浅析如何解决我院文书档案管理存在的问题

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【摘要】 医院文书档案是医院日常政务工作的记录,是日后工作可查证和借鉴的重要史料,是医院建设和发展的真实写照和原始记录,对医院的建设和发展有着重要的作用。文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准。在我院档案管理工作中,文书档案管理有待规范,有的档案不被利用,失去了其应有的价值,从而削弱了对医院的建设和发展的作用。为使档案更好地发挥其作用,现就将如何解决文书档案管理中存在的问题作如下观点。

【关键词】浅析;解决;文书档案;存在问题

【中图分类号】R197.322 【文献标识码】 B 【文章编号】1005-0515(2010)006-092-02

医院档案是医院宝贵的财富,加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。我院是1997年落成的市属唯一的儿童专科医院,在这建院十三年中,医院的发展取得了可喜成绩。但在医院的文书档案管理上却与医院的发展不能同步。表现为:全院的精力集中在如何提高医疗质量、确保医疗安全上。忽略了医院的文书档案管理。文书档案由兼职人员管理形成可有可无的状态;对档案管理、档案设备投入少;全院医务人员对文书档案认识不充分等等,这些都形成了医院档案管理水平不能与医疗业务同步发展。医院现处于平稳上升期,在抓好医疗质量的同时,也应该加强文书档案管理,做到医院档案管理与医疗业务同步发展。

一、树立端正态度,重视档案管理,提高档案利用率

医院工作的中心是医疗,管理的重点是如何提高医疗质量,在医院管理和建设中不重视文书档案管理。由于医院对档案管理认识不到位,对档案管理意识比较淡薄,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。这就要:(一)档案管理员积极、主动向领导汇报文书档案工作,并提出适当建设性意见。让领导充分了解文书档案工作,把档案工作纳入医院发展和管理的内容,更加切实担负起领导档案工作的责任。(二)大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。(三)档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立服务意识,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,使医院的文书档案为临床医疗、教学、科研工作服务 ,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,为医院的建设与发展提供强有力的保证 。

二、建立健全档案管理制度,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变

文书档案管理机构不健全、管理职能不明确, 这是医院档案管理的现状。直至目前,医院档案的管理还没有一套科学统一的文书档案管理制度。医院档案室由医院行政办公室兼职人员兼管,自开院以来医院的综合档案室只管理文书档案。人事档案、科技档案、设备档案、财务档案等则分别由人事科、科教科、设备科、财务科等保管,这就形成了一个单位多部门保管档案的格局。这就要完善医院档案管理的体制建设,成立独立的档案管理职能部门,配备专职人员,让档案管理人员掌握主动权,确立档案室在医院中的地位。实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。

三、提高档案管理人员的素质,加强对档案管理人员的培养

医院档案管理人员均为兼职人员,缺乏正规院校的专业档案管理人员。加上档案管理人员素质参差不齐,很难适应新形势下的医院档案管理的发展。医院在人才培养中,存在重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,忽视档案管理人员的素质提高和继续教育。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平,不断总结探索档案管理工作及业务发展,推动档案管理水平的提高。

四、加强文件的收集归档,确保文书档案的完整性

收集工作是文书档案管理的工作前提和基础,收集的质量决定文书档案管理的质量。所以收集工作直接影响到档案管理。文书档案收集范围主要是医院在各项行政工作中形成的文件材料,这些文件材料记述和反映了医院工作历史真实面貌,对今后的各项工作具有重要的参考价值。(一)明确范围 ,避免只重视上级文件,而对本单位形成的各种文件材料,如医院内部使用的文件、工作制度、党政会议记录、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民群众来信来访材料、党团组织关系等收集不全或不收集(二)注重本单位发文的收集,忽略了外来文件的收集。如兄弟医院及其它单位的文件、信函,科室报送的上计划、总结、报告等。(三)建立健全归档制度,制定档案的归档范围,确保归档文件的齐全完整。(四)加强各职能部门对档案管理工作的配合,医院文书档案的收集工作是由各职能部门在各项管理工作中形成并办理完毕的文件材料于年终交至档案室。有些部门注重医疗文书的保管而对医院重大活动缺乏文字记载和资料,或者对形成的资料也不注意保存或上交。还有些部门为了自己工作的便利,不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案室统一保管,容易导致资料不全。这就需加强科室间的配合,避免遗失重要资料,确保档案的完整。

五、利用计算机,加强信息化档案管理

计算机管理档案是现在最重要、最基本的现代化管理手段之一,利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用、储存检索医院的各种门类和载体的档案。让医务人员能及时查找、阅读,使查档案材料由费时费力的原始劳动,变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率。这既是人类劳动能力的解决,更是工作质量的飞跃。因此,医院应充分利用计算机在档案管理中作用,使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,实现档案管理的现代化。

六、扩大档案用房,加强硬件设施

硬件建设,是档案管理工作的基础。硬件的建设合理与否,直接关系到医院档案管理工作的成效,同时在一定程度上反映了医院的管理水平。(一)由于医院的业务用房紧张,行政办公室都只能设在后勤仓库用房。现有的一间档案室,无论从面积还是设施上都不符合档案专用库房的要求,更无法达到档案室、阅览室、办公室的“三分开”,这就需要扩大档案室用房的面积。(二)加强档案室的硬件设施、配备必要的安全保管设施如“设置专门的档案库房,具有“八防”如防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫的能力等一系列的硬件设施。这些都得等医院新大楼落成后才能实现,这里就不再细述。

参考文献

1.蔡燕平 基层医学论坛,2007年第11卷第11期

2.滕华、王奎 中华临床新医学 2006年第6卷第2期

(责任审校:董来红)