简议实物档案的归档范围
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摘要：实物档案是国家档案资源的重要组成部分，在记录历史、传承文化等方面具有重要作用，但是，由于理论上尚未完成对实物档案的逻辑思考，实践上缺乏统一指导，各地各单位归档范围不甚统一。本文从分析实物档案的档案属性入手，对实物档案归档范围及工作中一些具体问题的处理提出了看法和建议。
关键词：实物档案 归档范围 归档原则
如何准确界定实物档案的归档范围一直是实物档案管理工作中的一个难点，究其主要原因，是因为没有对实物档案形成清晰、统一的认识。本文认为，做好实物档案归档工作的前提是正确认识实物档案的档案属性，并以此为基础在实践中准确把握实物档案的鉴定原则和标准。
一、实物档案的学理分析
1．“实物档案”的档案属性
在实物档案工作开展过程中，档案学界对“实物档案”究竟是否属于“档案”的质疑和争论一直不断。一般争论各方都不否认，实物档案也是直接形成于国家机构、社会组织以及个人的社会活动，是单位历史的真实记录和社会活动的客观见证，也具有重要的利用和查考价值。但引起争议的是有一部分学者认为，档案的本质属性是原始记录性或以备查考性，主要是凭借记录在不同载体上的文字符号起到凭证和参考作用，其上位概念是文献，概念的外延是文字、图表、声像等符号形式的记录，而实物不是以文字、图表、声像等符号形式记录和反映历史，需要人们加以说明、考证和研究才能起到依据、凭证作用①，明显不符合上述条件，所以不是档案，不能归入档案的范畴。
从档案学理论的发展历程来看，档案的概念并不是一成不变的，一直随着社会发展而变化，随着“文献”的概念外延从传统的用文字与纸张记载的书面材料拓展至模型、绘画等，再至记录有知识的一切载体，档案概念的外延也已经从“文书材料”扩大至“文字、图表、声像等形式的历史记录”②，再至“各种门类和载体的历史记录”③。
不仅如此，如果我们认真分析起来，图表、声像等非文字形式的符号记录实际上也并不能直接起到凭证和参考作用，它们必须辅以必要的文字说明，才能发挥档案的作用，在这点上它们和实物并没有本质的区别。既然我们已经将图表、声像列入档案的范畴，也就没什么理由不能接纳实物。
事实上，从记录历史的功用来看，实物档案是文字、图表、声像等记录的必要补充，把实物纳入档案的范畴，能够更加完整地记录和反映历史，更好地维护单位历史的完整性、积淀和传承组织文化。正因为如此，国内外许多档案部门都收集和保存了大量实物。
从上述分析可见，国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的各种有保存价值的实物符合档案的本质属性，那些对单位、国家和社会有保存价值的实物应该作为档案列入归档范围。
2．实物档案与文物的区别
“实物档案”学术之争的另一个焦点是有人认为，实物档案实际上是“文物”，档案部门收集和管理实物，是代行了文物部门的职责，会混淆档案部门与文物部门的职能，还有一些人认为这实际上是一种收藏，因此称之为“档案部门的实物收藏”或“藏品”。现实工作中，也确实有一些档案馆或单位档案部门收集了本地区历史上的印章、钱币、徽章等，并将之称为实物档案，由此更加深了人们的质疑。但是本文认为，实物档案与文物之间确实有密切的关系，但也存在明显的区别。
首先，文物的价值与档案的价值完全不同，文物是通过历史性、科学性、艺术性、社会性和经济性几个方面来体现其价值，只有具有上述价值的才可以是文物。显然，档案部门收集实物时并不以此为指标，而且实物档案在没有成为重大“历史”事件和重要“历史”人物的历史见证之前，可以是档案，但算不上文物。以此说来，档案部门特别是单位档案部门保存的实物档案中，会有一部分成为文物，但更多的实物档案还不能达到“文物”的级别，只是在局部范围内特别是本单位具有保存价值。不仅如此，按照《文物法》和有关规定，一件物品只有经过文物行政部门的规范程序认定后才能成为“文物”，并受到国家保护。而更多没有达到文物级别、没有被文物部门认定、只对某个单位具有重要保存价值的“实物”也不会列入文物部门管理范围内。
其次，文物部门收集和保管文物时，重点考虑文物的国家和社会价值，一般不会限定其是否来源于同一个地区或单位等，而档案的收集和鉴定则要严格遵守来源原则，以本单位职能活动中形成和征集的、具有保存价值的实物为收集范围，不是本单位职能活动中形成的、对今后本单位工作没有查考和利用价值的实物，就不应列入本单位实物档案归档范围。这应该是文物与实物档案的一个重要区别。
所以，档案部门收集和保管实物并不是代行文物部门的职责，实物档案工作与文物保护工作不仅没有太大的冲突，而且由于档案部门对实物的全面收集和管理，还能有效避免那些潜在文物的散失和受到破坏，为文物的收集和保护奠定基础。
二、实物档案归档工作中
一些具体问题的处理
1．超大超重或无法移动型、不是社会组织或个人在社会活动中形成的实物不应列为实物档案
在实物档案是否是档案的学术之争中曾有人担心，如果实物是档案，那么桥梁、大楼、车床等就都可以是档案，而这些是档案部门无力收藏和保管的；还有一些单位将科考活动中采集到的岩芯、化石等列入实物档案，引起了一些争议。其实这些问题在文物学界也存在过，现在已基本得到解决，我们可以从中得到一些借鉴：
《保护世界文化和自然遗产公约》（简称《世界遗产公约》）中将物质文化遗产分为历史文物、历史建筑、人类文化遗址三类，像故宫、赵州桥、卢沟桥之类的历史建筑和无法移动的文化遗迹可以是文物保护单位，但不算作文物。档案部门也不必勉强将那些难以收藏的超大、超重和无法移动型的实物划入实物档案归档范围。
同样，文物学界还认为，只有那些人类社会活动中创造的产物才能算作是文物，化石、恐龙蛋等虽然历史很长，但不是人类社会活动中创造的产物，所以不是文物。
从档案的概念和特点出发，实物档案也应该是经由社会组织和个人在社会活动中形成，自然形成物以及非本机关、家庭和个人在社会活动中形成的实物不能算作实物档案。例如，那些在科学考查活动中获得的化石、岩芯等虽然在科学研究活动中有重要的参考价值，但不能算是档案，只能是专业资料，应该由专业部门负责管理。2008年国土资源部印发了《实物地质资料管理办法》，规定由国家和省级实物地质资料馆藏机构负责筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，已经很好地解决了这个问题。