对电力建设中货物招标采购档案管理的探讨

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摘要: 近几年来，国家投入巨额资金进行城、农网改造工程。在电力建设工程项目管理中，也深入广泛地进行项目招投标管理。从而利用竞争机制来确保设备质量，控制工程造价，保证按时交货，保证工程质量，提高投资效益，加强廉政建设。招投标档案是近年来，随着项目招投标采购管理在电力建设中深入开展实施，新近产生的档案管理分类。它真实地记录了工程建设中物质采购过程中形成的对国家、社会和企业有保存价值的原始凭证。作为电力科技档案工作者，深感招投标管理工作在工程建设管理中的重要作用及招投标档案在工程档案中具足轻重的地位。通过对项目招标采购管理的理论知识学习，结合电力系统在项目招投标实际管理操作办法，使本人对项目招标采购管理有了一个全面系统的认识。熟悉了招标采购中涉及的各个方面各个环节，从而确保招投标档案的齐全、完整、系统、规范。并且联系本单位在招投标档案管理过程中存在的一些实际问题，进行探讨。

关键词：货物采购档案管理

一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求

招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩人投标之间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。

招标采购是一个复杂的系统工程，它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划(申请、审批及流程)、招标、投标、开标、评标、定标。

二、货物采购招投标要求加强档案的管理

笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发现了不少问题，有些问题就是直接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。

(一)招投标档案门档范围

1．招标方案及批复、招标计划申请(报)表、招标公告或邀请函、资格审查文件(资格审查公告、审查报告)；

2．招标文件及补充；

3．投标文件(商务部分、技术部分、企业资讯)、投标人澄清、说明或者补正文件；

4．标底、开标记录；

5．评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告(含各评标人员打分一览表)、工程决标报告(定标意见)；

6．项目招标领导小组会议纪要(标前会、定标会)、评标专家签到表、中标函(通知书)；

7．项目招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单；

8．其它应当归档的招投标文件。

(二)招投标档案归档的基本要求

1．归档的招投标文件材料应该是原件或正本。(盖红章、手工签字)。

2．招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。

3．招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

4．针对项目的招投标档案原则上归入项目。对于本单位涉入到多个项目的打捆招投标档案，原则上此批档案放入第一个项目，其它项目注明。

5．不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。

6．招投标档案移交时，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。

7．中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。

(三)招投标档案案卷编制要求

1．案卷装订的文件材料页号的编写是三位数，从001开始，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右卜．角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角。

2．卷内目录中的页号一位数，从l开始。填写文件材料在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止贞号。

3．案卷的外、内封面、案卷目录、全引目录、卷内目录、卷内备考表按照国家标准GB/Tll822-2000和行业标准。

4．案卷封面的内容填写要全面，案卷题名应准确揭示案内文件的内容。(包括项目名称、主要内容及文种)

(四)招投标档案分级管理原则1．工程(含设计、施工、安装、监理、调试等)及相关物资的招投标档案，项目单位必须保存一套正本归档。

2．由总包单位承包并负责分包招标的工程，原则上总包单位、分包单位保存招投标档案的正本，需用单位存副本。

3．由省公司组织集中打捆招标采购，省电力物资供应公司负责招投标具体实施的llO千伏及以上输变电工程的主要物资等，其招投标档案由省电力物资供应公司存正本，需用单位存副本。省电力物资供应公司负责按要求将整套档案副本移交需用单位，办好交接手续。

4．《浙江省电力公司物资集中招标管理目录》范围以外的llO千伏以下输变电工程物资等的招投标档案，由系统各单位档案部门保存整套(含过程材料)招投标档案。

5．招标单位在招标时，要具体考虑需用单位的家数，明确招投标文件的套数，以确保需用单位项目档案的齐全、完整。

6．系统各单位自行招(议)投标的工程及相关设备材料等档案的管理，要保持齐全、完整、规范，由档案部门统一保管。

三、招投标档案管理现存的问题及对策

(一)工程招投标往往沿用上一次的

招标结果。刚开始时，有可能还记得住。时间一长，有可能就忘记了。这就需要在办理移交时，一定要写明沿用哪一次工程招标结果。好记性不如烂笔头，这就要求档案人员口勤、手勤，认真负责，把好档案移交关

(二)由于采用集中打捆采购，一个批次招标就有可能有十多个项目，几十种设备的招投标资料一股脑几的堆到档案室。档案人员根本搞不清楚这包是什么，那包是什么，涉及什么工程，这就给档案资料整理带来很大的不便。因为这只有招投标管理中心的工作人员才清楚具体的工程、设备名称。在招投标文件移交到档案室时，档案人员就要求具体经办人员在移交清单上必须注明包含的工程名称，设备名称用标签贴在资料袋上，这样就清楚明了，便于移交归档及整理。

(三)集中打捆采购的招投标文件一般存放在第一个项目中，其它项目注明。这样，在他人来查阅时，就往往发生一下子想不起存放在哪个工程中，要检索全引目录才能知道，这就给查阅工作带来不便。笔者认为，可以通过采用现代化手段，借助计算机检索来解决。但是这就需要档案人员在计算机条目输入时，要把具体的工程名称全部输入，方便查阅。档案人员不仅仅要精通本专业的知识，工作技能，还应顺应企业知识管理的潮流，与时俱进。不断学习新知识、新理论，了解与企业档案工作有联系的如电气、建筑、消防、监理与招投标等各方面的有关知识，熟悉它们的过程，以保证档案的齐全、完整。档案人员因重新思考自身的价值，在企业的知识管理中找准位置、适时转型，努力提高自己的综合素质。只有这样，才能使自身的职业生涯得到更好的拓展