哈佛经典:谁背上了猴子?

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇哈佛经典:谁背上了猴子?范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

为什么经理们忙得不可开交，而下属却无所事事？这里我们将探究一下管理时间（management time）的内涵，因为这涉及经理们与他们的上司，同级人员以及下属之间的互动关系。

具体地说，我们将讨论三种管理时间：

受上司支配的时间（boss-imposedtime）――用于完成上司下达的工作任务。对于这些工作，经理们不能掉以轻心，否则会立即受到直接处罚。

受组织支配的时间（system-imposedtime），用于满足同级人员提出的积极支持的要求，若置若闻，也会招致惩罚，尽管惩罚并不总是直接的或迅速的。

由个人支配的时间（self-imposedtime），用于完成经理们自已想出的或者同意去做的事情，然而，其中一部份时间会被下属占用，称为受下属支配的时间（subordinate-imposedtime）。剩余时间属于经理自已，称为自已支配的时间（discretionarytime）。由个人支配的时间不会导致受罚，因为上司或组织压根不知道经理最初的打算做些什么，所以就无法对没有完成什么予以惩罚。

为了满足各方要求，经理需要控制好工作的时间安排和内容。即然完不成上司和组织交代的任务就要受罚，经理们绝不能忽视这两方面的要求。因此由个人支配的时间就成为他们主要考虑的方面，经理们应该努力通过最大限度地减少或消除受下属支配的时间，增加由个人支配的时间中的自由支配时间，然后利用所增加的时间更好地处理上司和组织布置的任务。然而，大多数经理没有意识到，他们把过多的时间花在解决下属的问题上。因此，我们将利用背上的猴子（monkey-on-the-back）这个比喻来分析受下属支配的时间是如何产生的，以及上司应当如何应对。

猴子在谁的背上？

让我们想象一下：一位经理正走在大厅里，这时注意到他的一们下属琼斯（Jones）迎面走来。当两人相遇时，琼斯向经理问好：“早上好。顺便说一下，我们遇到了一个问题。你知道…………”当琼斯继续往下说时，经理发现此次的问题与他的下属向他提出的所有问题一样具有两个特点：其一，他知道需要参与解决问题；其二，他对情况还不够了解，无法如下属所愿当场拍板。最后，这位经理不得不说：“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我考虑一下，我会给你答复的。”随后，两人分手了。

让我们分析一下刚才发生的一切。两人碰面前，“猴子”在谁的背上？在下属的背上。两人分手后，猴子又在谁的背上？在经理的背上。当猴子从下属背上跳到上司的背上时，受下属支配的时间就开始了，一直到该经理把猴子归还给真正的主人喂养为止。在接受猴子的时候，经理自愿地变成自己下属的下属。也就是说，他允许琼斯把他变成她的下属，去完成一个下属通常要为上司做的两件事――经理从自己的下属那里接过了责任，并向下属承诺报告工作进展。

这位下属为确保经理不会忘记这件事，此后将会把头探进经理的办公室，喜滋滋地问道：“事情进行得怎么样了？”（这叫监督）

或者，让我们设想另外一个场景。在会谈结束时，这位经理对另一位下属约翰逊（Johnson）说：“好。把这个问题的备忘录给我送来。”

让我们分析一下这个情景。猴子此刻还呆在下属的背上，因为下一步行动要由他采取，但猴子已经准备跳跃了。注意这只猴子。约翰逊尽职地写好备忘录，并把他放入发文篮（out-basket）。此后不久，那位经理从自己的收文篮（in-basket）拿到备忘录，并开始阅读。现在该谁行动了？是这位经理。如果不赶快行动，他就会从下属那里得到一份后续备忘录（这是另一种形式的监督）。这位经理拖延的时间越长，那位下属就将越感到沮丧（他将会无所事事），而这位经理就越感到愧疚（被下属支配的时间将大量增加）。

想象一下同第三位下属史密斯（Smith）见面的情景。这位经理要求史密斯起草一份公关计划书，并保证向她提供所有必要的支持。临别时经理对她说：“需要帮助的话，尽管告诉我。”

现在，我们分析一下这个例子。猴子最初还是在下属的背上。但它还会呆多久呢？史密斯意识到，在计划书得到批准之前，她不可能“告诉”经理自己需要哪些帮助。而且，根据以往的经验她还意识到，她的建议书要在经理的文件箱里放上好几个星期，最终才能被经理批阅。那么，究竟谁背上了猴子？谁将检查谁的工作？此时，无所事事现象和瓶颈效应又一次发生了。

第四位下属是里德（Eeed），他刚从公司的另外一个部门调来，以便启动并最终管理一个新设立的业务项目。这位经理说，他们应尽快碰头，为这项新的任务敲定一系列工作目标。他还补充道：“我将草拟一份初步方案，然后与你讨论。”

让我们也分析一下这种情况。这位下属拥有了新的工作（经正式任命）和全部职责（经正式授权），但是这位经理却要采取下一步行动。在任务完成前，他将背负着猴子，而下属则无所事事。

为什么会发生这一切？因为在每一种情况下，不论是有意还是无意，这位经理及其下属从一开始就认为问题是两个人的。在每一个例子中，猴子最初横跨在两个人的背上。它只需移动一下那只跨错的腿――“唰！”――下属就一下子消失了，留下经理照管这只猴子。当然，你可以训练猴子不要挪动那条腿，但更简单的办法是，从一开始就阻止它横跨在两个人的背上。

谁在为谁工作？

让我们来假设，这四位下属非常体贴他们的上司，为了不占用他的宝贵时间，每个人都竭力不让三个以上的猴子在一天之内跳到经理的背上。在五个工作日的一周中，这位经理将要背上60只尖叫的――猴子数量太多，根本无法一个个地应付。因此，他把受下属支配的时间用于焦头烂额地处理那些“首要事务”。

猴子的喂养

为了把背上的猴子与任务分派及控制流程之间的相似性讲得更清楚，我们参考一下经理的工作日程表。这种日程表要求遵循“喂养猴子”的五项严格的原则（违反这些原则将导致丧失自由支配的时间）。

原则一：要么给猴子喂食，要么开枪打死它。否则猴子会饿死，而经理则要浪费宝贵时间为猴子进行尸检，或者试图使猴子死而复生。

原则二：应该把猴子数量控制在经理有时间喂食的极限之内。下属应尽量为经理提供足够多的猴子来喂食，但不能超过他或她的时间允许范围。给一只正常状态的猴子喂食不应超过5～15分钟。

原则三：只应在事先约定的情况下给猴子喂食，经理不应该四处捕捉饥饿的猴子，并不分青红皂白地抓到一只喂一只。

原则四：应面对面或通过电话给猴子喂食，但永远不要通过邮件来进行（记住：如果通过邮件喂食，采取下一步行动的人就是经理了）。当然，喂食过程可以包括文件记录，但不能取代喂食本身。

原则五：必须为每只猴子确定下一次喂食时间和主动性层次。只要双方同意，这些约定在任何时候都可以修改，但永远不能变成模糊或不确定的东西。否则，猴子不是饿死，就是最终落在经理的背上。

“对工作时间安排和工作内容加以控制”是关于时间管理的一条有益建议。第一步是，经理可以通过消除受下属支配的时间扩大自由支配的时间。其次，经理应该把增加的自由支配时间的一部分用来确保下属具有主动性，并加以发挥。第三步是，经理把另外一部分增加的时间用于控制上司和组织分派的任务。所有这些步骤都将增加经理控制时间的能力，使他们在管理“管理时间”上花费的每一个小时都能无限增值。

（本文首次发表在《哈佛商业评论》1974年11-12月期上，是该刊最畅销的两篇重印文之一）

【时间管理的5个小技巧】

①对一星期所有的活动和工作计划做出记录；

②尽量用更多的时间去做详细的计划；

③每天的第一件工作就是计划当天的工作，一天最重要的就是做好当天的计划；

④当你在工作时候，请全身心地投入；

⑤能真正做到面面俱到的事情很少，思考和行动的20%有时可以决定你成败的80%。

【麦肯锡：如何进行时间管理】

①不要同时处理多项任务，反而需多花30%时间，失误率则增加一倍；

②不断接触新信息反而抑制创造性；

③自制：集中精力、过滤信息、适当休息；

④找到你“独处时间”

⑤不回复抄送邮件；

⑥打电话胜过邮件；

⑦放弃凡事都须事必躬亲的幻想。

【总裁如何节省时间】

①做好计划来节省时间，优秀的总裁的时间是被秘书管控的；

②建立好职业化平台来节省时间；

③训练员工来节省时间，不要让员工推诿责任浪费时间；

④最最重要的是雇佣优秀的人才来节省时间。