如何将审计档案“案结卷成”

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年末岁尾，南丰县审计局积极投身于审计档案整理装订工作中。审计档案是审计项目资料的最终集合，是审计经验、业绩、责任等的一个积累，是审计历史的一个浓缩，它所保存的是审计过程中形成的各种文字、图表、照片等每一个步骤的详细记录，对今后的审计发展具有借鉴意义。所以在档案的建立、保管、查阅等方面要按照审计署6号令《审计档案的质量控制》要求，形成质量管理制度，以约束档案的各项管理行为，比如：在档案的装订上，明确责任，实行谁审计谁立卷，审结卷成，而且必须装订整齐、规范；在归档的内容上，要做到内容真实，来源依据充分并经过确认的证据材料；在归档资料的顺序上，要按照规定的排列规则，做到清晰、规范。审计档案质量的高低，不仅体现审计机关基础工作的水平，同时也能反映审计业务工作质量的高低。为提升审计档案质量，该局采取各业务科室档案交叉互查方式，审计人员集中检查，将发现档案中的问题记录备案并签名负责，达到全局档案的统一规范。

如何将审计档案“案结卷成”？审计档案装订中应注意哪几个问题？

装档工作看似简单，其实也有许多学问在里面，如何顺利完成繁杂的归档工作且达到审计署6号令中关于审计档案的质量控制的要求呢？作为审计人员，笔者通过审计项目的装档实践，总结出一些需要注意的问题以及应对这些问题的技巧。

保证完整

审计结束，总有大量的各种各样的审计资料，可能会感到无从下手，这时就需要我们一步一步的理清思路，明确哪些资料需要装档以及装档的程序和步骤等等。

通常，要首先保证四个单元的资料是否完整。第一单元：结论性文件材料；第二单元：证明性文件材料；第三单元：立项性文件材料；第四单元：其他备查文件材料。审计取证单，是否有证据提供者签名及证据提供单位盖章。如果有没盖章的，需要简单分析一下原因：提供单位拒绝盖章、个别遗漏或者其他原因，视具体情况，补章当然是最好的解决方式，否则，审计人员应当注明没有加盖公章的原因。证据有没有一一对应工作底稿，做到一事一稿，以及有多个工作底稿的，有没有做工作底稿汇总表等等。先排列除审计底稿类资料之外的文件，比如审计报告、送达回证、被审计单位反馈意见及会议纪要等。单就审计报告来说，可能就有正式稿、征求意见稿、修改稿、复核稿不同的几份，需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序，与之相对应的意见、说明等附后……第一、三单元的资料页数一般不会太多，但是这些结论类、立项类的资料都是非常重要的依据，缺一不可。有些时间跨度比较大的资料，如被审计单位的整改情况等，就需要审计组及时沟通取得。

排列顺序

给审计资料排序，这是最艰巨也是最烦琐的任务。

结论性文件材料（按逆审计程序并结合重要程度进行排序）；证明性文件材料（按审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序进行排列）；立项性文件材料（按形成时间顺序并结合重要程度排列）；其他备查文件材料（按形成的时间顺序并结合重要程度进行排列）。

首先要检查每一页证据资料，看是否留有充分的装订线，可以粘贴小纸条，并保证每页最终都为A4纸大小。检查签章情况，以个人名义提供的资料，一般在取得时就已经请提供人签字了，不存在后续的问题。以单位名义提供的，需要看是否都加盖了提供单位的公章，证据复印件是否有提供者签名及提供单位盖章，如果有没盖章的，就需要及时补章。其次是请有关的审计人员帮助确定每个底稿后附取证记录的完整性及取证材料的顺序，避免一时疏忽把资料放错位置，并将冗余资料撤出。最关键的一步，要检查底稿、记录与日记的对应关系，看内容、日期是否一致，有无串位的情况；复核所附审计证据是否完整、是否能够佐证审计取证记录和工作底稿。

装订成卷

经过上述步骤，所有资料都已经齐全并且符合归档要求，这时就可以写目录、分卷了。卷内目录必须要写清责任者、题名、以及日期，对于有文号的一定要写上文号。之后就是分卷了，每卷不能太薄但也不能太厚，以恰好能装进档案皮为宜，不塌不凸。编写页码最好用铅笔，以便于修改；要标记在材料的正面右上角、背面左上角，字体不能过大或者过小，过大影响美观，过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰。万事俱备之后，就可以按照“牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用”的要求装订成册了。细心在这时就变得非常重要了，它可以避免更改页码及拆卷等返工情况的发生。

验收归档

在整理档案评审过程中，该局实行审计档案责任制，规定由各业务股长为本股所审项目档案第一责任，要求限归整档，明确档案整理标准，严格执行“三不归档”原则，即：档案内容不完整的不归档，档案内容不规范的不归档，档案格式不统一的不归档，从严把好审计档案验收归档关。要求各业务科室做到“四统一”。一是统一归档顺序，确保了审计档案顺序工作的统一性；二是统一归档格式，确保归档格式的一致性；三是统一检查验收，确保审计档案质量的约束性；四是统一归档时间，确保档案归档的及时性。

审计档案的管理水平是随着一定时期审计内容和审计方式的发展变化而逐步完善和提高的。时代在进步，经济在发展。审计内容和审计方式发生了变化，随之审计档案的管理工作将会遇到新的情况和问题。为了能够适应审计工作发展的新要求，审计档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理，只有加强审计档案质量的事中控制与管理，在现场审计过程中不断探索、发现、研究和解决新问题，才能适应新阶段审计工作发展的新要求。

（作者单位：南丰县审计局）