浅析档案业务外包存在的主要问题

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摘要：档案业务外包是一种新型的管理理念与方式，文章从档案信息安全、档案人员素质、档案业务外包的质量、外包法规等方面分析了我国档案业务外包存在的问题。

关键词：档案业务；业务外包

中图分类号：G273.5文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01

一、法律法规问题

（1）法律体系问题。20世纪80年代中后期我国出现了档案中介机构，经过了将近30年的发展，国家档案行政管理部门还尚未正式出台一部有关档案业务外包的立法来规范档案中介行业的服务，仅仅只是在2011年1月14日国家档案局中央档案馆下发的《全国档案事业发展“十二五”规划》中提到了要制修订《档案中介机构管理办法》，但到目前为止尚未颁发。针对档案中介机构的法律法规体系不健全、规范，使得各档案中介机构各自为政，行业内部交流较少，档案中介机构发展难以形成规模。

（2）规范问题。在我国旧档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政部门和国有企事业单位，对档案中介机构的管理相对来说较少，同时，档案中介行业的管理又没有跟上，档案中介机构基本处于中间地带。在30个省（市）“档案管理条例”中，有6个“条例”规定档案中介服务机构须向县以上档案行政部门备案，规定档案行政管理部门对档案中介服务机构有业务监督、指导的关系的有7个，还有6个无任何约束关系。档案中介机构的发展没有国家档案行政管理部门的直接领导和监督管理，缺乏行业管理，制约了我国的档案业务外包的发展。

二、档案中介机构运作问题

（1）缺乏明确的领导中心。在美国，商业性文件中心成立了一个宗旨明确、成员分布广泛的领导中心――国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），在协会的领导下，整个商业性文件中心行业呈现稳定增长的发展态势，为整个行业的有序运转提供了有效组织保障。同时，在PRISM的带动下，国外商业性文件中心行业内部频繁开展交流和活动，探讨行业的热点问题；汇集行业最新动态，进行经验交流与信息共享，树立起良好的行业形象。目前我国档案中介机构行业尚未成立一个明确的领导中心来保障档案中介服务行业的有序运转，档案中介机构发展各自为政，发展规模小，综合实力差。除了北京、深圳、上海等地的部分档案中介服务机构（如深圳档案寄存中心、上海档案咨询服务中心等）的规模较大外，我国大部分的档案中介服务机构基本上都处于分散经营状态，行业内部交流较少，服务规模小、水平低，综合实力差，与国外的中介机构相比毫无竞争力可言。

（2）档案中介服务机构业务种类少，服务手段单一。据了解，在30个省（市）档案管理条例中，有20个省（市）出台的“档案管理条例”规定了档案中介服务机构的业务范围，其中提到了档案评估、鉴定、咨询的有16个；有3个省（市）的“条例”涉及到了档案整理；只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳人了档案中介服务机构的经营范围。目前，在我国发展的比较好的档案中介服务项目是档案整理、档案寄存和档案数字化，很少涉及档案缩微、档案培训等业务。档案中介机构的服务范围过于狭窄，服务手段单一，与国外相比，我国的档案中介机构还有待于进一步发展。

三、档案专业人才问题

（1）档案专业人才规模问题。目前，我国档案专业人才的培养规模比较小，国家每年培养的档案专业人数远远少于实际所需人数；同时，由于档案工作相对来说较为机械、枯燥，造成各企事业单位引进专业人才困难、留住专业人才更难的状况，致使专业人才紧缺，从事档案工作的专业人员少之又少。

（2）档案从业人员专业素质问题。一些档案中介机构具体从事档案整理的人员往往是经过短期培训、甚至有些是不经过培训直接上岗的，其档案专业素养明显偏低，大多缺乏职业资格证明，既熟悉档案管理业务，又精通信息技术应用的“双料人才”几乎是凤毛麟角。由于缺乏档案专业知识，在从事档案整理工作时往往会出现诸多错误，如档案保管期限划分不标准、归档范围不准确、档案目录的录入不符合要求、排列编号不规范等错误，档案中介机构的从业人员专业素质无法得到保证，严重影响档案外包服务的质量与成效，甚至全部整理工作重来的情况也时有出现。因此，如何抓紧培养提高档案人才队伍的整体素质以适应档案业务外包发展的需要，是我国档案工作面临的一个十分重要而又迫切需要解决的问题。

四、外包档案安全问题

（1）信息内容的安全。档案是载体和信息内容的统一体，档案价值的发挥要依赖于其信息内容，因此，在档案业务外包过程中档案信息内容的安全问题面临严重的挑战。比如，在档案外包过程中，外包公司派人对档案进行整理，这些“外部人士”在整理档案的过程中必然要对档案进行深入细致的了解，特别是在数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，了解文件的内容和在整个档案中的地位作用，这就使被整理的档案变得毫无秘密可言。而如果从事档案外包工作的是没有经过岗前培训而又非专业档案人员的人，他们的保密意识会非常淡薄，在没有相关约束的前提下，他们可能会带走文件目录甚至档案原件等重要的档案信息，从而给档案信息内容安全带来威胁。

（2）载体的安全。档案载体的安全主要体现在档案整理等业务环节。在档案整理过程中，档案上柜的完整、美观、整齐是档案业务外包的主要目的。但是，在实际的操作过程中，还是存在一系列问题。例如一般档案馆所采用的基建档案的档案盒都是A4规格的，而基建档案中所包含的图纸很多都是A3或者其他规格的，这就涉及到了A3规格的档案如何放进A4规格的档案盒中；或者一些A4规格的纸质档案太厚，不能完全放入一个档案盒内，这就牵涉到档案的拆分，而拆分档案必然会破坏载体的完整。在实际操作的过程中就是通过拆分档案进行装盒的，保证了档案的美观、整齐，但有可能造成对档案载体完整性的破坏。

五、外包项目质量问题

（1）缺乏质量标准。在外包过程中，档案形成机构关心的是如何以最小的代价得到最有效、最优质的档案业务服务；而外包机构关心的是如何以最小的生产成本获得最大的利润，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。档案形成机构最关注的是成本问题，在进行档案业务外包时，必然想将外包业务以最低的成本代价委托给业务外包机构；而档案中介机构为了获得最大的利润，就会最大限度地缩档案外包的生产成本，从而使外包的质量下降。双方都没有一个明确的可供参考的质量标准来规范业务外包的双方，导致在外包过程中出现各种质量问题。

（2）监管缺失。档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失是一个亟待解决的问题：一方面档案形成机构出于成本考虑，不可能再找第三方进行监督，也很难保证自己的档案人员进行及时有效地监督；另一方面，如果靠档案中介机构（即业务外包服务者）的自我约束、自我监督，则对于档案形成者而言，档案信息面临丢失、泄露的风险已是一个无法回避的问题，这在一定程度上制约了档案业务外包行业的快速发展。

参考文献：

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