“层级负责制”的试行及成效

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摘 要：中职学校汽车专业的实训设备普遍存在多而杂的现象，但其传统的仓库空间有限，不可能像企业一样拥有大型的仓库存放物品及高效的管理系统。为改善实训设备管理难度大的问题，特提出“层级负责制”的管理办法，使实训仓库如何由小空间变大空间，由一人管理到多人管理的过程。

关键词：汽车专业；仓库管理；层级负责制

仓库是仓库管理的对象，对仓库有一个基本的了解与正确的认识，是进行仓库管理工作的第一步。所谓仓库，一般是指用于储存设备，对物品进行集中整理、保管及分发等工作的场所。可简洁地描述为：仓库是存储、保管物品的场所的总称。仓库管理是人类历史上出现了仓库这个事物后才产生的。它是指对各类货物的入库、出库、结存等仓储业务和储存、保养、安全等仓储作业进行计划、监督、控制与核算等活动的总称。

中职学校汽车专业的仓库管理目的是为了实训教学而服务，其作用是确保实训设备及工具的质量完好、数量准确，良好地满足于日常的教学工作。实训设备验收入库后，就应将该设备存入适当的位置，进行合理的保管、保养或用于教学并对设备进行定期或不定期的清查。通过盘点可发现设备数量是否有溢余、短缺，质量是否有损坏等问题，及时查找并分析原因，采取措施挽回或减少损失，保证设备质量完好与数量准确无误。

一、我校汽车专业实训设备仓库管理现状

我校汽车专业是省重点专业，拥有中央财政支持的职业教育实训基地，占地面积有4668平方米，用于实训教学的设备有364台，工量具1.2万件，设备资产总值531万。其中，大型设备有23台，总值280万元。主要满足本校汽车运用与维修（机电、钣喷、商务）三个方向的实训课程，具体实训内容有汽车发动机、底盘、电器各模块的拆装、维护与测量，实车二级维护与检测，汽车钣金喷漆修复等。经观察，目前我校汽车专业实训设备仓库管理存在以下几个问题：

（一）人员管理不到位

长期以来，汽车专业实训基地只有一名专职的仓库管理员，对上述的所有设备工具进行收放与管理，采用手工记流水账的方法，费时费力，又经常出错。而且，此仓库管理员本身不是汽车专业毕业，没有专业的汽车配件管理知识，对汽车实训的设备及工具功能不熟悉，出现了由于实训设备零件多而杂，查找起来模糊不清，工作效率低的情况。由于实训设备主要用于教学，学生的使用操作不规范，破坏率极高。仓库管理员不懂对设备进行及时的保养及修复，常出现设备工具损坏，既造成了浪费，也使得管理困难。

（二）仓库空间小，摆放混乱，利用率低

目前的汽车专业实训仓库只安排在实训基地一楼的一间十几平方米的小房间内，除了大型的实训设备台架放在课室当中，其余所有的工具、耗材都堆放在该房间内，造成摆放不整齐、分类不清、无落脚处的情况，实训教师借用查找工具相当困难。由于堆放设备不规范，呆废物品无及时清理报废，存在很大的安全隐患。而二、三、四楼的一些房间却存在空置现象，利用率低，布局规划极其不合理，造成设备工具越堆越多，仓库空间越来越小，摆放越发混乱的现象。

（三）设备进出库不规范，造成账物实不符

每年用于实训教学的采购设备项目很多，涉及金额巨大。设备采购进来后，由于记账方法不正确，只采用手工记账，没采用电子化分类管理及实名制管理，实训教师或学生能自由进出仓库，领用设备没进行登记或登记随意，设备工具损坏或丢失后，责任不清，难于追究。学期末盘点起来相当困难，常出现物品数量不足，财务损失较大，无法解释的情形。

根据以上现状分析，故迫切需要打破现有的旧的管理手段，研究出一套新的适用于该专业的仓库管理模式。

二、“层级负责制”管理模式的提出

层级制：又称分级制，是指公共组织在纵向上按照等级划分为不同的上下节制的层级组织结构，不同等级的职能目标和工作性质相同，但管理范围和管理权限却随着等级降低而逐渐变小的组织类型。特点：领导者与其下属之间有统一的直线关系，指挥和命令从领导系统的最高层到最底层，按照垂直方向自上而下地贯彻执行，从而形成一系列不同的层次，呈现出一种从上到下的“金字塔”形的阶梯等级。

结合本校汽车专业实训采用模块教学法分为发动机模块、底盘模块、电器模块、整车模块、钣喷模块等五大模块的特点，各自配备有相应的模块负责人对该课程的实训内容进行规划统筹，并指导各实训教师的具体工作。为了合理利用有限的师资力量，现将“层级负责制”运用到汽车专业实训仓库管理当中，明确规定各自的职责与权限。专业部内暂分为三级负责人，总负责人是仓库管理员，下一级是各模块负责人，最后一级是各实训老师。其组织结构如下图所示：

三、“层级负责制”管理模式的具体实施

为规范本校汽车专业的实训设备、器材的日常使用及流通，以达到数量准确、质量完好、收发迅速、进出清晰，保证账实相等，并延长器材使用寿命，能很好地为实训课服务的目的，根据新提出的“层级负责制”仓库管理模式，将三级负责人的各自职责确定如下，要求每层级负责人都能严格遵照执行。

（一）仓库管理员职责

1.仓库日常管理

（1）仓库管理员必须合理设置各类设备和物资的明细账簿，按照物品的编号、名称、类型和规格、单价、数量、摆放位置，负责人等设立明细账，可借助电子仓库管理系统。对于固定资产本部仓库与学校保管室或财务部门所建立的账簿及顺序编号必须一致，并设立卡片或标签；非固定资产的工具器材可自行按种类进行编号，并做好录入与记账工作。

（2）必须严格按照仓库管理流程进行日常操作，仓库管理员对当日发生的业务必须及时逐笔登记，并做好录用管理系统工作，确保物料的进出及结存数据的正确无误，及时登记台账，保证账物一致。

（3）按照实训课程进度，对于一些常用的耗材及工具，由仓库管理员进行检查库存数量，并按需求填写采购申请。另需对各类存货进行分类整理，对存放期较长，逾期失效或不能投入教学用途的不良存货，要进行记录并向相关负责人反映。

2.入库管理

（1）设备器材入库前，仓库管理员根据已审批的《采购申请单》内容准备收货。

（2）厂家送货到达后，厂家需提供《送货清单》给收货仓管员，《送货清单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章和经手人签名、货品的名称、规格、数量、价钱等。仓管员将《送货清单》和对应的《采购申请单》相核对，核对不符者拒收，相符则自行或通知模块负责人验收货品，凡外包装有破损的物品，必须开包验收，易碎品重点检查，其他物品可以抽样检查，验收合格后，在《送货清单》上签收，并复印留底，仓管员指示并协助搬运工按已定的位置将物品逐一摆放好。

（3）设备工具进库时，仓库管理员必须凭送货单、购销合同、发票办理入库手续，并录入管理系统；拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见发票不见实物的现象。未经办理入库手续的物资一律作待检物品放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，必须在短期内通知厂家送货经办人负责处理。

3.出库管理

（1）对于大型教学器材与设备的借出，需要有本校领导同意的对方单位书面借用通知凭证作为发货依据。接到出库通知时，仓管员或模块负责人要检查本仓库是否有相应设备，并将借出器材或设备进行记录，包括物品名称、数量、金额、状态等填写在发货单上，并将相应信息录入管理系统，安排运输车辆并交由对方负责人或运输司机签名确认。

（2）对于实训老师需领用的耗材，也必须进行登记领用，包括物品的名称、数量、签名后，仓管员方可发料，并登记入账册及系统。

4.仓库工具管理

（1）各实训老师或学生在仓库借用的工具要做好登记，用毕及时归还并登记工具使用情况。仓管员及模块负责人对实训课常用工具应妥善保管，以免遗失。

（2）对以损毁的工具应上报仓管员填报损毁单注明损毁原因，分清责任人进行管理。如是学生损毁工具的情况，要通知班主任进行思想教育，并负责赔偿相应的工具金额。

（3）仓库管理员应责任心强，坚守岗位，无故不能离岗。对突发事件能及时处理和协调，保证实训课程的顺利进行，严防意外事故发生。

（二）模块负责人职责

1.各模块负责人做好相应模块的设备和器材的日常核查工

作，包括设备的种类、数量，使用状况及摆放位置等。如发现设备故障要及时修复，自行不能修复者则应报告上级，由总务派人进行维修。实训房内所有设备物品摆放应由模块负责人按照以划分的区域进行摆放，摆放需符合美观、实用、合理等原则，其区域不得出现与之不符的物品，对废品要及时清理并保持室内整洁。对于新入库的设备，根据种类相应模块负责人应提早安排摆放仓位，

并做好验收工作。

2.各模块负责人还需制订相应的实训室功能介绍，并对各自管理的实训室进行合理配置，包括上课所需要的设备、工具箱、使用情况登记本等。

3.仓管员及模块负责人每日需检查实训场地状况，进行6S管理，并对各类库存物资定期（每学期一次）进行盘点，做到账、物、卡三者一致。

（三）实训老师职责

1.每位实训课老师都需对该学期上课所用到的实训场地及器材设备负责，认真指导学生正确使用及爱护设备工具，并记录设备登记表，使用完器材后需恢复原状，设备回位，归还工具或摆放回指定地方，保持场地的清洁卫生。如使用过程中发现工具或设备损坏的情况，要及时找出原因，并告知相应模块负责人处理。有需要转仓借用的器材则应找到相应模块负责人进行登记处理，教学完后应及时摆放回原仓位。

2.根据每学期的课程安排，各实训老师需提前在每月初对确因库房缺少或损坏不能完成教学任务的急需设备器材进行申报采购，并按照统一标准的采购申请单内容进行填写，并由仓管员进行汇总报专业部长审批后再交到总务处。

四、“层级负责制”管理模式所取得的成效

“层级负责制”的仓库管理模式，在汽车专业经过一个学期的试行，已初有成效，主要表现在：

（一）汽车专业仓库空间变大，由原来局限于一楼的实训仓库，扩展到所有的实训教室。各种实训设备按种类大小摆放，符合美观、合理、实用原则。工具收放在新购的铁柜当中，并用便签标示，易于查找。所有仓库中的设备器材工具等都实行电子化管理登记在册，出入库明晰，对账盘点简单。

（二）各实训室功能明确，配套设备工具齐全，文化上墙，模块负责人对其分别管理，减轻仓管员负担。实训教师借用课室后能立即使用，节省向仓库重复借用工具环节，既提高了工作效率，又有利于实训教学的正常开展。

（三）采用层级负责制，权责分明，使得每位实训教师对设备器材的使用都比之前有了较大的重视，认真按照仓库管理规范进行教学工作，及时地对设备进行使用登记及维护保养，保证了设备正常运转的同时，极大地降低了设备的损耗率，延长了其使用寿命，从而节省了学校的投入开支。

我校汽车专业采用“层级负责制”的仓库管理模式虽初有成效，但由于各模块负责人都由专业教师兼任，加大了其工作量与责任，需要对本专业有较大的奉献精神，并做到长期坚持下去，贯彻执行，不断改进，使其更加规范化，逐步向4S店中的仓库管理规范靠拢，达到高效节约地服务于教学的目的。

参考文献：

叶玲玲.仓库保管实务与实训[M].北京师范大学出版社，2011.

（作者单位 深圳市龙岗职业技术学校）