档案信息服务工作拓展研究

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[摘 要]创新是档案事业发展的必然要求。新世纪新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。本文就档案信息服务工作拓展进行了研究，以此强化档案信息服务，并在发展中寻求新的突破。

[关键词]档案；服务；信息

一、创新档案信息服务的工作方法

（一）创新职能转变和服务机制。用创造性的思维方式来开展档案服务工作，是改革开放的要求。要在履行职能上做到“三个转变”，即由收、藏、借用这种一般，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。由只注意搞好内部服务，向服务社会转变。创新服务机制，档案室要充分发挥职能作用，既做到合理分工各负其责，充分发挥每个人的积极性和创造性，又要加强联系，密切配合，步调一致地做好档案服务工作。在服务机制上创新，要加强档案工作人员职业道德教育，制定一整套职业道德规范和章程，并使大家自觉遵守。提高档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量。规范和章程不能流于形式，要表彰先进，树立典型，做到学有先进，赶有目标，充分发挥奖惩制度的作用。要严格履行章程，定期检查与评议执行情况，用制度约束档案工作人员的服务行为，不断提高档案专业人员的素质。

（二）档案部门要开拓思路。要更加主动地为人民群众服务，加快建立健全覆盖社会群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。创新管理思路，由事后搜集材料变为事前介入、事中参与。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力又无目标的状况，努力使档案部门由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。在提供档案服务时，要注重对档案资源进行深度开发，通过整合、加工、编研，努力从浩如烟海的档案资料中筛选出最有价值的东西，使档案服务实现由个别查找向系统整理提升，由简单汇总向专题研究提升，从而为广大需求者提供更多的“增值服务”。

（三）创新管理模式，利用现代化技术提高工作效率。在基于信息化的国家创新发展中，以科学的发展观为指导，国家档案局适时提出实现“两个转变”，建立“两个体系”的工作思路。以社会公众信息需求为导向，立足于以人为本的思想，着眼于经济、民生，档案信息服务正面临着重要变革。我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

二、开展档案信息特色服务

（一）开展多部门联动的主动服务。在具体实施上可与农业、计生、民政、土管、财政、科协等部门联合进行，将馆藏档案中一些政策性、法规性、公益性、服务性等与群众关系密切的档案资料、现行文件进行复制，整理成宣传材料，深入到乡村集市、社区街道、免费赠送群众，向群众宣传土地承包、计划生育、宅墓地分配、农业税征等群众关心的有关政策和法律法规，充分发挥档案的信息功能，为群众提供全方位、多层次、宽领域的档案信息服务，使群众能直接感受到档案给他们带来的实惠，拉近档案部门与老百姓的距离。

（二）建立多层次网络服务方式。在信息技术日益发展的过程之中，网络化、数据化已成为未来档案管理的主要发展趋势。随着数字化档案信息资源的大量出现，用户网上查找索取档案信息的需求日益凸显。针对网上用户特点，应适时开展多层次的网络服务：把传统服务中对单份文件的导引，发展到对档案文献信息中的知识单元、内容的引导，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，引导用户找到自己真正需要的信息。建立网上咨询系统，利用现代科技完善自身的工作与服务，提高参考咨询服务效率，帮助利用者查找其所需要的档案信息，为用户提供深层次、多样化服务。

（三）开发档案的“产品”特性，服务由“窄”变“宽”由“浅”变“深”。当前，档案部门要学会利用现代计算机技术提供远程服务，要利用网上信息量大、传递速度快的优势，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财富，通过加工、处理，使其变成工作需要的优质“产品”。广泛开展对现有馆藏特色档案和社会散存特色档案情况的调查研究，理清现有资源中反映某主题特色的档案哪些较全，哪些需要征集，掌握社会上收藏单位的线索，并制定相应的接收和征集方案计划，明确重点。同时，也可以根据老百姓休闲日增多，追求精神享受的特点，建立一些“档吧”等形式，使老百姓在优雅的环境中，一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。重视对现特色档案的线索调查，跟踪收集、整理，确保特色档案完整性、系统性。最后对馆藏特色档案信息资源进行深入挖掘、整理和开发利用，建立特色档案信息资源库或编制专题性检索工具以保持特色档案信息资源内容的集中，便于利用。

三、结束语

21世纪是发展与变革互相促进的世纪，伴随着我国经济、政治、科技、文化等众多领域的体制改革，档案信息服务也亟待进行体制创新，服务创新，工作创新。也唯有不断地更新观念，加强探索和实践才能在档案服务工作中为社会，为人民创造新价值，使档案工作能与时俱进，不断推向深入。