略谈电子文件的几个问题
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摘 要：随着科学技术的发展，计算机的广泛应用，电子文件在档案部门收集 档 案的过程也大量出现。因此我们要认清电子文件及其特点，以及归档前的工作等等问题，才 能更好地保存那些更有价值的电子文件。
关键词：电子文件；电子文件的特点；归档
收稿日期：2007―01― 01
作者简介：丁梅(1964―)，女，汉族，黑龙江省哈尔滨市，黑龙江大学档案馆 馆长，副研究员。
一、电子文件即将成为未来社会现行文件的主要形式
大家都知道，纸质文件自从用来作为档案的主要载体，它就一直占重要地位，就是从现 在看来纸质档案也是举足轻重的。但随着科学技术的发展，计算机的广泛应用，同样，计算 机 也广泛应用到档案部门的各个工作环节上。电子文件这个新载体也应运而生。电子文件和计 算机是密切相关的，综观这几年，随着计算机的科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计 、智能模拟、通信及文字处理等功能日趋完善，特别是中文处理，计算机辅助设计，计算机 辅助教学、计算机辅助制造、计算机多媒体技术、计算机控制等等，自然会产生大量的电子 文件。而它们在现行文件、图书、情报的总量中所占比例将会越来越大。当到达一定程度的 时候，以纸为现行文件的主要介质将会让位给电子文件形式，这是一种必然的趋势，也是我 们将要亲眼所见的事实。这种趋势是客观存在的，是不以人们的意志为转移的，我们只能勇 敢地去面对它，而不能逃避。所以我们要对电子文件重视起来，不要等到电子文件积累成堆 的时候，才引起我们的注意。
二、 电子文件及特点
关于电子文件的定义，国际档案理事会和西方的一些发达国家的表述都不一样。许多学 者经过一番研究之后，对电子文件下了这样一个定义：电子文件就是“法人及其他组织和个 人在履行公务活动中形成的、能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁盘、磁带和 光盘等介质上，并可在网络上进行传送的代码序列”。这是一个很专业的定义。在我国，文 件亦称文书，是指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流 信息而使用的各种文字、图表、声像的记录材料。而电子文件就是人们在各种活动中使用电 子计算机工作而产生的一种文件，但它在很多方面不同于纸质文件。
（一）电子文件的数字化信息形态
电子文件是在电子计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。人们在电子计算机 屏幕或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出 形式而已。而在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件都是以数字编码的 形式存在的。而纸质载体就是直观给人的那种形式。
（二）电子文件具有管理和利用方便的优点
电子文件记录密度很大，用极小的软盘或光盘 就能存储大量的信息，节省了很多存储空间，同时不需要很多的库房；在形成过程中，增 加和删除文件也比较方便，节省了大量的人力、物力等资源；可利用计算机网络系统进行远 距离传递，方便快捷的提供利用，达到资源共享，从而提高了档案的利用率；各种媒体信息 能集中统一管理；可利用非实体归档，能较快地完成归档任务等特性。
（三）电子文件的信息具有交互性
所谓的交互性是指人们可以和计算机清晰对话，相互传递信息，人能主动的控制计算机 进行工作的特性。正是由于这个特点，使信息与载体具有可分离的性质，其内容存储的位置 是可变，但内容则不发生任何变化。另外，还可通过网络传递给远方的一个或多个接受者， 达到资源共享，从而使人们容易对电子文件进行复制、删除和修改。特别是多媒体计算机 的应用，使文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可单独或相互搭配构成电子文件内容 ，同时也能造成同一份电子文件在存储时发生文字、图形、声音、影像载体的分离现象。
以上我们讨论了电子文件的几个主要特点，大多都是基于它是特殊载体而言的，它是基 于计算机而产生的，当然具有与计算机密切相关的特点，那么电子文件是怎么样归档的呢？ 下面我们就来了解一下。
三、电子文件的归档管理
电子文件归档不能盲目地套用纸质文件归档的办法，必须按着电子文件归档的工作程序 进行。电子文件收集积累后，若作为电子档案保存，还必须经过鉴定、检测、整理、归档后 ，才能上交档案馆保存。一般说来归档的程序：确定电子文件是经过审批的最终“版本”；积累整理；编制目录；鉴定归档的电子文件；检测归档的电子文件；编制归档说明；存入磁光记录介质；复制备份，确定保存方法和地址；确定载体标识。
电子文件归档分为逻辑归档和物理归档。物理归档是文件形成部门将文件信息下载到 磁盘或光盘上，根据档案部门要求每半年或一年定期移交给档案馆。而逻辑归档是指在网 上进行的联机集中归档，电子文件的逻辑归档禁令采用实时方式，即在电子文件产生或 时就及时进行逻辑归档，也可定期把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中起来 ，制成数据集，并拷贝或用光盘刻录机刻录到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保 管，一套供查阅使用，同时在光盘或磁盘包装盒上贴上标签，编制好档号，标上密级、保管 期限、硬件及软件环境等，以便日后查考利用，同时还要将相应的电子文件机读目录、相关 软件、其他说明等一同归档，并附上纸质电子文件登记表。
我们来看看电子文件归档的几个重要的程序步骤。
电子文件所形成的部门或者是立档单位，收集和积累的电子文件，进行了使用、维护和 保存，电子文件的诸多特点，决定了这些电子文件还不能作为电子档案上交给档案部门保存 ，还必须进行鉴定和检测。
(一)电子档案的鉴定审核主要侧重于四个方面:一是去伪存真，确定电子文件的真实性， 原始性；二是能够成为档案的首要条件是具有保存价值，所以鉴定所收集的电子文件的实用 价值和历史意义，从而确定起保存价值；三是判断有些电子文件是否在归档的范围之内，若 不在，但有很大的保存价值，也要保留，反之，则剔除；四是要保证所收集的电子文件的完 整性，系统性。以便日后查考利用方便。
(二)电子文件不能直接阅读，这是它的一个特点，为了保证归档后形成的电子档案能够 被容易存取，而不至于成为废品，必须在归档前对其进行检测。检测的步骤是：一是对存储 载体进行检查；二是检测在指定的软硬件环境下是否正确的读取，若不能则不能归档；三是 检测存储的信息是否符合归档要求；四是检测所提供的软硬件设备及相关参数、元数据、相 关文档资料等各项技术条件是否一致；五是电子文件及其软硬件设备是否有计算机病毒存在 ，若有则立即清除。
(三)经过鉴定审核和检测的电子文件归档时，形成部门要依据其保存价值，由档案工作者和 归档电子文件的责任者及单位利导共同为其确定保存期限。这点是很重要的，无论确定的保 存时间过长还是过短，都会给国家、单位、个人造成无可挽回的损失。
四、总结
随着电子文件的大量产生，电子文件逐渐成为档案来源的一个重要方面，也将成为未来 现代档案的重要组成部分，它包含了许多有价值的资料，是人类知识财富不可缺少的一部分 ，而电子文件的收集、整理、鉴定、检测等工作也在日益复杂，因此，作为档案部门的有关 人 员，应该重视起来，制定标准的规范，以免电子档案信息难以实现共享，造成事倍功半的后 果。而电子文件归档标准化主要涉及信息数据表示法、运用的软件及存贮设备的标准化等。 国家主管部门应制定电子文件归档的规格及存贮档案用的介质的质量要求的功能标准。有关 信息管理部门应在电子文件形成之时就抓好规范化工作，在规划信息管理工作的同时，统筹 好信息归档工作。在这个基础上，档案部门应把电子文件归档作为一个系统工程来抓，融于 信息自动化管理了的大系统中考虑，并与档案自动化检索系统相结合，才能取得事半功倍的 效果。 做好电子档案归档工作，为日后电子档案的管理创造良好的环境，同时为更好 利用电子档案的提供方便。
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