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基于内部控制的预算管理关键控制点

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【摘 要】 预算管理是企业实施内部控制的重要手段,在理论界和实务界都有较多的研究。内部控制与预算管理在主体、主要内容、目标和主要风险点等方面具有高度相似性,内部控制风险关注的重点也是预算管理的关健控制点。因此,文章从内部控制与预算管理的密切关系着手,对企业基于内部控制的预算管理关键控制点进行初步研究,以确保企业有效实施预算管理,实现企业价值最大化。

【关键词】 内部控制; 预算管理; 关键控制点

一、内部控制与预算管理

2010年4月15日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部委,联合了《关于印发企业内部控制配套指引的通知》(财会【2010】11号)。《通知》要求,从2012年1月1日起,《企业内部控制配套指引》在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市的公司施行,并择机在中小板和创业板上市公司施行。颁布《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》,对全面提升企业经营管理水平和风险防范能力起到重要作用。

内部控制的五大要素与预算管理均有联系。一是内部环境包括公司治理结构、权责分配、人力资源、企业文化等,这与预算管理的环境一致。良好的内部控制环境有利于预算的编制、执行、监督和绩效考核,预算执行情况反映了内部环境的状况。二是风险评估关注的内部因素和外部因素,不仅影响内部控制,大都直接影响预算管理,有效的预算管理可降低内部控制风险。三是控制活动包含预算控制,其他内部控制措施如不相容职务分离控制、授权批准控制和绩效考核控制等也是预算管理的关键控制点。四是信息与沟通不仅可以促进内部控制有效运行,同时也可监督预算的执行。预算执行情况是内部控制获得信息的主要途径,信息与沟通可以帮助预算管理获得纠偏信息。五是内部监督适用于内部控制和预算管理。有效的内部监督可以发现内部控制的缺陷和预算管理的薄弱环节,有助于企业加强内部控制和改进预算管理。

在理论界,分别对企业内部控制和预算管理的研究较多;实业界对内部控制和预算管理论实践成果颇丰。无论从理论界,还是实业界,大都把二者割裂开来,较少关注二者的有机结合。

本文在充分汲取和借鉴有关内部控制学、经济学、管理学及会计学的理论和方法的基础上,从内部控制与预算管理的密切关系着手,对企业基于内部控制的预算管理关键控制点进行了初步研究,以确保企业有效实施预算管理,实现企业价值最大化。

二、基于内部控制的预算管理关键控制点

《企业内部控制应用指南第15号——全面预算》已明确预算管理属于内部控制范畴。预算管理与内部控制都属于企业管理方法,都是企业控制风险的重要手段。预算管理是一种能把企业的关键问题融合于一体的管理控制方法。企业有效的内部控制机制可促进预算管理实现目标,良好的预算管理是实施内部控制的重要手段。除了内部控制的五大要素与预算管理均有联系外,内部控制与预算管理在主体、主要内容、目标、主要风险点等方面具有高度相似性。内部控制的重点就是企业的风险点,而预算管理的关键控制点来源于内部控制的重点,详见表1。

从内部控制和预算管理与风险管理的关系可看出,二者在公司治理结构及预算职责、公司战略规划、预算文化建设、业务预算、财务预算、专项预算、不相容职务相分离、权责利匹配等方面的要求基本上是相同的,内部控制风险关注的重点也是预算管理的关健控制点。因此,在内部控制实践中,预算管理的关键控制点主要包括:预算管理职责控制、预算编制内容控制、预算编制方法控制、预算编制流程与权限控制、预算调整控制、预算分析与考核控制、监督检查控制及预算管理文化控制等。关键控制点逻辑关系见图1。

(一)预算职责控制

预算控制基本岗位有:预算编制、预算审批、预算执行和预算考核。预算管理四个岗位应相互分离,不得替代和减少。预算编制:企业财务部门负责公司的预算编制及管理,各子公司财务部负责本单位的预算编制。预算审批:企业董事会负责审定、调整公司及控股子公司预算,报送股东会审批。预算执行:企业总部各部门及子公司均为预算执行主体。考核:企业监察审计部门负责预算执行情况考核。预算职责见表2。

预算管理的职责风险在于人力资源结构不合理、管理不完善和岗位没有相互牵制。因此,预算职责控制的关键点,一是不相容职务相互分离;二是具有相应预算权利的人员承担相应的预算责任,以确保预算管理控制落实到具体责任人。

(二)预算编制内容控制

年度预算应当编制预算大纲或预算手册,为编制预算提供指引。单位年度预算方案应当符合本单位发展战略、经营目标、投资计划、筹资计划和其它重大决策。

预算内容主要包括:业务预算、财务预算和专项预算。业务预算主要包括:采购、生产和销售;财务预算主要包括:编制利润表、资产负债表和现金流量表,其内容包含资金的筹资、运营、投资和分配,财务费用、管理费用和销售费用等期间费用,各项成本核算等;专项预算主要包括:研究与开发、资产购置、工程项目、业务外包等。

业务预算中风险主要在于:采购不当导致库存积压或短缺或物次价高或资金损失;存货管理不善导致存货减值、固定资产和无形资产效能低下导致资产减值;销售政策不当导致库存积压、客户管理不妥导致坏账。

财务预算中风险主要在于:筹资不当导致债务危机;投资失误导致资金损失或成本过高;合同订立或履行不当导致经济利益受损;会计报表编制不当导致决策失误或经营失控。

专门预算中风险主要在于:工程项目决策失误导致项目失败、管理不当导致项目建设成本过高;研究开发论证不当导致资源浪费或项目失败;业务外包管理不当导致成本过高或质量低劣;担保不当导致债务代偿。

预算内容控制关键点是纳入预算内容规范和齐全,预算事项的依据应充分适当,控制预算的措施应严密,以确保预算的完整性和科学性。

(三)预算编制方法控制

预算管理在不断发展过程中形成了一套丰富多样的预算管理方法体系,主要包括弹性预算、零基预算、滚动预算、概率预算和动态预算等。在同一企业内,每一种方法仅能适用部分预算内容,每类预算内容并不适用于所有的预算方法。企业发展的不同阶段,当管理要求发生变化时,预算方法也要相应随之调整。另外,一种预算方法并不适用于所有的企业,因为不同的企业对相同内容的预算要求不一样。因此,预算编制方法应当根据企业的预算内容、管理要求、发展阶段以及行业特征等情况综合运用。这是一种以具体情况采用具体对策的权变管理理论的应用实例。下面介绍几种常用的预算方法及其适用范围。