探讨医院人事档案管理工作

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【关键词】人事档案；制度；管理

【文章编号】1004-7484（2014）-02-0991-02

本文通过对永城市人民医院人事档案管理工作进行调查，发现我院人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、档案利用范围狭窄等一系列问题，要从根本上解决我院目前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施。

1 永城市人民医院人事档案管理中存在的主要问题

1.1 人事档案内容失真

真实性是人事档案的生命，而我院现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

1.2 人事档案材料不全

一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。我院分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

1.3 人事档案利用范围狭窄

人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我院人事工作的现状来看，我院人事档案的利用范围小，利用频率低，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

2 改革我院人事档案管理的几点建议

2.1 提高档案管理人员素质

我院人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

2.2 完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。我院应建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

2.3 采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，我院使用计算机辅助管理的档案越来越多，实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

参考文献：

[1] 李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论，2010，（3）：295

[2] 焦晓玲.浅谈人事档案管理改革必要性[J].丽水学院学报，2013，（17）：246.