塑造完美的“电话形象”

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电话是现代职场中重要的通讯工具。借助电话，我们可以更便捷地工作：公司的同事之间可以通过电话更有效地沟通交流，客服人员可以通过电话解决客户遇到的各种难题，不同地点的各分公司之间可以通过电话召开多方会议……

电话可以传递信息，可以提高工作效率，然而，只有在平时的工作中学会和遵守使用电话的礼仪，文明使用电话，才会提升你的“电话形象”，才会使电话沟通更有效。

通话的时空选择

选择一个合适的时间，是一次成功、愉快的电话沟通的前提。与工作相关的电话要选择在工作时间打，而且最好打对方办公室的座机。但也不是所有的工作时间都适合打电话。如果没有特别紧急的事情，最好避开临近下班的半小时。因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。尤其是需要对方查询后回复的电话，或是涉及重要问题的电话，最好在早晨上班的时候打，此时人的头脑最清楚，办事效率最高。另外，周一上午一般是各部门召开工作例会、制定一周工作计划的时间，周五下午则被很多人用来整理一周的工作，这两个时间段也不适合打电话。

打电话的地点也必须留意。工作电话一般要选择在办公室打，但是要注意选择避开人多嘈杂和容易被打扰的地方。另外，由于很多公司都是几位员工共用一条电话线路，所以如果是比较长时间的通话，尽量选择连接分机较少的线路。否则占线时间过久会影响其他同事使用电话。

通话的态度

打电话时虽然彼此看不见，但说话声音的大小，对待对方的态度，使用语言的简洁程度等，都会通过电话传给对方。即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。

接打电话时注意保持音量适中、语气和蔼、吐字清楚、用词恰当。声音要温雅有礼，用恳切的语气表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚，产生误会，或因声音粗大，让对方误解为盛气凌人。

在开会或与同事交谈时，应将手机设为“振动”状态；在与人交谈过程中需要接听手机时，应先对交谈人说声“对不起，我接个电话”而后再接听。同时，应注意手机的选择要符合自己的年龄和身份。

在办公室拨打电话时，一般不要使用免提功能。一般来说，打出电话的人应主动结束电话。挂电话时，切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大。

拨错号码是常有的事，接到拨错的电话，不能一声“错了”，然后重重地挂上电话，要语气温和地告诉对方：“你打错了，这是××公司。”当自己拨错电话时，应向对方道一声歉。

通话的内容

通话前要确定接电话人的电话号码，想好谈话内容，重要事项应形成重点、理好提纲。

电话接通后的第一句话，应由问候与自我介绍两部分组成。如：“您好！请问是××公司吗？我是××公司的××。”若接电话者不是自己要找的人，应说：“能不能请您帮我找××？”当要找的人不在时，应说：“能不能请您帮忙转告一下？”内容不便转告的可告诉对方联系电话或其他联系方式；在通话结束时应亲切地表示：“谢谢，再见。”

通话时要注意把握通话时间。在正常的情况下，一次通话时间应控制在三分钟以内，国际上通称为“三分钟原则”。通话过程中可以借鉴新闻写作的“倒金字塔”结构，即重要的先说，次重要的后说，可说可不说的少说，长话短说，废话不说。

一个人的“电话形象”，代表了一个部门甚至一个公司的形象，塑造完美的“电话形象”，对个人的职业生涯发展，具有重要的意义。