巧用电子表格提高工作效率

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Excel是当前用途最广泛的办公软件，也是Windows平台下最成功的应用软件，这是因为它设计成为一个数据计算与分析的平台，集成了最优秀的数据计算与分析功能，用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格，并在Excel的帮助下出色的完成工作任务。

一．Excel的功能和特点

电子表格（Excel）是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。

电子表格（Excel）是功能丰富和数据处理能力强大的表格软件，电子表格（Excel）可以输入输出、显示数据，可以帮助用户制作各种复杂的表格文档，进行繁琐的数据计算，并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格，同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来，极大地增强了数据的可视性。另外，电子表格（Excel）还能将各种统计报告和统计图打印出来。利用Excel处理工作和学习以及生活中所需要的表格中的数据，既容易掌握，又方便实用，是办公自动化的好助手。二、Excel在学校工作中的运用

1.学校报表中的使用

学校开学上报各类报表，统计教师、学生的相关数据，如果用计算器计算，不仅时间较长，还容易出错。如：在统计学生的年龄段及女生人数时，可使用统计函数计算出每个年龄段有几人的同时还可以计算出该年龄段有女生几人。这样几个小时的工作几分钟可以完成，并不会出错。

2.教务工作中的使用

学校教务处工作是学校重点工作，工作量较大，事务纷繁，而Excel成了教务主任有力的助手，帮助教务主任完成了很多繁索的工作。如：在学生成绩统计中，利用Excel很快的计算出学生成绩的总分，每一科的平均分、及格率、优生率，然后根据学生总分来排序（排出名次）。同时还可以使不及格的学生成绩自动变成红色。

3.教学中的使用

《统计图》是小学阶段所学的一节内容。如果把Excel的基本知识用于数学统计教学内容之中，你的课堂将会变得更加有趣，学生将会更加有兴趣参与到课堂教学中。Excel软件中的图表功能可以在课堂上根据学生的兴趣、爱好绘制各种类型的统计图，让每一位学生都参与到教学中。Excel对统计教学来讲，不失为一种很好的辅助手段。

三．Excel使用经验交流

1.快速输入身份证号

在Excel数据表中，我们经常要输入大批量的数据，如学生的学籍号、身份证号等。这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察后我们发现，这些数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输入量。例如身份证为例，身份证由18位数值组成，铜仁前6位相同，均为522221，后12位为不相同数字，如身份证为“522221198507286231”。操作步骤如下：选中身份证所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“522221000000000000”。不同的12位数字全部用“0”来表示， ［确定］退出后，输入“198507286231”按回车键，便得到了“522221198507286231”。

2. 根据出生年日时间统计年龄

在填写各类表册中，经常需要统年龄。得用Excel比较方便、快捷。如：

计算一名教师年龄时，在C2单元格中输入出生日期“1974年2月22日”。如果要在2011年计算这位教师年龄方法是：a.先把出生时间设置“日期型”。B. 在D2单元格中输入“=2011——year(c2)”（D2单元格必需设成“数值”格式小数点为0位）回车即可。

计算机运用日趋成熟，在工作中如果能用好计算机，不仅可以减少了工作量，而且提高了工作质量。作为一名教师，面对信息技术快速发展的局面，要不断提高自身的信息素养，掌握信息技术应用的知识并在实践中提高操作技能。