基层档案管理人员职业生涯规划与组织管理关系研究

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摘要：将基层档案管理人员个人的生涯规划，纳入档案馆的组织管理之中，使每个档案管理人员的成长和发展与档案馆的发展有机地融为一体，以员工个人的成长，来促进档案馆发展，将大大满足每个基层档案管理人员对自尊、自我价值、自我实现等方面的高层次的精神追求，这会激发每个员工的内在行动动机，充分挖掘其潜能，从内部调动他们的积极性和创造精神，这对基层档案管理人员的激励更有效。

关键词：基层档案管理人员 职业规划 档案馆组织管理 激励 实效

所谓个人职业生涯规划，是指一个人对其一生所连续地承担的职业和职务的发展历程的预期与设计。有效的职业生涯设计，需要个人和组织之间相互配合，是个人行为与组织行为的良好结合。档案馆作为一个组织，不能只单纯地使用员工，管理员工，而应以员工的成长来促进档案馆发展，使员工的成长与档案馆的发展有机地融为一体。档案馆有必要通过细化目标，引导和帮助员工设计和制定职业生涯规划，提高基层档案管理人员的效能感，使他们通过个人价值的实现而受到充分的鼓舞，挖掘他们的潜能，调动他们的积极性和创造精神。

一、将基层档案管理人员的职业生涯规划

纳入组织管理的必要性

（一）可以有效克服基层档案管理人员的职业倦怠

档案管理工作具有复杂性高、重复性高、枯燥繁琐等特点。档案管理人员在大多数时间里对各种档案材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用服务，与人打交道的时间与机会较少。他们每天从事着同一种工作，工作重复性高。长期从业，极易使基层档案管理人员产生孤独、厌倦、焦虑等消极心理，形成职业倦怠。将档案管理人员的生涯规划纳入组织管理之中，就是细化组织管理目标，将员工的生涯目标也融入其中，引导和帮助员工设计和制定职业生涯规划，使员工在组织发展的过程中自己也获得成长，这将大大地提高员工职业效能感，从根本上克服职业倦怠，实现职业自觉。

（二）可以有效实现对档案管理人员的内在激励

心理学研究表明，需要是人的行为的原动力，人的合理需要得到满足，工作积极性就高。传统组织管理中大多采用发奖金等物质激励手段来激发员工的积极性，其本质是通过外在的物化手段刺激人的行为，并没有从根本上体现出员工个人的真正价值。它只满足了员工的低层次需要，却忽视了其精神需要的满足，因而难以形成对档案管理人员的内在激励。引导和帮助基层档案管理人员进行生涯规划并将其融入档案馆的发展中，将个人发展与组织发展的需求保持一致，在组织发展的过程中员工也获得了个人发展，从而使个人的发展得到最大限度的实现，职业竞争力稳步提升，使个人的工作潜能激发出来。

（三）是组织管理研究与发展的新趋势

在社会飞速发展的今天，组织管理方式已由过去的以实物为核心的生产管理转变为以人为核心的人本管理，这是组织管理在当代研究与发展的新趋势。人本管理的实质，就是要在管理过程中充分考虑人的因素，挖掘人的潜能，并同时使人获得尊重，从而最大限度的激发人的积极性、主动性、创造性。引导并帮助基层档案管理人员进行生涯规划并将其融入档案馆的发展之中，是人本思想在组织管理中的具体体现，能满足基层档案管理人员的深层需要，从而持续激发工作动机，进而转化为行动的内驱力，推动他们去行动，实现人生目标。

二、将基层档案管理人员的职业生涯规划

纳入组织管理的可能性

（一）基层档案管理人员的个人目标与档案馆的组织目标具有一致性

基层档案工作人员的个人目标是运用自己的专业知识技能，采用科学的原则和方法，依法行使自己的职责，完成具体的档案管理工作。档案馆作为一级组织，其发展目标是：在内部管理的基础上，接收档案和资料进馆，保证历史记录的真实完整；负责档案资料的科学管理和有效利用，提高档案信息检索和利用的能力，为社会各项工作提供档案信息服务。

二者具有目标上的一致性，即通过保存完整的社会记忆和有效提供馆藏档案信息为社会各项事业建设与发展服务，真正发挥档案馆的社会职能作用。管理理论认为，在组织管理中，个人目标是受组织目标的影响和制约的，当个人目标符合组织目标时，会促进组织目标的实现。

（二）基层档案管理人员的个人利益与档案馆的组织利益具有一致性

有效的职业生涯规划，要求个人与组织之间相互配合，这表现为：职业生涯规划能够同时满足个人和组织的需要与利益。个人要依靠组织提供的就业机会和物质精神的奖励，组织则要依靠个人的努力工作实现自身的发展。个人与组织的根本利益应当是一致的。

基层档案管理人员个人发展的成功在于档案馆的扶持。基层档案管理人员作为个体只有真正加入档案馆这一组织中，利用各种“关系”才能从事这一职业工作，才能使个人的职业才能得到发挥。档案馆则应当根据对员工个人的分析与定位，给予其合适的岗位。研究表明，职业是否与个性特征匹配，对个人的工作成效和对社会的发展有着重要影响。在经济发展飞速的今天，人们不再把自己的工作乃致命运与所在组织简单捆绑在一起，而是越来越注重所在行业的宏观发展前景，从单纯重视选择组织和行业，转变为选择适合自身条件并具有发展潜力的职业及工作岗位。因此，对于档案馆而言，在考虑档案管理人员的个人技能随工作经验的积累而增长的同时，还要考虑如何设计和取得最适合于他们个人发展成长的职业生涯目标与发展机会。

与此同时，档案馆作为组织，其发展也离不开众多的“个人”。只有众多“个人”的发展形成了合力，才能推动档案馆的发展，因为组织本身就是由“人”组成的，离开了忠诚的“个人”，档案馆作为组织将只剩下一副空的框架，失去市场竞争力。

（三）组织是个人实现职业生涯规划的载体

基层档案管理人员个人职业生涯规划的顺利实现，需要个人在考虑自己的职业理想、职业兴趣、职业能力等基础上来确定，同时也必须了解和掌握档案馆各方面的情况，如档案馆的发展战略、经营观念、人力资源制度和供求情况、职位的空缺等。档案管理人员个人职业生涯规划的实现，是需要依托档案馆这一组织载体的。因为档案馆为谋求自身发展，必须考虑重新进行人力资源的配置，吐故纳新，以保持其持续经营与发展。同时，档案馆依据自身的发展战略和经营需求，关注如何从环境设置入手帮助个人制定、实施职业生涯规划，同时也需要全面掌握个人的情况，如个人的性格，潜能及价值观等。

三 将基层档案管理人员的职业生涯规

划纳入组织管理的策略

（一）对基层档案管理人员个人进行分析与定位

档案馆应对基层员工个人的素质特征、能力结构及发展潜力进行科学地测定和评价。档案馆要完善组织的人力资源管理制度，把基层档案管理人员个人职业生涯规划列为组织和各部门工作的战略组成部分。

（二）帮助基层档案管理人员确立职业生涯目标

档案馆在了解员工个人综合素质和自身对职业生涯的规划的基础上，为个人制定组织内的职业发展规划，统观组织中个人的职业生涯规划，在档案馆的用人制度和职位设计等方面做出相应调整，在制度和环境等方面保证员工个人职业生涯规划的可实现性。

（三）帮助基层档案管理人员制定职业生涯策略

档案馆组织开展针对个人个性的多形式培训，以员工的职业发展为前提，注重培训胜任能力的导向性，而不要仅仅局限于技能和知识培训，更重要的是在职业层面的岗位实践活动。采取适当的迁移策略转化和巩固培训的成果，包括职务策略、激励策略和文化策略等。这是组织培训的支撑策略，如果缺少必要的迁移策略，组织的培训甚至对个人的职业生涯规划都可能流于形式。

（四）职业生涯的评估与修正

档案馆作为组织必须建立完整的跟踪管理制度，以便于对个人职业发展状况进行评估，并根据其当初制定的目标及时予以修正。由于每个人的学习能力及适应能力的差异，个人职业生涯目标并非一成不变，档案馆要帮助其员工对预先制定的个人职业生涯目标的实现状况进行一定程度的修补。档案馆要在员工个人刚开始工作的一段时间内，不断调整其工作岗位，以方便个人能以较快的速度融入到组织中来，伴随着岗位和层次的变化，基层档案管理人员则必须不断接受新岗位和层次的变化，不断提高自身素质，改善素质结构。为此，档案馆仍需加强对员工个人生涯实施跟踪和指导，定期或不定期地对其工作进行反馈和点评，保证员工发展方向的正确性，最终实现职业生涯目标。

总之，将基层档案管理人员个人的生涯规划纳入档案馆的组织管理之中，使每个档案管理人员的成长与档案馆的发展有机地融为一体，以每个档案管理人员个人的成长，来促进档案馆发展，将会大大满足每个基层档案管理人员对自尊、自我价值、自我实现等方面的高层次的精神追求，这会激发每个员工的内部行动动机，充分挖掘其潜能，从内部调动他们的积极性和创造精神，这对基层档案管理人员的激励，将更有实效。

参考文献：

[1].谢晋宇.后企业时代的职业生涯开发研究和实践[J].南开管理评论，2003（02）

[2].刘慧芳，曲晓辉.基层档案管理人员的心理问题及调适[J].北京档案，2011（12）

[3].王学军，李福刚.论职业生涯的二重性[J].福建论坛：人文社会科学版，2004（09）

[4].刘转平.人本原理视阈下的档案馆工作审视[J].北京档案，2012（01）

作者单位：烟台职业学院