土建合同管理的探讨
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摘要：主要通过对合同管理现状的分析结果，将合同按阶段有重点的管理，并对合同风险控制从材料准备、主体认证、评审和现代化管理四个方面进行了论证。
Abstract: this paper is mainly through the analysis of the present situation of contract management results, according to the stage has the focus of the contract management, and control the risk of contract from materials for authentication, review and subject, modern management four aspects is demonstrated.
Keywords: civil contract, management system, risk control
中图分类号：TU723.1文献标识码：A文章编号：
1、合同管理现状
1.1 管理法制意识不足
我国的建筑开发商企业数量在近些年由于整个市场的繁荣而得到了快速增加，在土建领域繁荣的同时，也出现了一些因为合同产生的经济纠纷并且造成了不必要的损失，由此暴露出土建企业对合同管理意识不强的问题。
在我国法治社会的大环境下，一切都要依法处理按合同进行。合同法治观念的薄弱，会导致在签订合同时对对方的合同签订人的资质没有进行强行的有效的认定，一旦发生了经济纠纷或一方因主观或客观因素违约，由于司法对责任归属有明确的规定，这对土建企业来说是非常不利的，无法按照合同的约定来确认责任或获取经济赔偿。
对合同的日常管理也处于无序的状态，没有专门的分门别类，往往出现容易丢失合同文件的现象，这对企业本身来说后果是很严重的，因为管理不当丢失合同对企业的形象是非常负面的，不利于企业在激烈竞争的大市场下拥有竞争优势。
1.2 合同管理体系不完善[1]
（1）制度体系的不完善。在合同管理过程中的每个环节，都需要有相关的规章制度来协调工作，制度体系的不完善，是其他体系不健全的根本。但在我国实际合同管理现状中，分工不明确、职责不清晰是最突出的问题，这使得各部门在需要相关合同时无法有效及时的得到配合。
（2）组织体系的不完善。在大部分的房地产开发商企业中很少有专门的合同管理机构，而是分散在各个部门，由不同的部门各自管理相关的合同。虽然这样的机构设置在一定程度上满足了不同企业部门之间的协调要求，但无法对企业对各类合同集中大量需求时统一作出有效反应。
即使有的企业设立了专门的合同管理机构，使合同管理机构覆盖企业的每个层次，不论在总部还是分公司都分别具有专业职能的合同管理组织。但是对合同管理组织的职责规定并没有完全独立，而是依附其他主要部门，和其他企业不同的无非是合同放置的位置有所不同而已，对于合同的管理制度没有制定权，对合同的制定和监督也没有权限分配，这导致了合同管理机构在很大程度上都处于形同虚设的尴尬境地。
（3）人员体系的不完善。对合同管理人员的专业要求没有明确规定，缺少建筑、法律和管理等具备专业知识的人才；对管理人员的安排有很大的主观性和随机性，企业领导尤其是中小企业领导往往不会依据企业的规章制度来分配员工的工作岗位，仅仅是根据个人喜好来选择，这在领导眼里本就没有多少重要性的部门中更加明显。也由于企业对合同管理的不重视，对合同管理人员缺少相关培训，导致管理人员的合同管理综合素质较低。
（4）运行体系的不完善。归根结底，由于制度、组织和人员体系的不完善，合同管理机构的运行体系也必然不会顺畅。
1.3 文本不规范
企业间的合同内容并不是一成不变的，对于那些没有合同范本和没有签订过类似合同的企业来说，合同文本的规范是必不可少的。同时，对合同的命名也是含糊不清，简单以协议书或意向书定义，对正式合同的签订不重视，认为协议或者意向书也具有法律效力。
合同文本的不规范大体体现在以下几个方面，对合同中地点的书写不具体；对合同中个别容易忽视的条款疏于规定或简单规定；对合同执行过程缺少约束，仅仅规定合同结果的违约责任；对法律责任的认定没有明确规定等等。
在合同签订时也会存在故意不适用国家或地方、行业协会推荐或强制使用的合同规范文本，不论是相对于哪一方都会产生不利的影响，因此企业在签订合同时，为了维护自己的利益，优先选用规范化的合同文本。
1.4 管理方式现代化不足
管理方式的现代化已经成为企业管理的必然，合同的管理也包括其中。现代化的企业合同管理不仅仅是单纯的纸质管理方式，而是要求高效、便捷的合同管理方式，即合同的网络化管理。通过Office办公软件，利用专业的合同管理软件，全面管理各类合同。但由于合同的签订基本上还是通过纸质的签字才能真正发挥实际法律效力，所以企业对合同的管理的现代化也仅仅是通过电脑实现合同的高效制定和更改，将预签合同以电子版形式存在于存储介质中方便打印，省去携带纸质合同的麻烦。久而久之，合同管理的现代化就显得有些外秀内中了。
2、合同文件阶段组成
笔者认为土建合同文件按照使用过程大致包括三个不同的合同，第一个是获取土地的合同，第二个是施工阶段的合同。由于房屋销售是开发商资金回收的最终渠道，因此本文也将销售房屋的合同做了简要的阐述，即第三个合同。
2.1 NCB土建合同
国内竞争性招标（NCB）土建合同是土建企业拿到土地前和土地出让方签订的土地使用合同，它是合同文件的第一个组成阶段。NCB土建合同内容主要包括有：合同协议书、中标通知书、投标人的投标书、合同专用条款、合同通用条款、技术规范、图纸、工程量清单和合同专用条款中新列的组成本合同的其他文件。
NCB土建合同签订后，由项目监理来具体负责合同管理的目标实现，项目监理可以是业主，也可以是专业监理单位。
2.2 施工合同
施工合同即建筑安装工程承包合同，是发包人和承包人为完成商定的建筑安装工程，明确相互权利、义务关系的合同。在本文中，施工合同也就是土建工程承包合同。由于在施工期间，根据施工阶段开发商和建筑承包商之间需要签订很多合同，此时的合同管理也是最容易出问题的阶段。因此必须加强在工程建设期间合同的管理。
施工合同的内容必须达到依法签订和规范化管理。根据《合同法》第275条规定[2]：施工合同包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工峻收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。
2.3 房屋买卖合同
房屋买卖合同的管理也是土建合同管理的最后阶段，因此对于房屋买卖合同的管理也是开发商企业非常重视的环节，甚至比NCB土建合同和施工合同都要重视，就是因为房屋买卖合同的签订预示着企业的顺利发展。
3、合同管理的风险控制
因此在分析了合同管理的现状后，根据合同管理阶段的分布，对合同的风险控制管理也就有了针对性。
3.1 准备材料是否齐全
在合同签订之前，必须确认所需各部门材料是否齐全，这实际上是对合同管理机构的设置提出了高指标要求，如果没有专门的合同管理机构势必影响合同材料的搜集，对合同的制定也会缺乏周全的考虑，损失企业未来的利益。
3.2 合同主体资格认证
与其他企业签订合同时，必须确认合同签订人的合法性，即其必须具有资格签订合同。因此除企业法定代表人外，必须是持有法人授权委托书的法人委托人，且必须在授权范围内行使签约权。同时为了降低签订风险，必须对对方的经济实力做出评估，以防签订无效经济合同。
3.3 合同评审
合同的评审是保障企业利益不受损害的重要保障，必须指派专人对以预签订合同进行评审。主要包括合同的合法性、严密性和可行性。合法性主要是指合同内容是否符合国家和地方的政策法规和本公司的规章制度，双方是否处于真实、自愿的意愿，权力和义务是否合理等等；严密性主要是指合同条款书写是否规范，合同条款规定是否明确，文字表达是否准确无误等等；可行性是指在考虑了双方的企业实力后，认可合同内容，同时对企业能够承担的风险作出大致评估，以保证对方一旦出现违约情况后自身可以获得赔偿。
3.4 现代化管理
合同的现代化管理包括两个部分，一是纸质合同现代化管理，二是电子合同现代化管理。
纸质合同的现代化管理主要体现在，一是建立合同的管理档案，实行编号管理并对合同进行复印备份留档；二是对合同的使用过程进行记录，并建立合同管理台账，任何变更都必须有详实记录，并对变更后的合同进行归档编号。
电子合同现代化管理主要措施是使用专业的合同管理系统，对合同进行统一的管理，统一存储合同的模板和制作规范。合同管理系统应该具备以下主要的功能[3]：规范合同的制作过程；按事先约定的规则自动生成合同编号；可以作精确的查询和生成统计报告；可以发起合同的串、并行审批流程；可以设定合同的付款提醒；可以作合同的执行分析和付款分析；支持对合同的借阅情况进行管理；只有具备相应权限的人才可以查看或修改合同文档，在确保企业商务数据完整性的同时，也可以避免因个别员工的工作失误或离职造成企业商业信息丢失或泄漏。
4 总结
通过对我国目前的土建工程合同管理的现状分析，提出了相关的合同风险控制管理措施。随着经济的发展，土建合同的管理也将越来越受到重视并不断的规范，为土建市场的发展奠定基础。
参考文献
[1] 武钢．浅析我国企业合同管理的现状及对策．环球市场信息导报．2011（8）：125
[2] 刘蕾．世行贷款中土建工程的合同管理．中国招标．2008（41）：93
[3] 丁大勇．几种土建合同条件下争议处理方式的分析与讨论．重庆建筑大学学报．2002（1）：34
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