电子文件归档范围与保管期限研究

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摘要：根据北京市电子文件管理需要，本文提出了制定电子文件归档范围与保管期限的六条原则，并分析了电子文件归档范围和保管期限应该具备的主要内容。

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。

作者单位：北京市档案局