检查工作中形成的档案如何归档

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您好！非常感谢您在百忙之中阅读我的邮件。

我是一名中学的档案员，在工作中遇到一些问题，想请教编辑老师。

近几年学校检查任务比较多，检查内容也比较全面，所以好多文件都是在检查之中形成的。而且有时候进行检查时要查阅近几年的档案文件，所以我们只能在某一个机构或者问题中再补充文件，这样整理时就造成了不少麻烦。由于所有机构中的文件已经排成一个大的流水号了，所以就没有办法往某一个机构或者问题中再穿插文件。遇到这种情况该怎么办？我很着急！ 期待您的回复！

――一读者

你好：

针对你来信中提到的问题，我认为有如下两种补救方法，一是拆卷处理。即根据文件所属年度、部门及反映的问题，将与之相对应的文书档案进行拆卷，把这些文件补在该卷内，重新编写页号、填写卷内文件目录、拟写案卷题名后，再行装订。这种方法既保证了这些文件与当年形成的其他文件之间的有机联系，又保证已形成的案卷顺序号不被打乱，是比较好的补救方法，不足之处是会对已归档的文件造成一定的破坏。二是将漏归的文件，整体补在档案室现有文书档案的最后。如果漏归的文件比较多，不能通过拆卷的方式解决，则可以将全部漏归文件整理后，在现有文书档案案卷顺序号的基础上继续编写，但应在案卷目录中做相应说明，确保档案利用工作不受影响。

对于各类检查工作中形成的文件，应由检查工作的承办部门负责收集，并随该部门当年形成的其他文件材料一并归档保存。

此外，通过你的来信，我感到你在以前的归档工作中还存在一些问题，主要是归档不全。因此，建议你吸取教训，根据你校的工作实际和文件产生状况，尽快完善文件材料的归档范围，并在工作中认真落实，确保应归档的文件材料能够齐全完整，按时向档案部门移交。避免类似情况再次发生。

燕子（北京市档案局）

您好！很感谢您的答复，我非常满意。当收到这封信的时候我很激动，因为我没有想到您会回复这个邮件。因为在此之前我也请教过一些杂志社，但是都没有回复。我是一个刚刚接触的新手，而且学习的专业与档案学也没有关系，所以都是摸索着整理资料的。

再次郑重地谢谢您的帮助！谢谢！

――一读者

编后语：近日我们时常会接到一些读者咨询业务问题的邮件这是读者对杂志的信任和关心，对此我们深表感谢。同时我们也想搭建一个平台，针对邮件中提到的问题，请教有关专家和相关人员，或通过征集解答的方式，尽尽力给予读者满意的答复。