实施会计电算化后建立辅助账簿和报表的作用

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[摘 要]本文分析了会计电算化使用中存在的问题,从内部稽核和会计牵制的财务管理角度,提出了实施会计电算化后建立辅助账簿和报表的重要性。并浅论了如何建立辅助核算账簿及应该建立哪些辅助核算账簿。

[关键词]会计电算化 辅助账簿 报表

近十几年来,使用电子计算机作为工具实现电子记账已经十分普及,以用友、金蝶等软件为代表的应用财务软件也由单机版发展为ERP网络版,实现了各会计岗位统一利用计算机网络平台进行账务处理。

随着会计电算化的普及,也出现了一些使用中的问题,围绕着电算化实现后手工账簿是不是该“甩账”的争论也一直没有停止。笔者认为,会计电算化的普及是大势所趋,具有远大的应用前景,但对弊端也要加以防范,使之成为值得信赖的好助手。核算单位脱离手工账簿后应根据业务实际情况,有选择地保留一些辅助账簿和日(周\旬)报表,从内部稽核和会计牵制的财务管理要求上讲,某些辅助账簿和报表的应用,并不是权宜之计,而应该是会计基础工作必要的补充,应该对此加以长期应用和研究。

下面笔者谈谈这方面的一些浅见,并请同仁师长进行指导和斧正。

一、 建立必要的辅助核算,可以避免机械式录入错误,保障会计核算的质量

会计电算化软件作为会计账簿不像传统手工账簿直观,虽然电算软件一丝不苟地遵从“有借必有贷,借贷必相等”的复式记账原理,但运用会计电算化软件的人员往往形成机械式的录入,而忽视对数据勾稽关系的审查,简单地相信计算机计算的结果,往往对简单的错误却难以发觉。很多参加工作不久的会计人员已经对登账、结账、过账、轧账不再了解,特别是应用了UFO(以用友为例)报表的单位,只需要从系统管理员设计的报表模板中取数,更是不了解报表项目与会计科目的对应关系是什么。

二、 保留必要的辅助账簿,有利于实现重点的财务管理

对于货币资金类、库存商品类、往来账款类等核算内容,应该重点核算、重点管理。流动资产和流动负债影响着企业的经营决策,会计核算本来具有一定的滞后性,不能为管理带来及时的决策依据。很多中小企业特别是商品流通企业,资金周转以日计,存货周转以周计,商业信用甚至以半日计,因此,企业经营者将会特别关注手中的钱、货、账。在会计人员将核算凭证制作成记账凭证录入计算机之前,企业经营者很可能就要做出决策,这就要求出纳和保管员交出的第一手数据,必须达到及时性的要求。在实践中,很多中小企业的出纳员和保管员往往进行了第一遍“会计核算”,有时一日需盘点数次,只对资金和存货进行重点管理,帮助企业经营管理者做出决断。

三、 计算机的数据安全问题不可能一劳永逸地解决,辅助账簿是必要和有益的补充

电子账簿不像手工账簿一样经过涂改后会留下痕迹,这为篡改数据提供了可能。对熟悉电算化软件挂接的数据库结构的人来说,虽然从表面上看会计数据经过了复核审核主管会计电子签字的流程,似乎已经记账不可修改,但真要进行篡改却也并非难事。挂接ACCESS小型数据库的一些普及版本的软件,结构相对简单,安全性较低。即使应用大型数据库SQL sever的软件,也不能说没有安全软肋。特别是应用企业网络版的用户,如果同时登上因特网,防火墙和数据通道也许会在顷刻间被打开,数据很可能将暴露在黑客和病毒的面前;即便是企业局域网,也会出现断电、通信中断的情况干扰。因此,数据安全没有绝对的保障,完全依赖计算机将面临极大的风险。

四、 企业的个性化管理,为增添辅助核算账簿带来客观上的需求

以我市为例,每年注册新增企业数万家,关停的企业也以万计,企业千差万别,管理风格各有千秋。在某区局部调查中发现,有近半数企业有自己的日(或周、旬)报表制度,企业当家人关切的数据从销售、库存、资金、费用、往来账款,各有侧重。通常我们很难要求企业管理者都精通财务管理软件,或者远程登陆ERP了解企业的经营情况,有时需要为企业管理者量身打造符合其阅读习惯的报表。报表制度体现了会计核算的服务职能,为企业管理者提供及时准确的数据就必须增添辅助核算账簿。同样,保管员也可以在处理盘盈盘亏之前,把实际可用库存数据报送出去。客观上,出于成本和效率的考虑,企业的个性化管理也不可能完全由财务管理软件来解决。

五、那么,如何建立辅助核算账簿,应该建立哪些辅助核算账簿呢?笔者认为,应该从以下几个方面考虑

1.从制度上确立辅助核算账簿的地位,把辅助核算账簿的完整性作为会计人员的日常基础工作的考核内容之一。必要的辅助核算账簿不是可有可无的,必须摒弃计算机完全可以依赖的思想认识。很多企业财务主管设立辅助核算的时候,初衷很好,但执行力度不够,会计人员认识上不清晰,认为徒增工作量,没有必要等等,往往半途而废,或严重滞后。因此,一定要把实施电算化之后的辅助核算的必要性以制度的形式确定下来。

2.辅助核算账簿要有的放矢,控制要点即可。什么行业需要什么数据,由企业财务管理部门根据实际情况确定,重复建立完整的一套手工账簿没有必要,也失去了推广电算化的初衷和意义。一般来说,企业的资金状况,可以由资金结算部门(或现金部,出纳部)设立资金核算流水账,在未确定对应科目归集的情况,可以把资金收付记录下来。仓库部可以设立保管账簿,可以只核算数量不核算出入库单价和金额,成本计价由会计人员完成。销售部门根据应收账款发生的账龄设置销售账簿,藉以控制赊销的额度和账期。

3.设立辅助账簿后,应与电算化软件应该建立定期对账机制,以发挥账与账的核对功能,促进管理部门和会计部门的工作,保障资产安全完整。

通过推广会计电算化,并加强对财务软件的应用研究,采用合理的方法补充完善,会计工作的标准化将得到更大的发展进步。笔者以上观点,只是在实际工作中的一点思考和心得,是否得当,希望与广大同仁和师长进一步交流。

参考文献:

[1]《会计电算化工作规范》

[2] 熊小萍.网络环境下会计电算化教育教学的思考,财政监督