如何在企业中加强电子档案管理
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随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。 本文就此进行论述。
一、电子档案库的组成和特点
第一，组成：用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率；通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围；数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。
第二，特点：管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主；档案信息媒体多样化；档案信息存贮与传递数字化；工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化，导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。
二、电子档案的特点及优越性
第一，与传统档案相比，电子档案的特点。
一是文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
二是与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
第二， 基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性。
一是电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
二是电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
三、做好电子档案管理的措施
第一，要完善体制，建立统一的电子文件管理标准。
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。
第二，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
第三，应做好电子档案使用中的控制与管理。
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
（作者单位：大庆石化工程有限公司）
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