现刊记到系统的设计与实现

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摘 要 笔者利用工作中积累的经验，通过详细设计现刊记到系统来解决本馆现阶段遇到的期刊管理问题。

关键词 期刊记到 期刊 期刊统计

中图分类号：G250.7 文献标识码：A

现刊是指期号最新的出版时效在一年以内的连续出版物（ 期刊） 。现刊记到是期刊管理工作中的重要环节。在期刊管理工作中，现刊的验收和记到虽然比较繁琐又简单，但却起着承接中转的桥梁作用豍。现阶段期刊出版发行中出现了种种变化， 如订购刊号、刊名、内容、开本、出版形式、出版频率、载体形式等等层出不穷的变化，这些新问题的出现不仅为期刊验收记到工作增加了难度，也给图书馆业务的自动化管理提出了挑战。为此发现记到工作中出现的新情况新问题， 分析问题的成因，找出应对之策， 以适应业务工作标准化、规范化的发展要求， 是现阶段期刊验收记到工作的第一要务豎。随着社会竞争的不断加大，图书馆期刊订购模式也发生了变化，由以往的单一邮局订购转向多家公司招标订购，这给现刊记到带来了新挑战，然而现在很多图书馆使用的管理系统尚不能完全适应新形势下的期刊管理，为了更好的提高期刊管理工作效益，笔者根据多年的期刊管理经验，自行研发了一个小型的现刊记到系统，现对其设计介绍如下：

一、现刊记到系统的设计

（一）系统的总体框架。

（二）主要功能模块设计。

1、快速记到子系统设计。

适用于面向专业期刊公司订购的到馆现刊。这类到刊的特点是：到刊集中，每周到一至两次，一次到刊数量大，随到刊一起到馆的还有到刊纸质版清单、到刊电子版清单。以往集中到馆的期刊因数量太大需要很长一段时间才能完成记到验收，为了减少记到时间，笔者设计了快速记到子系统，其工作流程如下所示：

（1）到刊信息导入。到刊电子版是通过EXCEL表格存储的，一般有5-10列信息，将不可缺少的5列信息：刊名、刊号、邮发代号、所发刊期、批次抽取出来后导入系统中。

（2）到刊信息记入系统。导入信息时须先处理有合刊的期刊，合刊是两期合成一期，记到时容易漏登，故记到时分开处理，如《意林》7月和8月合刊时，需要分为《意林》7月刊、《意林》八月刊两本期刊分别记到，而合刊的信息则记录在系统的备注里，以方便统计和查找。

（3）导出到刊信息及上架配送信息。系统在每一本期刊记到时会自动匹配上架配送信息和期刊刊标，以边信息核对和期刊配送。到刊详细信息和上架配送信息需要导出打印和信息备份。

（4）打印刊标、到刊信息及配送信息。将导出的到刊信息详细表核对无误后打印出来。

完成这四个步骤后，直接将打印出来的到刊详细信息表与到馆的现刊进行核对，核对无误后贴上刊标，根据配送信息送到指定阅览室。

2、普通记到子系统设计。

适用于面向邮局等非专业期刊公司订购的到馆现刊。这类到刊的特点是：到刊快速，但是到刊数量不多，没有到刊纸质版清单和电子版清单，这类到刊遵循原系统的记到模式，每本期刊逐个登记。其工作流程如下所示：

（1）查找到刊信息。先输入期刊的刊名或者邮发代号豏，查找登记期刊的记到界面。

（2）输入到刊刊期。当找到相对应的期刊记到界面时，输入到刊刊期。

（3）输入完毕后导出到刊信息表和上架配送信息。

（4）打印刊标、到刊信息及配送信息。

3、统计及催缺子系统设计。

期刊是连续性出版的刊物，为确保到刊的完整性，在期刊记到过程中需要及时发现缺刊情况，尽快向发刊处反映情况，以便及时催讨缺刊。其流程如下所示：

（1）单本期刊查缺。适用于查找单种期刊缺刊情况。

（2）到刊中期查缺。适用于总结上半年到刊情况，可以一次性导出已到期刊中刊期有缺的期刊和没有到一期的期刊。

（3）年终到刊统计及查缺。适用于总结全年到刊情况，可以一次性导出已到期刊中刊期有缺的期刊和没有到一期的期刊。

（4）缺刊价格核对及打印。每一年的上半年我馆都要对前一年的到刊进行再次总结，确定停缺刊的数量和价格。本系统可以一次性导出停缺刊的数量和价格，打印出来后与发刊公司进行核对，方便确定停缺刊的赔偿事宜。

二、现刊记到系统的优点和缺点

优点：（1）简化工作环节，缩短工作时间。 当有大量期刊到馆时，本系统的快速记到子系统根据到刊的特点，实现了快速记到。缩短了记到时间，提高了记到工作的准确率，提高了期刊记到工作的效率。（2）加强了期刊统计，方便期刊管理。系统中的统计催缺子系统分四个时段对到刊进行统计，管理员可以随时了解到刊的情况，方便期刊的管理。

缺点：本系统没有与网络同步，只能由期刊管理员进行记到和管理，而读者无法查找查找到刊信息，不方便读者索取到刊物信息。

（作者单位： 湖南商学院北津学院图书馆）

注释：

豍李景芝. 论现刊记到中疑难问题的处理[J] . 农业图书情报学刊， 2008， （1）： 89- 91.

豎范晓珍.期刊验收记到工作中出现的问题及对策[J].晋图学刊，2010，（4）：63- 66.

豏史鸿雁. 浅议现刊记到[J]. 科技情报开发与经济，2006，（7）：78-79.