基于协同商务的企业协同化信息管理

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【摘要】 剖析协同思想,分析企业传统信息系统的局限,提出企业信息系统协同化的理论,并对企业信息系统的协同给出具体的实施策略。

【关键词】 电子商务;协同商务;信息系统协同

协同思想在20世纪60年代由德国的Hermann Haken教授提出,最早只是应用于计算机科学和系统科学,并由之产生了CSCW(Computer Supported Cooperative Work,计算机支持的协同工作)这一新兴学科。基于协同思想的协同商务(Collaborative Commerce,简称C-Commerce)概念是由Gartner Group公司在1999年8月提出。 2000年摩根・斯坦利(Morgan Stanley)、IDC(International Data Corporation)以及普华永道(Pricewaterhouse)等国际著名咨询公司纷纷发表协同商务的研究报告,随后IBM、SAP、Oracle、HP等从事电子商务的世界主要IT厂商都陆续推出有关协同商务的解决方案。协同商务理念就是通过充分利用Web技术,增强企业与企业之间在产品设计、制造资源、销售、市场、服务和客户等方面的全方位协作能力,通过企业之间的协作共同快速提供客户满意的产品和服务,增强企业的应变能力和竞争能力。Gartner Group和IDC都预测未来的大多数B2B电子商务都将会利用协同商务模式。

信息技术的飞速发展,使信息系统成为企业日常管理的一种必不可少的手段,协同思想的兴起,使得传统的信息系统不再适应今天的企业运行环境。在国外,关于协同化的信息系统已经从研究阶段走入企业中的实施阶段,在国内,关于协同商务的研究还处于刚刚起步的阶段,关于协同商务的专著很少,对于信息系统的协同化研究也是在初级阶段。

一、协同电子商务的技术保障

1.计算机硬件技术。在过去的几十年里,计算机硬件得到了飞速的发展。计算机芯片技术经历了从电子管、晶体管、集成电路到大规模集成电路四个发展阶段,现在可以说是超大规模集成与其它先进技术,如纳米技术等的结合下发展。

2.计算机网络与Internet技术。所谓计算机网络就是通过通信线路和终端设备等构成的一个群体。目前,计算机网络大部分都是多台计算机之间能互连、通信、达到资源共享的目的的网络系统,它是计算机及其应用技术与通信技术日益发展且二者密切结合的产物。随着Internet出现,计算机网络得到了飞速的发展,并已渗透到各个领域,Internet使得信息交换越来越频繁、信息交换量越来越大、范围越来越广,并正在日益显示着它对信息化社会所带来的影响和深远意义。

3.软件技术。协同商务的发展更大程度地依赖软件技术的发展。软件技术的发展可以从以下几个面来说明:

(1)操作系统。Windows的普及为协同商务的实现打下了坚实的基础,Unix系统(通常作为各种服务器)为协同商务提供稳定高端运行平台。开放源代码的自由软件Linux给操作系统注入了新的活力和引进了新的竞争。

(2)软件开发技术。计算机编程语言大致经历了机器语言汇编语言高级结构化编程语言(如FORTRAN,PASCAL,C)的过程,后来引入了面向对象(Object-Oriented)的分析和设计方法,最近Microsoft公司提出了基于XML的NET的软件体结构,为协同商务的应用提供了快捷的集成化开发平台。

(3)数据库技术。数据库技术可以理解对大量的数据进行存取和管理的技术。关系数据库模型由于严格的数学基础,抽象级别高而且简单清晰,得到了很大的发展和应用,相继出现了Oracle、Sybase、Informix和SQL Sever这些大型的数据库系统。

(4)WEB技术。采用WWW和HTML标准开发的新型用户界面 ―浏览器的出现,使Internet走出高科技的实验室,通向了各行各业和千家万户。

二、企业信息系统存在的问题

1.企业信息系统多元化带来新的信息孤岛产生。从企业信息化实施来讲,企业信息系统一体化建设即企业信息应用的集成与互连失败势必导致信息孤岛的产生。现有系统之间出现了不能满足的信息沟通需求或者系统本身缺乏满足新的信息共享需求的能力或者当现有系统之间出现了新的信息共享需求,又无法通过调整系统配置建立相互之间的沟通时、满足新的要求时,信息孤岛就出现了。协同商务对外要求与供应商,分包商,客户之间的沟通,协调合作,对内要求与企业内部的产、供、销环节实现一体化集成。这就需要企业的Web系统和现有的在企业中运行的后台应用系统之间的无缝集成,如果存在信息孤岛,协同商务的效果可想而知。

2.信息沟通不畅,对企业外部资源利用不足。在这个信息决定一切的时代,企业仅靠企业内部搜集产生的信息是远远不够,企业要生存发展,必须要学会利用企业的外部资源,尤其是利用Internet来挖掘信息。现行企业的信息系统虽然正在逐步与电子商务整合,却并未考虑到如何利用信息系统去挖掘企业外部信息资源。现行的企业信息系统不能带来良好的企业间沟通,尽管企业间B2B电子商务的应用越来越普及但是仅仅依靠电子商务已经难以满足今天企业间沟通的需要。

3.信息不对称,应变能力差。企业信息系统的自我封闭所导致的消息滞后,信息陈旧,忽视企业外部的海量信息,使得企业在突发性危机面前措手不及,也无法于供应链上的合作伙伴达到利益上的双赢。

综合来看,现行企业信息系统的局限性主要体现在两方面:一方面企业内部信息系统之间集成化不足,带来企业内信息系统互相沟通困难,带来更大的信息孤岛;另一方面企业间信息系统难于沟通,为企业间信息交流带来障碍。这两方面的缺陷严重阻碍了现代企业的生存及发展。

三、企业信息系统协同化

1.协同化信息管理定义。定义:一种集成的管理模式,着重于如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识,帮助企业解决信息共享和再利用的问题,其任务是帮助企业进行现代管理提高整个企业的运作效率提高企业的核心竞争力(下图1是关于企业协同信息管理系统的模型)。

2.信息协同的划分。如果按信息协同的程度来分,企业的信息协同可以分为:信息转移与信息创造。信息转移是指企业信息的协同仅表现为信息在双方之间的流动,它是信息的对称化、信息共享或信息的简单学习(单环学习)。其协同效应就体现在对信息的“共享”上。信息创造是指企业信息的协同是在对现有信息整合的基础上,通过学习,创造出新的信息。其协同效应就体现在对新信息的“创造”上。显然,信息创造的协同方式比信息转移具有更高的收益,却因之要付出学习和思考的时间与精力成本。这里主张“信息转移信息创造信息转移”的协同逻辑,这便于企业学习和创造能力的持续提高,便于其核心专长的增强。

把以上二分法的分析范式纳入一个框架,可以得到企业信息协同的不同分类组合,可进一步分析不同信息协同间的转化关系。(下图2可知)在二分法的分析框架里,企业信息协同的分类组合有四种:分别是企业内信息转移、企业内信息创造、企业间信息转移和企业间信息创造,企业必须首先整合自身内部信息,在内部信息不能满足战略需要的时候,才考虑与外界的协作,只有这样,协作的成本才最低。

信息的协作过程,本身就是一个由低层到高层、由浅入深的“信息螺旋”运动过程。从这一认识出发,信息协同的转化路径应该有两条:其一是“ACDA”;其二是“ABCDA”。其中,每一条路径在每一次返回A点都有更高的起点。在第一条路径里,企业首先与外界进行知识转移,并在此基础上对信息进行整合;在第二条路径里,企业首先在自身内部进行信息的转移与整合,在不能满足自身战略要求的情况下,才进一步与外界进行信息交流,并进一步进行信息的整合。两者相比,第二条路径比第一条多一个“企业内信息创造”的环节,使得第二条路径比第一条更具有战略意义,以便企业信息协同效应的更好发挥和企业竞争优势的获取。

如果按信息协同的范围来分,企业的信息协同可以分为:企业内协同与企业间协同。相比较而言,企业间协同因为面临的信息范围较广(可以与顾客、供应商、甚至竞争者等进行协同),往往产生的协同效果更显著,也因之要承担极大的风险。要牢记博弈论中囚徒困境给我们的启示:合作虽难以达成,但双方协作的得益最大。企业内协同是企业间协同的基础,而企业间协同对企业内协同具有促进作用。这里主张“企业内协同企业间协同企业内协同”的协同逻辑。这便于企业有效地整合内外部知识资源,并巩固自身的核心专长。

3.协同商务环境下信息系统协同化实施策略。对于协同商务而言,企业信息化建设目标不仅是管理企业内部的资源,还需要建立一个统一的信息平台,将客户、供应商、分销商及其他合作伙伴纳入企业信息化管理系统中,实现信息的高效共享和业务有效的链接。作为协同商务在企业信息系统的方案,协同信息系统实施策略可以分为三步:

第一步是在企业内部进行信息系统的集成,以信息管理为核心,包括人力资源管理、客户关系管理和项目管理的内容。再以工作流管理为重心,将项目管理、财务管理的内容集成在一起,实现管理流水线。

第二步是实现与协同伙伴的信息系统协同,以系统的整体应用为核心,将企业内外部的所有系统集成在一起,实现有效的绩效管理。企业内信息系统的协同化,一方面需要的是各个信息系统之间能够互相访问,对各个信息系统的数据能够集中统一的管理;另一方面企业在完成信息系统的集成后,增加信息系统的透明度,使企业之间全方位的信息系统协同,从产品研发、制造、销售直到最终的客户服务,都需要与合作伙伴进行沟通。

第三步是整个供应链的信息系统协同,也是前两种战略的升华。信息中心作为中立方,对进入协同信息中心的企业信息进行相关的审查及认证。对申请成为供应商的用户,进行生产能力、供货能力等与供应商能力相适应的审查。对申请成为第三方物流企业、第四方物流企业的公司,进行物流运输能力等方面的审查。供应链中的所有成员可以在协同信息中心提供相关的信息中找到适合自己的供应商、第三方物流企业及第四方物流企业。

基于协同商务的管理信息系统是引发现代企业运作模式改进的强劲动力,也是保障企业各类产品和服务能够源源不断、高速运作的信息平台。它能够使供应链上的各个成员在自主运行内部系统的同时,快速交互和共享具有一致性的业务信息,获取反映企业整体价值最大化的决策支持信息,提高快速适应需求变化的能力,在最大范围内,寻找所有合作企业和可获得的资源,从中择优选出合作伙伴,并与之迅速结盟,满足企业爆炸性增长的信息需求。

参考文献

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注:本论文获2008年大连市优秀IT教师科研奖励资助