区级机关档案管理模式创新探讨

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随着各地党委、政府集中办公，在北京、天津等地先后出现了机关文档中心这种新的机关档案管理形式。2009年4月，武汉市青山区也着手建立区直机关文档管理中心，将区直21个直属机关的各个门类档案实行集中统一管理。实践证明，区级机关文档中心这种新的机关档案管理模式，解决了区直机关档案工作实践中所面临的发展困境，给机关档案工作实践带来了新的发展机遇。

一、区级机关档案管理存在的困境

1　档案人员兼职过多，影响档案业务正常开展

2000年以来，青山区党政机关经历了几次机构改革，各单位机构和人员都有精简，档案人员除档案工作外普遍兼任多项工作，有的多达7项，兼职多已严重影响机关档案业务的正常开展。许多工作中形成的材料很难及时收集齐全，归档整理工作难以自行完成，档案信息化工作滞后，机关档案工作处于勉强维持状况。

2　档案用房紧张.保管条件差.既不安全也不利于档案管理

区级机关普遍存在办公用房紧张，档案用房紧缺，或办公用房同档案用房混用现象。青山区进中心的21个机关单位中，有独立库房的单位5家，其他16个单位都是办公用房同档案库房混用，没有档案查阅室、没有必要的档案保护设施，随着档案数量不断增加，各单位档案用房更加不能满足档案数量增加的需要，纷纷要求提前移交进馆，机关档案工作水平难以提高。

3　档案工作新方法、新技术推广困难，影响档案整体水平

2002年，青山区在全区范围开始推行单份文件归档工作，同时开始在全区推广使用统一的档案管理软件。一些新的档案工作业务标准也随之在工作中推广应用。2007年，开始执行国家档案局“第8号令”。在这些档案工作的新方法、新技术、新标准的推广应用中，由于都是兼职档案人员，人少事多，且一些单位还缺乏档案工作必需的设施、设备，无档案专用计算机、扫描仪、档案管理软件等，21个单位中，只有5个单位有专用计算机和档案管理软件，这给新方法、新技术、新标准的推广应用带来困难。

4　不能发挥较好的服务功能，档案工作有逐步弱化趋势

在新方法、新技术、新标准推广应用的背景下，机关档案工作跟不上发展要求，在利用服务质量和服务手段上，不能满足工作需要，影响了档案服务功能的发挥，有的单位内部科室将有用的资料自己保存，不向档案室移交，档案在工作中的作用弱化，也逐步使档案工作在各单位中的地位趋于边缘化。

二、青山区机关文档管理中心建设基本情况

面对以上困难，区档案局利用政府新建办公大楼这一契机，向区委、区政府提出建立“区直机关文档管理中心”的意见，得到区委、区政府的支持。随着2009年年初政府新办公大楼的投入使用，青山区机关文档管理中心于2009年4月启动，经过前期考察、组建班子、启动基建、完善设施、档案接收、建章建制、规范管理等阶段，共接收了21个全宗单位的档案，其中文书档案2436卷、25330件；会计档案134卷；专门档案2155卷、46件；照片档案15卷；实物档案120件，配备了计算机、复印机、打印机、传真机、消毒柜、防磁柜、库房温湿度自测仪、扫描仪等档案设施设备。制定了《文档管理中心职责》、《文档管理中心工作人员职责》、《文档中心档案利用须知》、《文档管理中心档案利用制度》、《文档管理中心保密制度》、《文档管理中心档案接收管理办法》、《文档管理档案文件统计制度》、《文档管理中心档案鉴定销毁制度》、《文档管理中心救灾应急预案》、《文档管理中心档案管理网络图》等一系列规章制度。于明份文档中心正式对外接待查档。

三、机关文档中心建立给青山区档案事业发展带来机遇

1　从根本上解决了制约区直机关档案工作发展的瓶颈

文档中心的建立，将占全区一级指导单位25.6％的区直机关档案实行了集中统一管理，安装了统一的档案密集架、档案管理软件，配备了各种档案保护设备和档案管理工具，档案管理功能划分清楚，有专人全天候负责档案查阅接待工作，档案的收集、整理、保管利用等有专人负责把关指导。从根本上解决了机关档案管理收集不齐全、整理不规范、保管不安全、利用不方便等弊端，减轻了区直机关档案人员的工作负担，提高了各单位档案管理水平，机关档案服务功能显现。

2　档案工作适应国家“两型”社会建设要求的具体体现

机关文档中心的建立，从总体上节约了档案管理用房面积，优化了档案工作的人力资源的配置，降低了工作成本，提高了档案综合管理水平，促进了档案服务功能的发挥。它是档案工作践行科学发展观、顺应时展、服务“两型社会建设”的具体体现。

3　机关档案工作贯彻落实科学发展观的一次重要实践

档案工作贯彻落实科学发展观，就必须调查研究，摸清现状，把档案工作中影响和制约科学发展的主要问题找准找对，提出改进和解决问题的措施和办法。青山区正是通过对区直机关档案工作存在的问题进行调查、研究后找准了制约青山区区直机关档案工作发展的问题，并针对问题提出建立机关文档管理中心的方案。现在文档中心的建成，从根本上解决了制约青山区区直机关档案发展的问题。这是青山区机关档案工作贯彻落实科学发展的一次重大实践。

4　青山区档案工作实践“两个体系”建设的一项重要内容

根据国家档案局提出的构建覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系(简称“两个体系建设”)的工作要求，青山区将文档管理中心的建设作为“两个体系”建设的一项重要实践，将区直机关21个单位的档案集中统一管理，整合档案资源建设，优化档案利用服务，同民生档案服务体系相联系，让档案资源中惠及民生的政策，涉及民生的内容，能更好为民所用，服务民生。

四、区级机关文档中心建设发展中应解决的几个问题

1　机关文档中心的法律地位有待确认

文档中心作为档案事业发展中的一项新事物，它的性质、机构、隶属关系等尚无法律依据，其管理机构定位、管理职责、管理经费来源，人员编制配备等一系列问题还不能得到很好解决，成了档案部门一个烫手的山芋。在目前人员紧张、预算严格的情况下，档案部门要管好用好文档中心，压力很大，长期下去，对文档中心的发展和业务工作的进一步开展将会带来较大的影响。

2　要处理好文档中心与各单位之间的业务关系

文档中心成立后，各单位原有的档案管理方式发生了变化，如何让以文档中心为核心的新的档案管理方式建立起来，并有效地在档案管理中发挥作用，就成为工作中必须面对的问题。只有解决好这个问题，才能发挥文档中心在档案管理网络

中的核心作用。在文档中心的建设中我们明确了青山区机关文档中心主要工作职责有：(1)贯彻落实档案工作法律、法规，组织协调文档中心所管理单位开展档案业务工作。(2)指导接收经各单位当年整理规范的各类档案资料，并按规定定期向区档案馆移交档案。(3)对中心管理的档案进行日常保管和技术保护工作，确保档案安全。(4)开展档案目录数据库建设和档案全文数据库建设，利用计算机网络系统为机关提供便捷的档案信息查询服务。(5)开展档案信息资源的开发利用工作，为领导决策和机关建设服务。

虽然职责有了，制度有了，但如何落实到各项工作中还需要通过艰苦努力。特别是成立文档中心后，机关档案人员有种彻底放手的思想，认为什么都交给中心工作人员了，各单位不需要档案人员了。所以，中心工作人员与各单位档案人员在档案的收集、移交归档、利用等环节还需要不断加强沟通、磨合，在实践中完善制度，理顺关系，明确职责，和谐进步。

3　应尽快明确文档中心档案工作目标管理等级考评形式

档案管理目标认定是机关档案工作一个重要管理标准，它是对基层单位档案管理和服务水平的一个综合考量，也是各级档案行政部门一个重要业务抓手。近年，档案目标管理等级考评工作极大地促进了青山区机关档案工作的发展。目前，在进入文档管理中心的21个单位中，有14家单位档案目标管理达到了湖北省二级以上标准。进人中心后，这些单位的管理模式发生了变化，原有标准不能适应现在的管理方式，给这些单位的复查换证工作带来困难。

4　要着力推进文档中心档案信息网络平台建设

档案信息网络化和文档一体化管理，是传统档案管理向现代档案管理转变的重要标志，它将对档案的管理方式、服务方式、服务内容产生重要影响。文档中心的建立，使得机关各单位的档案实体实现了集中统一管理，为机关档案信息化建设提供了条件。建立健全文档中心档案目录数据库和全文数据库，进一步整合机关档案信息资源，充分发挥政府电子政府平台和网络的优势，建立机关文档中心档案信息查询网络，为机关各单位在网上进行档案信息查阅和全文查询搭建工作平台，以更好地为机关单位领导和各项工作提供优质高效、方便快捷的档案服务。