ERP系统在企业管理中的缺陷与完善

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摘要:erp系统集信息技术与先进的管理思想于一身，反映时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。本文以中储粮系统ERP的缺陷与完善为例，详细论述ERP系统在企业管理中的作用和完善措施。

关键词:ERP 中储粮系统 企业管理

一、中储粮系统的ERP系统简介

企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning ，ERP），是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统的应用，不仅仅是引入一套现代化的管理软件，使企业的日常经营管理活动自动化，更重要的是要对企业传统的经营方式进行根本性的变革，使其更加合理化、科学化，从而大幅度地提高企业的经营效益。中储粮ERP系统就是结合本系统粮食的收储、轮换等特点开发、构建的。中储粮ERP系统将企业的管理思想，经营战略分为业务管理系统、财务管理系统、综合查询等几个模块。它是利用网络技术，把总公司、分公司、子公司的信息资源整合，在线处理，在线调取，在线上报，实施监控的信息系统。它分为三级，第一级为总公司系统，由总公司管理，第二级为分公司系统，由分公司管理，第三级为子公司系统，由子公司管理。它主要以子公司的处理模块为主要开发对象，将系统的整体流程紧密结合起来。

二、中储粮ERP系统存在的缺陷

中储粮ERP系统开发于2009年，该业务系统包括系统管理、基础管理、计划管理、统计管理、出入库管理、仓储管理、资材管理、进出口管理、统计报表共九个模块。该系统经过几年的应用得到长足的发展和完善，但仍存在一些缺陷和不足。

(一)出入库管理缺陷

中储粮ERP系统出入库管理的主要功能是对粮油的出入库登记、检验、检斤、结算、入（出）仓每个过程进行管理，每个过程都由不同的岗位人员来操作系统，从而形成一个完整的业务单据。检斤（对粮食的数量进行称重）结果从地磅直接读取，实现数据自动采集。本系统中出入库合同的管理，结算管理等只是流于形式，大多以手工录入为主。录入人员的水平参差不齐，错误时有发生，且不能与财务管理模块对接，自动取数，自动生成凭证。

(二)资材管理缺陷

没有真正纳入系统管理，更没有网络盘点功能。

(三)财务管理系统缺陷

财务管理系统包括账务处理、辅助管理、员工往来、固定资产、应收账款、应付账款、收入费用、报表管理、指标分析、预算管理。该系统在这些方面均存在一些不足。

1、账务处理缺陷

银企对账功能不够完善。

2、员工往来缺陷

没有启用。

3、固定资产缺陷

没有建立固定资产盘点功能。

4、应收账款缺陷

没有启用。

5、收入费用缺陷

没有启用。

6、报表管理缺陷

报表的设置不够科学，报表人员的综合能力欠缺，不能熟练掌握自定义报表、公式设置，报表的质量受到局限性。

7、指标分析缺陷

没有建立指标分析体系，财务指标预警机制。

8、预算管理缺陷

相关职能部门不能真正理解预算管理及相关指标概念，使预算管理与实际目标不符，出入很大，预算管理的职能不能有效发挥，制约了企业发展。

三、中储粮ERP系统的完善措施

ERP是一个实时动态系统，随着环境的变化而不断变化，实时调整实时更新，才能提高企业的经营管理水平，使企业处于市场主导地位，随着粮食流通体制改革不断深化，粮食市场主体多元化、产业化，内外部环境越来越复杂，不确定因素的加剧，市场竞争越来越激烈。为巩固粮食市场的主渠道地位，中储粮企业将风险管理提上日程，以风险管理为导向的ERP系统将全面上线，升级为购销资金风险控制系统。购销资金风险控制系统通过中储粮内网平台，构建以资金流向为核心的直属企业风险管理模式及资源共享平台，将资金流、物流统一到平台信息流上，通过对直属企业存货详情、业务交易、客户资源、资金往来、货款回收等信息的采集及关键环节的控制，达到合理配置资源，合理评定辖区购销经营客户信誉，管控购销资金风险的目的，使管理过程延伸到业务流程中，实现事前预警、事中控制、事后分析的全流程管理。具体措施如下：

(一)业务系统的完善

1、出入库管理模块中增加出入库入门登记合同的录入功能

出入库单据必须关联合同，否则不能保存继续。审核通过的出入库单据自动生成存货成本核算单据。使出入库管理真正落到实处，存货管理更加完善。

2、增加购销管理模块，包括客户管理、合同管理、赊销管理、购销结算、存货成本核算、资金收支、风险预警功能。

(1)购销管理模块=客户管理

客户管理主要实现了客户基础信息资料管理、客户信用评定、客户交易往来帐管理、黑名单客户管理以及对客户不良交易情况的跟踪。

客户信息记录完整准确的客户信息，并上传分公司审批，从分公司层面总体掌握辖区内客户信息。

客户信用是对客户资信等级的评定，由分公司统一评定辖区客户信用，用于控制赊销及预付限额。

客户往来帐管理客户的所有交易明细记录，包括客户的收付款、购销结算等，可以随时查看客户的应收账款、预付账款等信息。

客户发生的不良交易记录，如延期付款、展期、坏账会实时更新到客户信息，用于再次评定客户信用的标准，黑名单客户禁止任何购销活动。

(2)购销管理=合同管理

合同管理主要包括合同模版、合同维护、合同审批、合同台帐查询分析等功能，为企业提供一个整合的、有效的合同管理平台；系统能够及时跟踪合同进展情况，及时掌握合同执行进度。

(3)购销管理=赊销管理

增加赊销申请单录入、审批、复核，应收账款的维护、账龄查询等功能，以减少坏账损失的发生。

(4)购销管理=购销结算

增加了开具出库通知单时出库通知金额不能大于客户往来账的可用余额，否则不能出库的功能。

出库通知单还增加了销售合同关联，否则不能保存继续出库业务的功能。

(5)购销管理=存货成本核算

增加存货的核算、成本的查询、存货的盘点、存货占用资金利率的录入分析功能。

(6)购销管理=资金收支

该模块完成了业务处理系统与财务处理系统的真正对接，收付款业务处理流程不再仅仅流于形式，而是真正网络化，信息共享。业务人员、财务人员能随时调取信息，完成账务处理。

资金收付管理实现了财务收款、付款的全过程管理，提供了对银行账户及购销资金的查询功能。

财务收款时明确收款的业务类型、收款方式、收款账户、对应的客户名称及相关的筹资计划，财务收款确认后，通知业务购销部门，开具出库通知，进行出库业务的处理。

业务购销部门发起的付款申请，通过单位内各部门及分公司审批通过后，才能进行财务付款的确认，财务付款需要关联付款账户、付款方式等，并明确付款的业务类型，如合同支付、归还筹资等。

资金收付管理针对收付款明细、账户明细、对应的筹资计划、购销合同等进行查询管理，同时根据需要设定查询结果警示。

(7)建立风险警示平台

建立业务系统中购销资金、应收账款、发出商品等多项预警信息的平台。以满足企业风险管控的需要。例如：赊销金额过大预警机制，应收账款超过一个月的预警机制，发出商品过多，出现空库的预警机制。

3、完善并启用资材管理模块

通过资材管理模块完成资产管理的全部网络化，实时动态监控。

(二)财务管理系统的完善

完善报表的分析功能、预警机制，如资产负债率、流动比率、速动比率、销售利润率等指标分析，并能以图表的形式展示，以满足企业经营管理的需要。

与银行衔接，完善银企自动对账功能，提高工作效率。

加强预算管理模块的学习，全体员工参与，使预算管理落到实处，真正有效，增强企业竞争力。

增加固定资产盘点功能，优化资产管理。

(三)其他系统的构建

增加人力资源管理模块，人力资源的管理是企业不可或缺的，包括人才的引进、人才的培养，人才的管理，社险基金管理等。增加人力资源管理中财务人员资源共享功能，以完成与财务管理模块的对接，提高企业管理水平。

增加企业投资、筹资管理模块，实现对投资、筹资计划的编制、审批以及执行情况的监控。

增加宏观市场预测分析模块，以使其规避和降低政策风险和市场风险。

引入EVA及平衡计分卡理念，以适应市场竞争的需要。

四、结束语

ERP系统将企业的管理思想开发成软件产品，管理系统，应用到企业，以适应市场竞争的需要，体现事先计划与事中控制的思想，但它的实施却是充满了挑战与风险，只有转变思想，在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间合作精神，以便在企业中充分发挥每个人的主观能动性与潜能，提高企业对市场动态变化的响应速度。总之，借助IT技术的飞速发展与应用，ERP系统得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的企业管理系统，不断完善、创新，使企业得以发展。

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