理事业建设起到些微促进。
一、纸质教学档案与电子教学档案的比较分析
(一)纸质教学档案与电子教学档案的共性
1、真实性
不管是纸质教学档案还是电子教学档案，都满足真实性这一基本原则，只要一形成归档，就代表所记录的信息具有客观性和真实性。如果根据需要再提取使用发生变更时，应附有档案人员或教学领导签字，以对过去的活动或事件起到证实的作用。
2、重复利用性
纸质教学档案和电子教学档案都具有重复利用性。作为纸质材料，可通过复印的手段完成，不断的复制，只是这种重复的利用有可能留下老化的痕迹。电子文件的重复使用相对来说更快捷方便，通过拷贝或网络传输，或是直接上网查询，利用效率大大提高。在日常的教学管理工作中，需要用到较多数量的同一文档时，大多采用原件复印的办法。
3、对保管环境的要求
纸质教学档案和电子教学档案对保存的环境都有要求，这一点上它们既有联系也有区别。纸质教学档案对库房的管理、流动方面要求较高。如保存环境的温、湿度，实验得出的专业数据为标准温度14℃～24℃，相对湿度为45%～60%。同样地，由于电子教学档案有硬盘、软盘、光盘、磁带等常见的存储介质载体，这些存储介质对保存环境的温、湿度等方面也有相关的要求。电子文件的理想温度为17℃～20℃，相对湿度为35%～45%。除此之外，电子教学档案对保存环境中磁场和磁性方面也有严格的要求，实践证明，不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成损伤或丢失，直接表现为数据的缺失和不可复原，因此为了保存好电子教学档案要远离有强磁场的环境，尽量做到防磁、防光、防尘、防水、防电的要求。
（二）纸质教学档案与电子教学档案的特性
1、纸质教学档案的优缺点
传统的教学档案几乎都以纸张为主的纸质材料，辅以少量的录影带、磁带。它建立在手工管理的基础上。
①纸质教学档案最大的优点在于其原始性和稳定性。纸质教学文件上有个人字迹特征、书写墨迹新旧、印章等分别，不易伪造，不易变更。目前对其原始性鉴定大多采用“原件”鉴定法，即对原件信息包括印章、笔迹进行真实性鉴定。这种原件的鉴定交直观有效，操作起来较为简单。
②真实性、直观性和安全性。纸质教学档案能够给人以直观真实的视觉感受，可一目了然地获取信息。安全性方面，由于纸质教学档案的载体和信息是一体的，所以只要保存好了纸质文件就保存好了文件的内容。另外，纸质教学档案的载体稳定，存档寿命较长，可修复性强。
纸质教学档案缺点之一是对空间的占用，增长速度大于销毁速度会让教学档案空间的利用更为紧张。另一个劣势表现为易陈旧破损，纸质教学档案是保存在自然条件下的受到时间和保管环境等条件制约的实物材质，时间过长，再加上保管条件有限的话，字迹褪变、霉烂、破损、虫蛀的事件时有发生。因此，档案馆或资料室内要根据建筑规模严格配备消防器材，条件允许的话还应配备温湿度调控设备和防尘、防有害生物设施。
2、电子教学档案的优缺点
电子教学档案是在计算机上完成的、通过电脑操作来进行传输和处理的文件材料。它从文件的拟定、整理到归档、再利用，都可以通过计算机网络进行。比较起纸质教学档案，它的优点一般有以下几个方面：
①共享性和复制性。电子教学档案可以通过计算机联网达到共享的目的，不受时间和地域的限制。另外，电子教学档案还具有可重复使用的优势，不同操作者可对该文件进行同步使用，使信息的利用率大大提高。
②灵活性和轻便性。电子教学档案需要更正修改时，能够及时快捷；需要查阅资料时，计算机可以借助检索工具，全方位检索、查找，完成人工段时间内无法完成的工作，快速灵活。同时，电子教学档案使用起来可以不受时间和地点的限制，只要使用者登陆一网的计算机即可电子信息进行查阅或修改。
③形象性和趣味性。伴随着多媒体技术的应用发展，很多电子教学档案加入了趣味生动的图像、音频，甚至视频资料，使其变得富有趣味。
④存储容量大，占用空间小。电子教学档案是经过整合加工的信息压缩存储在一张普通的磁盘上，能够最大程度上减少存储实体空间的使用。
当然，电子教学档案在使用的过程中也不可避免的存在一些问题，比如：
①原始性真实性安全性存在争议。一直以来，对电子教学档案原始性真实性的鉴定是比较困难。因为电子教学档案的信息内容与载体可以分离，无法分清原件复印件，所以很难区分内容更改前后的原始档案，这也使电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且，电子教学档案还具有易复制、修改、删除的特点，不同的操作者都有可能非法更改档案信息而不易被察觉。这一点也使得作为档案保存的电子文件的价值大打折扣。
②不稳定性。电子教学档案因其载体材质的因素显示特征为稍纵即逝。在工作的过程中一旦失去电源或操作出现失误，即有可能让自己辛苦半天的劳动成果毁于一旦。
③设备依赖性。电子教学档案的记录形式是数字化的，需要电脑、手提等现代电子设备作为媒介才能显示。
二、对当前高校教学档案保存的建议
通过比较分析可以看出，教学电子档案的优势多于劣势，这或许能解释它得到全面推广使用的原因。在日常的教学文件操作过程中，也不应忽视纸质教学档案的原始性和真实性。因为一旦电子教学档案出现问题时，仍有纸质教学档案可用。就高校教学档案内容来说，需要保存的材料很多，涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告，每个学院和教师的科研成果、实验实训计划和项目运行、教案、教学日历、课程总结，毕业班学生的实习报告、毕业论文……等图纸、表格、声像文件，这些文件材料的收集保存可采用电子版本和纸质版本同步的方法，即目前提倡的“双轨制”保存办法，并且纸质文档收集好之后要整理归档。
可见，借助信息技术手段和互联网络平台的教学电子档案虽然摆脱了纸质档案的时空局限性，但在日常的教学管理中仍不容忽视掉纸质档案自身的原始性和重要性，在教学评估或常规教学检查的时候，纸质教学档案能够还原出最初的真实性。就目前而言，我们应该深刻认识到教学纸质档案与电子档案的共性和特性，把握好它们的优势，做到双轨并进、相辅相成、互为补充，促进高校教学档案建设规范发展。
参考文献：
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