Office 2013 WPS 2012 谁是你的Style

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇Office 2013 WPS 2012 谁是你的Style范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

走进office 2013

为了配合Win8，Office 2013最大的改变也许就要算是外观了。Office 2013采用了全新的界面设计风格，从安装过程开始已经可以感受到Office 2013界面风格上的改变。不过再美的软件，我们还是要看它的功能，Oiffce 2013最值得炫耀的并不是Office 2013界面本身，而是它的在线整合，包括SkyDrive服务和Office 365以及社交功能。

整合SkyDrive

Office 2013与微软SkyDrive网盘服务紧密结合，到处都可以看到SkyDrive或者Windows Live账号的身影。

有了SkyDrive同步功能，我们就可以将文档保存到云端，或者登录https：///从云端打开文档进行编辑（图1），真正做到Office 2013演示短片所展示的：无论在何时何地，都可以使用Office 2013处理各种文档。相信这个功能让很多因为快盘而使用wps的用户看到了回归的希望。

Office 365

注册一个Office 365账户后，我们就能随时访问在线文件和共享网站。它还能在计算机之间同步设置，包括最新的文件和书签等。这样你只需在一台计算机上编辑、保存文件，然后当你在另一台电脑上登录时，就可以看到你刚刚编辑的内容。在默认情况下，Office 365会将数据自动存储到SkyDrive云端（图2）。

实际上，Office 2013采用的许多功能和技术已存在已久。例如，将本地文件同步到云上的SkyDrive Pro服务其实就是Groove的升级。相信骨灰级Office用户都还能够记得，Ray Ozzie为微软带来的创新产品Groove。

社交功能

Office 2013集合的社交功能，可以通过邮箱链接，邀请同事或好友共同编辑文档。只要填入好友的邮箱链接，然后选择交给好友的权限（可编辑或只读），就可以将邀请链接发送给好友（图3）。

好友进入邮箱点击邀请链接后，就会以浏览器打开SkyDrive，用Office的在线模式查看文档，如果你给予了好友可编辑的权限，那他就可以用在线编辑或者打开Word来编辑文档了（图4）。

好友可以用在线版的Office查看或编辑文档，因此这种在线共同编辑的功能，在Word 2013上做批注等操作，将会显示这项操作来自哪个用户。

通过上面的介绍你也许只会对Office 2013有一个大概的新认识，那么在新界面、新功能的背后，在使用中又有哪些新特性、新秘技呢？接着往下看。

Word 2013秘技篇

秘技简介：可以无视系统中是否已安装PDF文档查看和编辑工具，直接用Word 2013搞定。

秘技招式：

由于工作关系，秦英每天都会接收到大量的邮件，其中一些重要的附件多采用PDF格式，虽然很多第三方软件可以支持PDF文档的浏览，但支持编辑PDF文档的免费软件却不多，价值不菲的Adobe Acrobat自然更不在考虑之列。现在好了，Word 201提供了PDF文档的查看和编辑功能，可以轻松地查看、编辑PDF文档。用秦英的话说：“安装个Microsoft Office就等于同时拥有了免费的Adobe Acrobat，这买卖看上去很划算。”

右击任意一个PDF文档，从快捷菜单依次选择“打开方式选择默认程序”，选择“Word（桌面）”作为PDF文档的默认打开方式。以后，只要双击要编辑的PDF文档，该文档就会被自动载入到Word中，然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可。

秘技点评：

Word 2013提供的PDF文档编辑功能，能给我们的日常学习、工作带来极大的便捷，但在实际的使用过程中我发现，该功能其实并非是万能的。比如用幻灯片转换的PDF文件，用Word打开后，将只能得到一幅图片，而不能对其中的文字进行修改。

秘技2：触摸模式

秘技简介：可以瞬间放大屏幕菜单选项和按钮尺寸，让各个命令之间的间距同时放大。

秘技招式：

现在的显示屏越来越大，但是软件上的按钮还是以前的大小，而Word 2013中触摸模式的出现，很好地解决了按钮大小一成不变这一问题。

第一步：单击快速访问工具栏右侧的倒三角按钮，在出现的菜单中选择“触摸/鼠标模式”，相应的按钮（手指状）即会出现在快速访问工具栏。

第二步：点击它，然后在出现的下拉菜单中选择“触摸”或“鼠标”，即可在两种模式间进行切换。如果选择前者，不仅可以瞬间放大屏幕菜单选项和按钮尺寸，而且可以让各个命令之间的间距同时放大（图5），从而帮助你实现精确点击。

秘技点评：

Excel 2013、PowerPoint 2013其实都提供了该功能。不过，正像聪明的你所想象到的那样，该功能其实完全是针对平板电脑或其他触摸屏设备而设的，以防止那些粗手指的哥哥姐姐们因按钮或菜单命令项太小，而出现误按现象。

秘技3：在文档界面直接完成搜索

秘技简介：借助Bing News Search，可以在Word文档界面即时完成搜索操作，也可以将相应的搜索结果直接插入当前文档。

秘技招式：

最近单位正在送审一份重要的报告，领导要求徐彬将报告中涉及的部分关键词插入详细的释义，以便他进行检查，这可让徐彬犯难了，总不成再另外搞一份大部头的解释文档吧？幸好，Word 2013可以通过嵌入Bing News Search让搜索结果实时嵌入Word文档。

在Word 2013中，切换到“插入”选项卡，依次单击“应用程序Office应用程序查看全部”，这里自然需要使用Windows Live ID登录。如果是第一次使用，那么请选择“在Office应用商店中查找更多应用程序”，随后会在浏览器上打开http：///en-us/store/？redir=0页面，搜索Bing，按照提示下载Bing News Search。

完成安装之后，重新切换到“插入”选项卡，选择“应用程序Office应用程序查看全部”，刷新之后可以看到这里有一个名为Bing News Search的应用程序，点击右下角的“插入”按钮将其插入当前文档。此时，当前文档的右侧会出现一个名为Bing News Search的窗格，领导并不需要进行任何复杂的操作，复制、粘贴的操作都可以省略，他只需要在文档中拖拽选择相应的字、词或句子，中文、英文都行，所选定的内容会同步出现在右侧的搜索框，搜索结果也会同步更新（图6）。如果觉得某一项搜索结果不错，那么只需要点击“+”按钮，即可将其添加到Word文本的相应位置。

秘技点评：

虽然需要将文档转换为Word 2013特有的文档格式，但借助Bing News Search，却能够让领导非常轻松地实现“搜索所见所得”的效果，领导的心情自然相当愉悦，也总算让徐彬松了一口气！

秘技4：文档中插入网络图片和多媒体

秘技简介：支持来自、Bing、SkyDriver中的图片和视频插入到文档中。

秘技招式：

为了让客户能直观地了解产品的性能，领导责令张鹏在编辑产品说明时（DOCX格式），最好能将已存放在SkyDriver上的某段产品视频直接编辑到其中，这样，客户在接到该说明时，可以通过双击直接播放该视频，从而加深对产品的了解。在以前，如果要完成这一任务，那么张鹏首先需要从网站下载视频，然后再将其作为一个链接插入Word文档，操作既繁琐而且也很不直观，浪费的时间和精力也是相当可观。而现在即可利用Word 2013提供的插机视频来实现。

第一步：在保证联网的情况下，将光标定位到要插入网络视频的位置，然后在Word上方的功能区中，切换到“插入”标签，单击“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮，打开“插入视频”对话框。

第二步：在“必应Bing视频搜索”文本框中，输入要搜索的视频名称，单击右侧的“搜索”按钮，与此相关的视频就会出现在列表中，选中要插入的视频，单击“插入”按钮，该视频的缩略图即会入到文档中。以后阅读者想令其播放的话，只需单击它即可。

用同样的方法，在“插入”标签的“插图”工具栏中单击“联机图片”按钮，可在文档中插入由Bing搜索到的网络图片。

秘技点评：

Word 2013的可插入网络视频功能，极大地丰富了文档内容，加强了文档的表现力。同时其提供的插入网络图片功能，也给我们的日常编辑操作带来了诸多便利。这其中最直观的感受是，插入网络图片的过程被大大地简化了。

秘技扩展：

Word 2013的插入网络视频功能，只支持DOCX格式的文档，如果你将文档保存成了Word 97～2003的DOC格式，“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮会变成不可用的灰色，这时只需将文档另存为DOCX格式，再进行编辑即可。

Excel 2013秘技篇

秘技1：填充、拆分、合并全自动

秘技简介：可以实现数据的自动填充、自动拆分、自动合并，大大地提高了工作效率。

秘技招式：

好不容易将本学期期末考试成绩总表编排出来，交给领导审阅时，得到了两个意见：最好将表格中的“姓”、“名”两列，合并为一个“姓名”列，即学生的姓和名不需要单独列出；二是修改速度要快，争取在二十分钟内解决问题。

这两个看上去十分简单的意见，却将小王愁坏了，因为他并非Excel高手，无法使用Excel的一些高级功能，快速完成领导交给的任务。如果采用手工一一修改的方式，光是全校五个级部一千多名学生的姓名，也够他忙半天的。不过，幸亏小王使用的是Excel 2013，这样，他利用其中的“快速填充”功能，只需几秒钟就将上述操作快速搞定了。

快速填充功能的特点在于，它能智能分析用户的操作，并可 在用户需要的时候，快速地这些操作应用到相应的单元格中。

第一步：假设“姓”、“名”两列分别对应C、D列，在D列右侧插入一列E，将其标题设置为“姓名”，然后在该列的前三个单元格中，分别输入对应姓、名合并后的学生姓名。

第二步：选中第三个单元格以及其下所有需要输入学生姓名的单元格，在Excel主界面中，切换到“数据”标签，在“数据工具”工具栏中，单击“快速填充”按钮，所有学生的姓名将自动输入到所选单元格中（图7）。输入完毕，再将C和D列删除，“姓”、“名”两列的合并工作就完成了。

秘技点评：

Excel 2013的快速填充功能，可帮助我们快速实现很多操作，比如将几列中的数据自动合并成一列，或从某列中拆分出相应信息并形成单独列，以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等等。当然，这些还只是快速填充功能的一小部分，更多的功能，还需要我们在日常的使用过程中，自行学习、探索。

秘技2：数据分析 瞬间可就

秘技简介：集中了格式、图表、汇总、表、迷你图等五大功能，可以一键调用，帮助我们在最短的时间内完成相应的操作。

秘技招式：

考试成绩录入完成后，领导要求李东将成绩为60分及以下的单元格，应用某种方式突出显示，以便领导能更好地了解全校学生的“瘸科”情况，从而督促相应教师制订出切实可行的辅导方案。其实领导的这一意图，利用Excel 2013可轻松完成。

比如此例中，小王想对学生成绩进行分析，并对60分及以下的单元格进行标注，可以这样操作。

第一步：选中各科成绩所在的单元格并右击，在弹出的右键菜单中选择“快速分析”，打开相应的对话框，切换到“格式”标签，单击“大于”按钮（图8），打开“大于”对话框。

第二步：在 “为大于以下值的单元格设置格式”文本框中，设置数值为60，然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头，在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式（如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等，图9），确认后，所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式。反过来说，由于不大于该数值的单元格不会发生变化，所以也就非常容易识别了。

秘技点评：

和快速填充功能相比，Excel 2013的快速分析功能更强大，利用它，我们可快速为所选单元加上相应格式，或者在表格中插入相应图表、应用各种汇总公式等。由于其中分析功能都由程序自行完成，我们要做的就是选择合适的格式或图例即可，所以即使是Excel菜鸟，也可轻松打造出十分专业的表格。

秘技3：插入应用程序

秘技简介：可根据自己的需要，为Excel表格插入一些收费或免费的应用程序，比如Gauge、Docstoc Preminm、Dictionary Merriam和Bing Maps等。

秘技招式：

为了突出公司的人性化管理，准确而直观地了解每个员工的籍贯信息，老板向赵霖提出一个看似苛刻的要求，能否在员工名单表格中添加进一幅地图？具体要求是，当他在表格中选定某员工的地址时，该地址会同步显示在地图上。老板的这一看似荒唐的要求，被赵霖利用Excel 2013提供的插入程序功能轻松地搞定了。

打开员工信息表，切换到“插入”标签，单击“应用程序”工具栏中的“Office应用程序”按钮，然后在出现的菜单中选择“查看全部”，打开相应的对话框，单击“Office应用商店”按钮，屏幕上就会出现相关的站点。使用Microsoft账户登录，在搜索框输入Bing Maps进行搜索，点击Add按钮将其添加到Excel 2003（图10）。

以后，无论是老板在浏览员工信息时，还是在赵霖要输入员工籍贯时，如果他们想让地图自动定位到相应位置，都可以在“Office的应用程序”窗口找到并单击已经安装的Bing Maps应用程序，加载Bing地图。这样，当老板想查看某员工在地图上的位置时，他只需选中该员工所在的城市或地区，相应的位置就会出现在Bing地图上。

同样，赵霖在输入员工籍贯时，也会随着输入的信息，自动定位到相应位置（图11）。

秘技点评：

Office 2013提供的插入应用程序功能，在一定程度上丰富了表格功能，而且Office应用商店中的程序数量还在不断地增加中。不过略微遗憾的是，迄今为止，商店中还没有为中国用户设计的程序，所有程序皆为英文，而且适用范围也和国内用户的需求有一定差异。比如上面讲的Bing地图，就存在服务器反应缓慢、对中文支持不好等缺点。所以在使用Bing地图来定位地名时，最好使用相关城市的汉语拼音，否则定位结果可能会令我们失望。

PowerPoint 2013秘技篇

秘技1：一键更换主题

秘技简介：这里所说的一键换主题并不是指PowerPoint的皮肤，而是文档的主题。只要一键即可为整个演示文档更换各种内置主题，轻松而方便。

秘技招式：

由于推广的需要，张佳需要在多个产品会上演示同一个幻灯作品，但这样一来，问题就出现了，因为有许多入会人员，是出于想全面了解该产品的愿望，反复参加了多次会，很显然，对于这样的用户来说，一成不变的幻灯模式，并不能引起他们的最大注意（至少没有新鲜感了嘛）。于是张佳想，能不能让同一个演示作品，在不同的会上，都能以一种全新的面貌出现呢？以前张佳要达到这一目的，唯一的办法就是对作品重新设计，并将它们逐一保存。不过现在好了，因为他使用了PowerPoint 2013。借助于它提供的一键更换主题功能，他可以在瞬间让作品改头换面。

演示时切换到“设计”标签，在其中的“主题”工具栏中，我们可看到程序提供的11大主题，选择其中任何一个，演示文稿中的所有元素（包括颜色、字体、效果、布局、文本属性、段落属性、设计元素、照片和纹理等）就会发生改变，非常方便（图12）。

秘技扩展：

除了可直接应用程序内置的主题外，高级用户还可以通过单击“主题”工具栏右侧的下拉箭头，在出现的下拉菜单中，对主题的颜色、字体、效果和背景等项进行修改。修改后的主题可以直接保存，方便下次调用。

秘技点评：

一款设计精良的主题，能给我们的演示加分不少，而新版Office 2013中加入的这个一键更换主题的功能，从很大程度上减轻了用户的操作强度。

秘技2：通过超链接发送给其他人共享

秘技简介：可以将编辑完成的演示文档通过超链接发送给其他人查看，而查看的用户不需要在自己的电脑上安装PowerPoint或任何其他产品。

秘技招式：

周林忽然接到老板的电话，让他把最近编辑完成的《公司发展规划》演示文档火速发送到老板的PC中，以便老板能在即将召开的企业会议上演示播放。考虑到老板的PC中并未安装Office或WPS办公套件，如果单纯传文件过去恐怕无法实现演示，所以周林灵机一动，用传递超级链接的方式最终完美地完成了任务。

第一步：打开编辑完成的文档，在主界面中单击“文件”按钮，切换到相应界面，选择左侧的“共享”项，然后在中间的“共享”栏中选择“联机演示”，此时界面右侧会出现一个“联机演示”窗格，根据自己的需要，确定是否要勾选“启用远程查看器下载演示文稿”（如果勾选该项，远程演示该文档的用户可以直接将文档下载到本机保存），单击“联机演示”按钮（图13）。

第二步：PowerPoint会自动将该文档上传服务器，上传完毕，会生成一个链接地址（图14），接下来周林只需单击“复制链接”按钮复制该地址，然后将其通过QQ或邮件的方式告诉老板，老板点击后，即可在打开的IE浏览器中看到“正在等待演示开始”的字样。这时，周林只需单击“启动演示文稿”按钮，老板PC的浏览器上就会出现相应画面，演示结束，周林再单击“结束演示文稿”按钮（或按下ESC键），结束演示即可。

秘技点评：

通过PowerPoint 2013的“联机演示”功能，我们可以发送指向幻灯片的链接给共享者，或者启动完整的 Lync会议，该会议可显示平台以及音频和IM，这就保证了不论在任何地方，共享者只要手头有一台可以上网的PC或其他网络设备，就能轻松地参与到文档的浏览中来。PowerPoint 2013的强大可见一斑。

看了以上Ofiice 2013的新特性，你一定会感慨现在办公软件的强大，但是作为“外来和尚”的微软Office真的会念经吗？作为国产办公软件领军品牌的金山WPS又有哪些独家秘技与之抗衡呢？那我们不妨列举一下WPS 2012的杀手锏，看看WPS是否更适合国人使用。

WPS 文字秘技篇

秘技1：反片打印 个性T恤我设计

秘技简介：反片打印又叫镜像打印，就是打印出来的字和图像都是反的。该打印方式在印刷行业中广泛使用，但这种打印功能通常需要专业的PS（Postscript）打印机才可以实现。

秘技招式：

过几天就是丽丽的生日了，丽丽的男友小孙一直纠结于不知给女友送什么样的礼物才好。一次偶然的机会，小孙看到路上行人T恤衫上的本人照片图案很不错，就想可以给女友制作一件印有两人亲密合影的T恤衫啊。说做就做，买转印纸和白色T恤。在制作时小孙却发现自家的打印机不支持“反片”打印功能，于是他想到了WPS中提供的反片打印功能，动手试了一下，完美的反片图案出现了。接下来，他只需将该图案转印到T恤衫上即可。

在WPS中打开要反片打印的文档，单击工具栏中的“打印”按钮，打开“打印”对话框。在其中设置好所用的打印机，勾选“反片打印”项，然后确认即可（图15）。

秘技点评：

WPS的反片打印功能很好地弥补了大部分打印机不支持反片打印的不足，使得低端打印机也能轻松完成这貌似“高档”的工作。虽然从使用频率来说，它的出场频度并不高，但一旦啥时要用到，我们就会发现它能带来的便利远远超过想象。

秘技2：网摘不愁 段落自动化调整

秘技简介：轻点鼠标，即可快速删除文档中的硬回车并重新调整段落。

秘技招式：

阿呆从网上复制了一些资料，粘贴进WPS后才发现，这些文本居然是以硬回车的方式来表示换行的，这样不仅使得文档显得凌乱，段落繁多，而且也不利于编辑。那么，阿呆怎样才能快速地消除这些硬回车，同时还能够完整保留文章原有的段落格式呢？其实简单。

在WPS主界面中切换到“开始”标签，单击“工具”工具栏中的“文字工具”按钮，打开相应的菜单，选择“段落重排”（图16），WPS就会删除段中的硬回车，将文本组合为正确的段落形式。

秘技扩展：

除提供了段落重排功能外，WPS文字还提供了“删除空段”、“删除段首空格”、“删除空格”等实用的功能，通过它们，我们只需轻点鼠标，即可轻松地完成空段及空格的删除工作。而在Office Word中，要达到同样的目的，我们必须借助较为麻烦的替换方法才行。此外，值得一提的是，除了上述功能外，WPS还提供了一个“智能格式整理”功能，选择该功能，我们可同时完成段落重排、空段和空格删除等操作，相当智能。

秘技点评：

在WPS文字诸多特色功能中，段落重排和智能格式整理功能是我最喜欢也是最常用的功能之一。因为借助它们，我可以在几秒的时间内，完成一篇网摘资料的整理工作，而不管这篇网摘有多长、先前粘贴时的格式形式有多杂乱。这一点，即使是目前最新版的Office 2013也无法做到。

秘技3：多标签显示 方便查看

秘技简介：可以像IE9、Chrome及傲游浏览器一样，以多标签的形式显示打开的多篇文档。

秘技招式：

在WPS文字打开多篇文档，文档标题即会以多标签形式显示在编辑区域上方，方便我们即时切换。这一功能不只存在于WPS文字中，同时还存在于WPS表格和WPS演示中。

当然，如果你不太喜欢这种模式，想让它像Office Word一样以多窗口模式显示文档也简单，只需在主界面中切换到“视图”标签，单击“窗口”工具栏中的“重排窗口”按钮，打开相应的菜单，然后在其中选择一种喜欢的排列方式即可。这些方式包括水平平铺、垂直平铺和层叠等（图17）。

秘技点评：

对于像我一样经常要同时打开多个文档工作的朋友来说，WPS提供的多标签功能蛮实用，但如果你只是偶尔用用，或者从来不会用到，那么该方式可能会让你觉得白白浪费了一行空间。所以在WPS论坛上，有朋友强烈建议能提供一个设置项，让用户自行选择是否使用该模式。但直到现在为止，该设置项尚未出现，这不能不说是一大遗憾。

秘技4：添加斜线表头

秘技简介：可在WPS文字中插入带有斜线表头的表格。

秘技招式：

大学课程繁多，为了让自己不忘记任何课程，造成挂课的恶果，所以陈飞在踏入校门的第一天，就想用在Word文档中插入表格的方法，为自己设置一个课程表，但在设计第一个带有斜线的单元格时他犯愁了，因为对于像他这样一个对表格不是很精通的人来说，要在划完斜线后，再在各斜线界定的区域输入相应的文字，貌似是一件很不容易的事。后来，他发现利用WPS文字提供的表格功能可以很轻松地完成这一工作，而且最终做出来的效果非常棒。

第一步：在WPS文字的主界面中，切换到“插入”标签，单击“表格”工具栏中的“表格”按钮，打开“插入表格”菜单，根据自己的需要，选择好要插入的表格的行、列数量，相应的表格即会出现在编辑区。

第二步：将光标定位在需要设置斜线的单元格中，在WPS文字的主界面中，切换到“表格样式”标签，单击“表格样式”工具栏中的“绘制斜线表头”按钮，打开“斜线单元格类型”对话框，选择一个合适的样式，单击“确定”按钮（图18），当前单元格中即会出现斜线，然后在相应位置输入文字即可。

秘技点评：

Office Word中的表格至今未提供如此轻松的斜线表头设计功能，这一点令我非常诧异，因为从软件设计上来说，这一功能并没有多么复杂，那么最可能的解释是什么呢？当然应该是外国人不怎么使用斜线表头吧。不过，WPS文字中的表格虽然提供了该功能，但更为专业的表格制作组件——WPS表格——却并未提供该功能，这对于经常使用WPS表格来制作斜线表头的用户来说，显然不是一件好事。

WPS表格秘技篇

秘技1：直接输入长数字

秘技简介：无需进行额外的设置，即可直接在表格中输入长数字，如身份证和手机号码等。

秘技招式：

以前在Excel表格中，如果我们输入的是身份证号、证件号、学号等长数字，Excel通常会自动把输入数字的最后三位变为“0”，要解决这一问题，我们一般需要通过将单元格的数字分类设置为“文本”才行。而在WPS表格中，我们完全不用提前设置，直接输入长数字就能正常显示）。

当然，如果你想让WPS中的某单元格以其他格式（如货币、会计专用和科学计数等）显示也简单，只需选中该单元格并右击，在出现的右键菜单中选择“单元格格式”，打开“单元格格式”对话框，切换到“数字”标签，然后在“分类”列表中选择相应的格式并确认即可（图19）。

秘技点评：

对于经常做表格需要多次输入长数字的朋友来说，这个功能减掉了不必要的操作步骤，不但缩短了工作时间，还优化了用户体验，非常符合国人的习惯。

秘技2：一键提取生日和性别信息

秘技简介：可在单元格的身份证号码中快速提取生日、性别信息。

秘技招式：

本着人性化管理的原则，公司领导让小王充分了解该单位职工的出生日期，以便在生日到来之际有所表示。对于领导布置的这一任务，小王面有难色，因为就本单位员工的数量来说，5000多个员工要逐一提取绝对不是一件易事。后来，小王在WPS高手老张的指导下，只用几秒钟就轻松完成了任务。

由于本单位员工的信息表格中，已含有身份证号码，所以老张告诉小王，只需借助WPS表格提供的生日提取功能，就能瞬间搞定这一任务。

第一步：用WPS表格打开含有身份证号码的员工信息表，新增一例，将其命名为“出生日期”。

第二步：在WPS表格主界面中，切换到“公式”标签，单击“函数库”工具栏中的“fx 插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，切换到“常用公式”标签，在“公式列表”中选择“提取身份证生日”项，单击“插入公式”按钮。

第三步：在“参数输入”栏中，单击“身份证号码”右侧输入框中末尾处的小图标，此时，屏幕上会出现一个“插入函数”对话框。不管它，用鼠标选中身份证号码所在列的第一个含有身份证信息的单元格，单击对话框右侧的小图标，返回上级对话框，单击“插入公式”按钮（图20），一个出生日期便提取成功了。

第四步：接下来，利用WPS表格中的自动填充功能，单击选中已生成出生日期的那个单元格，拖动右下角的填充柄沿列下拉填充，其他人的出生日期便可依次提取了。

秘技点评：

在Office Excel中，用输入公式的方式，也可轻松地提取身份证中的出生日期和性别等信息，不过，其中的公式需要自己手工输入，操作起来比较麻烦，也容易出错。WPS表格简化了这一过程，将繁复的公式变成了一个基本功能。

秘技3：同时插入多个工作表

秘技简介：允许用户一次性在当前表格中插入多个工作表。

秘技招式：

每次全校考试后，王芳必做的一件事就是要将全校各个班级的考试成绩，逐一输入到表格中存档。此时，WPS表格提供的可一次性插入多个工作表的功能的作用就显示出来了。因为利用它，王芳无需像使用Excel那样，要一次次去单击工作表下方的“新工作表”按钮，即能将全校15个班的工作表一次性建立完毕。接下来，她只需再利用这些工作表结构相同的特点，在一个工作表中完成必要的输入，并令这些输入同时应用到各个工作表中即可。

以王芳要建立一个名为“2012年第二学期期末考试成绩”的表格，且要在该表格下插入“一年级一班”、“一年级二班”、“二年级一班”……等工作表为例。

第一步：新建一个表格并将其保存为“2012年第二学期期末考试成绩”，然后右击编辑区域下方的Sheet1标签，在弹出的右键菜单中选择“插入”，打开“插入工作表”对话框。根据自己的需要，在“插入数目”文本框中，输入要插入的工作表数量并确认。

第二步：依次右击表格下方的Sheet1、Sheet2等标签，将其重命名为“一年级一班”、“一年级二班”……然后右击任意一个标签，在弹出的右键菜单中选择“选定所有工作表”，最后在任意一个工作表中设置好要输入的共用数据（如学科名称），这些数据就会同时应用于所有工作表中，从而免去了重复劳动的麻烦，节约了宝贵时间。

秘技点评：

“大处着眼，小处入手”，可一次性添加多工作表这一功能看起来并不起眼，但它却再一次彰显了WPS这一深受国人喜爱的办公工具历来秉承的“让办公更轻松”的设计理念能让用户操作更简单，所谓“积沙成塔，集腋成裘”，您说呢？

WPS演示秘技篇

秘技：支持文件打包

秘技简介：该功能可以将PPT文件以及文件中加入的音频、视频等一起打包保存到文件夹中，这样当我们需要在其他电脑上播放PPT时，只需直接将文件夹拷贝过去即可，所有的链接文件都不会丢失，非常方便。

秘技招式：

文档编辑完毕，在WPS表格主界面中切换到“插入”标签，然后单击“媒体”工具栏中的“文件打包”按钮，在出现的菜单中可以看到两个命令：打包成文件夹、打包成压缩文件（图21）。根据自己的需要选择一种，即可将该演示文档涉及到的所有元素打包为文件夹或压缩文件，方便在其他PC中使用。

秘技点评：

以前的WPS演示和老版本的PowerPoint相比，本来是有着许多优异之处的，比如可将演示文档输出为防篡改的PDF格式文件和易于传播的Flash文件，可在文档中插入Flas等，不过，后来随着PowerPoint版本的不断更新，相应功能已出现在PowerPoint中，不为WPS所独有。

移动办公软件篇

经常外出的办公人士，当然不会忽略用手机或平板随时办公的优势。目前移动平台的Office软件有很多，从常见的Quickoffice到国产的WPS Office，可以说琳琅满目，它们又有哪些吸引人的地方呢？

WPS Office

软件秘技：界面简洁，文档兼容性不错，有强大的网络存储功能。

这是知名的老软件了，PC端的可与微软Office媲美。手机端的虽然年轻了些，但基于金山深厚的技术实力，所以推出后就广受手机用户的喜爱。至于你问我到底是喜欢它的哪个方面，比较多。

比如它的界面简洁，只由界面上部的工具栏和下面的编辑浏览窗口组成，点击工具栏内的功能按钮，会出现第二级工具按钮栏，二级工具按钮栏包括了所有功能的操作按钮，并可以左右拖动。这样的设计，在很大程度上节省了屏幕空间，减轻了选择难度。简易就是美，我喜欢（图22）。

最后，还有最重要的一面，就是它优异的网络存储功能。WPS Office可以和金山快盘关联，这样，只需在电脑、平板和手机中同时安装金山快盘，并且将编辑后的文档保存在快盘中，就可以在任何能上网的地方（包括宽带网络、Wi-Fi和3G网络等），利用手头任意一部设备访问并编辑其中的文档了，很方便。

Documents To Go

软件秘技：功能强大，易用为王，支持Google账户中的文件同步。

从界面布局来说，它的色调沉稳（蓝灰色），具有浓厚的商务感。而且其初始界面基本采用了列表形式，点击不同的功能栏进入其下级页面，在进入二级页面时，工具栏会以动态方式显现，看起来很酷，使用起来也顺手（图23）。

此外，Documents To Go支持创建微软Word、Excel及PowerPoint文件，并能浏览PDF文件，这一点要比WPS强大一些，因为WPS不支持创建PPT文档。不过，Documents To Go不支持打开TXT文本文件，这一点显得比较诡异。

Quickoffice Pro

软件秘技：该有的浏览和编辑功能都有，同时支持关联10个网盘账户。

说到移动办公工具，实际上目前我们在网络上能见到的，在功能方面都大同小异，而界面设计上则各有千秋。比如我一直在用的Quickoffice Pro，其初始界面就采用了图标排列方式，界面除标题栏之外，其余全部为设计精美的图标按钮，直观而且便于点触选择。

同时，在文件兼容性方面，Quickoffice Pro也比Documents To Go和WPS强大，支持创建微软Word、Excel及PowerPoint文件，同时支持浏览TXT、PDF格式文件。

而在网络存储方面，Quickoffice Pro则同时支持关联10个网盘账户，其中包括Google、Dropbox和Box等（图24），不过，这些网盘的服务器都在国外，同步速度较慢，而且有些已经被封闭，要正常使用必须翻墙才行，使用起来不太方便。它和Documents To Go以及WPS相比，不仅支持创建PPT文件，而且能打开TXT文件，而这两点在编辑过程中经常用到，所以还蛮方便的。