房屋登记中询问申请人慎用询问笔录
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《物权法》第12条第1款规定，询问申请人是以申请启动的不动产登记中，登记机构必须履行的职责。在房屋登记实务中，《房屋登记办法》第18条第1款规定，询问申请人是当事人申请不动产登记时，登记机构必须履行的职责，且询问结果须经申请人签字确认归档保留。经申请人签字确认的询问结果是登记机构履行询问申请人职责的证明，也是登记程序完整、充分的证明。《房地产登记技术规程》规定，询问申请人的询问结果宜用询问笔录的形式体现。为此，询问笔录成为询问申请人结果最主要的体现形式，但笔者认为，询问笔录不应当是询问申请人结果的唯一体现形式，且询问笔录应当慎用。
一、问题的提出：房屋登记中，无行政执法资格的登记人员询问申请人产生的询问笔录没有法律效力
如前所述，询问申请人是法律和规章赋予房屋登记机构的职责。所谓询问，是指由登记机构就与登记事项有关的问题，向申请人询问。询问既是一种权利，也是一种义务。不动产登记是登记机关证明和确定不动产物权既存事实的具体行政行为。行政行为是行政主体的执法行为。行政行为是行政主体行使行政职权的行为，行政职权来源于国家的法律，行使行政职权的行为就是执行国家法律的行为，简称行政执法行为。换言之，房屋登记属于行政行为之行政执法行为，房屋登记中的询问申请人，属于行政执法中的权利、义务，那么，在房屋登记实务中，什么样的人才能合法行使这种权利，履行这种义务呢？
《国务院关于印发的通知》（国发[2004]10号）第22条规定，实施行政执法人员资格制度，没有取得行政执法人员资格的不得从事行政执法工作。按此通知精神，各省、自治区、直辖市，以省级政府规章的形式，明确行政执法证是行政执法工作人员具有行政执法资格的凭证，行政执法证由省级人民政府颁发，如《四川省行政执法规定》第20条规定，行政执法人员在执法过程中，必须出示国家统一制发的行政执法证件或四川省人民政府统一印制、监制的行政执法证件。据此可知，在房屋登记实务中，持有行政执法证的登记人员，即具有行政执法资格的登记人员询问申请人产生的询问笔录才有法律效力。
在司法实务中，《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》（法释[2002]21号）第10条规定，被告提供的被诉具体行政行为所依据的询问笔录作为书证的，应当有行政执法人员、被询问人的签名或者盖章。据此可知，因房屋登记产生的行政诉讼案件中，登记机构向人民法院提交询问申请人的询问笔录作为证据，一是证明登记程序完整、充分；二是证明被诉的登记事项是登记人员审阅登记材料后，就其中需要进一步了解的问题询问了申请人，即对申请登记的内容尽到了合理、审慎的注意义务。但询问笔录上签名的询问人员若不具有行政执法资格，则该询问笔录将不被人民法院采信，人民法院将视登记机构没有履行询问申请人的职责，从而认定登记程序不完整、不充分，即认定登记程序违法，可能由此作出对登记机构不利的判决。
因此，从国家政策、地方规章的层面和司法实务的角度考量，房屋登记中无行政执法资格的登记人员询问申请人产生的询问笔录没有法律效力。
二、问题存在的原因：由于体制原因，房屋登记机构缺乏履行询问申请人职责的行政执法人员
按我国现时的行政体制，房屋登记机构设立的主要形式有：一是市、县人民政府设立的政府序列机关；二是市、县人民政府设立的属于事业单位法人的行政机构；三是市、县人民政府相应主管部门设立的纯事业单位性质的登记机构等。鉴于此，行政机关和行政机构性质的登记机构具有行政执法主体资格，按规定配备有一定比例的行政执法人员，虽然这些执法人员可以在房屋登记中履行询问申请人职责，但房屋登记案件日益增多，且登记种类多，关联的法律关系复杂，现有的行政执法人员也很难满足登记的需要。纯事业单位性质的登记机构则不具有行政执法主体资格，接受相应主管部门的委托，负责本区域内的房屋登记工作，其行为属于委托执法行为，此类登记机构配备有数量极其有限的行政执法人员，一般情况下，还只是单位领导持有行政执法证，在房屋登记中，几乎无法履行询问申请人的职责。
在房屋登记实务中，《房屋登记办法》第6条规定，房屋登记人员应当具备与其岗位适应的专业知识。从事房屋登记审核工作的人员，应当取得国务院建设行政主管部门颁发的房屋登记上岗证书，持证上岗。国家住房和城乡建设部《关于做好房屋登记审核人员培训考核工作（试行）的通知》（建房[2009]61号）第1条规定，实行房屋登记审核人员持证上岗是《房屋登记办法》确定的一项制度。在房屋登记机构从事初审、复审、终审等具有房屋登记审核性质工作的人员，应按照《房屋登记办法》和本《通知》的要求，通过房屋登记人员培训考核或确认，取得《房屋登记官考核合格证书》后，成为房屋登记官，方可从事房屋登记审核工作。据此可知，规章和政策规定从事房屋登记审核人员必须取得房屋登记官资格，但房屋登记官是否具备询问申请人的资格呢，须以房屋登记官考核合格证书是否是行政执法证为前提。
《房地产登记技术规程》规定，登记官是通过全国房屋登记审核人员培训考核，从事房地产登记审核性质工作的专业人员，是一种专业技术资格证。因此，在房屋登记实务中，没有行政执法资格的房屋登记官也无权询问申请人。
三、问题的解决：询问申请人的结果可以以申请人声明的方式体现
询问申请人是《物权法》和《房屋登记办法》课以登记机构的职责，登记机构应当履行，但在现时制度和体制环境下，履行方式该怎样体现，才与政策规定和司法实务的要求不产生冲突呢？
《物权法》只规定了登记机构须询问申请人，但对询问结果的体现方式没有作规定。《房屋登记办法》只规定了询问结果须归档保留，对询问结果的具体体现方式没有作出规定。询问的目的主要在于核对登记申请人提交的材料，以确定其是否真实。换言之，房屋登记本质上以申请人提交的材料作为登记依据，询问申请人只是一种辅助审查手段，使登记机构在查验登记材料的基础上，进一步了解申请登记内容的真实性、合法性，故《房地产登记技术规程》规定，询问申请人的询问结果宜用询问笔录的形式体现。该规程之本规程用词说明中说明“表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的：正面词采用‘宜’，反面词采用‘不宜’。”据此可知，在房屋登记实务中，如果询问申请人的登记人员没有行政执法资格，询问结果可以不用询问笔录体现。申言之，询问笔录不是询问结果的唯一体现形式。
笔者认为，有行政执法资格的登记人员制作的询问笔录，固然是合法有效的询问结果的体现形式，但无行政执法资格的登记人员询问申请人后，则不应当制作询问笔录，可以根据不同的登记类型制作相应的声明，声明须明确载明申请登记的内容已经接受登记人员的询问，如转让转移登记，声明内容“我们郑重声明：就申请书上申请转让转移登记的内容已经接受登记机构的询问，申请登记内容是我们真实意思的表示，转让房屋权属清晰，共有关系明确，我们知晓不如实申请登记的不利后果并自愿承担由此产生的责任。”由申请人签字确认，即在可能出现的行政复议或行政诉讼中，申请人签字确认的声明作为书证，其内容能证明登记机构履行了询问申请人的法定职责，既省事，又在现时制度、体制环境下有效规避了政策、规章和司法实务对询问人员行政执法资格的限制。
四、延伸思考：申请人的书面声明作为登记机构履行询问职责证据的合法性考量
作为一种义务，如果不询问而发生了错误，登记机构就没有尽到责任。换言之，发生登记错误情形时，如果材料中没有询问申请人的证明，则登记程序存在瑕疵，在可能出现的行政复议或行政诉讼中，登记机构将承担不利后果，申言之，在可能出现的行政复议或行政诉讼中，询问申请人的证明主要作为证明登记机构是否履行询问申请人职责的证据。
有观点认为，询问申请人是法律和规章课以登记机构的义务，登记机构履行询问义务属于行政行为，询问结果必须以行政公文，即询问笔录的形式体现，声明是申请人作出的民事行为，作为登记机构履行询问职责的体现形式不合法。
那么，申请人的书面声明作为登记机构履行询问职责的证据，是否合法呢？
《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》（法释[2002]21号）第55条规定，法庭应当根据案件的具体情况，从以下方面审查证据的合法性：（一）证据是否符合法定形式；（二）证据的取得是否符合法律、法规、司法解释和规章的要求；（三）是否有影响证据效力的其他违法情形。笔者据此对申请人的书面声明作合法性考量。
1.申请人的书面声明属于法定证据中的书证。作为认定案件事实依据的证据必须符合法律规定的形式和要求。按《行政诉讼法》第31条规定，书证属于法定的证据形式，所谓书证，是指以文字、符号、图画等记载的内容和表达的思想来证明案件事实的书面文件和其他物品。笔者据此认为，申请人的书面声明，是通过文字记载的内容和表达的思想，以证明申请人已经接受登记机构的询问，申请登记是自己真实意思的表示，申请登记内容合法等事实，申请人的书面声明满足书证的要求，属于法定的证据形式。
2.申请人的书面声明作为登记机构履行询问职责的证据，符合法律、法规、司法解释和规章的要求。①登记机构是合法的证据收集主体。按《物权法》第12条第1款和《房屋登记办法》第18条第1款的规定，询问申请人是房屋登记机构必须履行的职责，询问结果由房屋登记机构归档保留，故登记机构有权收取作为询问结果体现形式的申请人声明；②登记机构收取申请人声明的方式合法。一是按《房地产登记技术规程》规定，询问申请人是在房屋登记程序中的受理环节，即登记机构是在登记过程中取得申请人的书面声明，即作为书证的声明，是登记机构在完成登记行为前获取，并作为完成登记的证据；二是申请人的书面声明是申请人在公开场合，自愿、如实回答登记机构就有关登记中的问题询问后形成的结果，是登记机构在公开场合，以正当方式收集的证据；③申请人的书面声明作为登记机构履行登记职责的内容和形式合法。询问申请人，是登记机构在查验申请人提交的申请材料后，结合申请登记的内容，就有利于进一步了解真实情况的内容予以询问。至于询问结果的体现方式，《房地产登记技术规程》规定，询问申请人的询问结果宜用询问笔录。但根据该规程《房地产登记技术规程》之本规程用词说明中显示，登记机构可以根据自身条件对询问结果采用其他形式体现，且其载明内容与证明对象有直接的因果关系，因此，申请人的书面声明作为登记机构履行登记职责的内容和形式合法。
3.申请人的书面声明作为登记机构履行询问职责的证据，不存在影响其证据效力的违法情形。如前所述，证据的收集主体、收集方式以及证据记载的内容和证据形式合法，杜绝了登记机构以侵害申请人利益或以其他不正当方式收集证据，确保了证据的效力。
综上所述，申请人的书面声明作为登记机构履行询问职责的证据是合法的，有证明力的。
参考文献：
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