企业信息流优化方法研究

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[摘要] 本文介绍了信息的基本概念、信息流分类与作用，给出了企业信息流流向的优化措施。本改进方法对提高工作效率，增加企业的竞争力具有一定的参考意义。

[关键词] 信息流 优化 业务流重组

什么是信息?信息论的创始人申农(Shannon)认为:“信息是人们对事物了解的不确定性的减少或消除”;在管理信息系统领域,一种普遍接受的观点认为，“信息是经过加工的数据,它对接收者有用,对决策或行为有现实或潜在的价值”。

信息对于企业非常重要的，但更重要的是信息的传递，没有不经过传递而存在的信息，也不存在没有任何信息的传递。信息在传递过程中发挥它的价值作用。

一、信息流的划分

1.向下信息流。向下信息流源于高层的战略、目标、计划、指令等，它是企业行动中的命令，是从上至下的。向下的信息流越往下，越具体，越详细。

2.向上信息流。向上信息流是基层向相关负责人员描述和反映企业日常事务当前状态所产生的信息流。当信息向上流动时，它会随着需求者的要求越来越简明、抽象。与向下信息流正好相反，越向上，越抽象，越简单。

3.水平信息流。水平信息流是指在部门之间、工作小组之间产生的信息水平流动。

4.纵向信息流。纵向流动的信息是指在本部门中内部岗位间纵深方向的信息传递。例如财务部门中对现金收讫的信息处理中的信息流。

二、信息流的作用

1.信息流对业务流程的指导作用。企业可以分解为战略规划、行政管理、财务管理、研发管理、生产管理、市场营销、人力资源等宏观业务流程。每一个宏观业务流程都内含数量不等的微观流程，每一个微观流程都对应有一个信息流。信息流依附于企业的业务流程,随着业务流程在按职能分离的部门之间流转时呈断续状态,各职能部门之间的信息具有较强的独立性,难于与其它部门整合。明确了企业业务流程和信息流的对应关系,企业战略规划人员和信息系统分析人员可以借助信息流重组来指导业务流程的重组,借助信息技术来实现业务流程的自动化。

2.信息流对物流和资金流的整合作用。产品通过研发、生产、销售、库存、运输环节,途中经历原材料、在制品、产品、商品等状态，每个环节都要伴随资金的收支和占用情况。物流和资金流的状态与企业的库存、现金流情况密切相关，需要信息流的指导和控制，调节物流和资金流的数量、方向、速度、目标,使之按一定的目的和规则运动，缩短产品到顾客手中的时间,加速企业的资金流动。

3.企业内信息流的优化。

（1）串行信息流向并行信息流改进。就是将有先后顺序且后者以前者为基础的串行信息流改为同时进行的并行信息流，从而缩短了信息传输的路径，加快了信息传输的速度，提高效率。如图1、图2所示:

（2)业务流程重组流，找出信息流不畅的环节，并重组原来会造成信息流不畅或瓶颈的业务流程，重新设计流程分析企业内的信息要素的逻辑关系，实现信息流的高效传递，确保信息流顺畅。

如图1所示,它是某一个粮油公司的销售流程,客户在要求赊购时,销售人员要先到财务处查看客户信誉额度,然后再到仓管处查看客户所购货物,满足要求后开出有效订单,这种流程大大降低了客户服务效率和响应速度。了解到图1的弊端,然后将流程重组改为图2所示流程,客户要求赊购时同时进行两个动作,条件都满足时自动生成有效订单,从而减少了客户等待时间,提高了效率。

（3）基于核心信息流进行企业商务活动。每一个企业都有它的一个核心信息流，如生产型企业，它的核心信息流是订单信息流。用订单信息流调动其它部门力量进行企业商务活动，是指企业的采购、生产、销售等一切商务活动都以客户的订单为纽带进行。从接到订单时起，所有与订单有关的部门就开始协调运作，通过共同协作来高质量、高效率地完成客户订单的要求。图3为原有的订单流程,以订单信息流为核心信息流对原有流程改进,得出图4。

对企业而言，以订单为核心的企业活动的优势表现在:①减少企业采购行为的盲目性。企业采购部门将订单作为管理的标准和依据，在采购人员配置、采购时间确定、采购物资的种类、数量和质量等方面都有了参考依据;②有利于减少库存。没有订单的采购意味着采购的是库存，没有订单的制造就是制造库存;③加速企业流动资金的周转。企业按订单从事商务活动，就可以实行按需生产，按需订货，并随时通过网络了解客户订货状态。这样企业无需保持大量预防性存货，从而大大降低资金占用。

三、结论

企业的信息流在现代企业中处在前所未有的管理地位，这正是信息时代的企业和工业时代企业的根本区别。通过对企业中的信息流的优化，可以协调它所有的部门行动和业务环节进行无缝协作，来共同完成顾客价值创造的过程。由此以信息流为先导完成对现金流和物流的全面整合，从各自独立分散走向三合为一，使企业的信息流成为企业的数字神经，指挥企业所有的战略管理和业务运作，为企业的竞争提供优势。

参考文献:

[1]邓苏张维明汤大权等:信息系统集成技术（第二版）[M].北京:电子工业出版社.2002.6

[2]陈国青郭迅华:信息系统管理[M].北京:中国人民大学出版社.2005.12

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