谈如何做好高校办公室协调工作
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[摘要]高校办公室是综合机构，协调工作是办公室的重要职能之一，其工作效果不但会影响全校工作的顺畅、高效运转，甚至影响学校发展建设的大局，因此，探讨如何做好高效办公室协调工作意义重大。本文论述了协调工作的地位和作用，从协调工作的主要内容、原则、艺术方法和如何提高协调能力等方面浅析了办公室人员应如何做好协调工作。
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）07-0250-02
高校办公室作为高校的综合性部门，是高校工作运转的中枢，起着承上启下、协调左右的中心枢纽作用。协调工作是办公室工作的一项重要内容，它对学校各项工作的正常运转和领导决策的顺利实施等起着十分重要的作用。笔者根据自己在高校办公室的工作实践，就做好协调工作谈谈自己的体会，旨在抛砖引玉，与同行交流提高。
一、高校办公室协调工作的地位和作用
协调是管理的一项重要职能，是在管理过程中引导组织之间、人员之间建立相互协作和主动配合的良好关系，有效地利用各种资源，以实现共同目标的活动。协调工作就是围绕组织目标，把各种不协调转化为协调的活动。从办公室所处组织的位置来看，它位于组织的核心地带，和领导具有紧密联系，是领导的参谋助手，又是领导和部门、群众之间以及各部门相互间联络、沟通的桥梁和纽带，同时也是高校面向社会开展公共关系活动的窗口。
办公室的工作离不开协调，协调是办公室搞好管理、服务，当好参谋和助手的重要环节。做好协调能将领导的决策迅速地落实下去，能畅通信息渠道把各方面的情况和问题及时准确地反应上来；能够将各部门凝聚在一起，提高效率形成整体合力；能够为领导排忧解难，让领导摆脱具体事务的烦扰，集中精力谋划建设和发展的大问题；能够使一些亟待解决的问题得到及时解决，缓解矛盾，维护学校的和谐稳定；能够加强与外界的交流与联系，为学校的发展建设起推动和促进作用。
二、高校办公室协调工作的主要内容
办公室协调工作的范围很广，内容很多，主要可以分为以下几类：
（一）领导班子成员之间的协调
学校领导班子成员由于工作分工不同，工作方法和看问题的角度不同，以及工作经历、文化修养、性格、作风等方面存在的差异，他们在制定决策、处理问题时难免会有意见分歧，甚至产生误解。对此，办公室要从全局出发，充分发挥中介作用，及时沟通情况，交流信息，化解矛盾。
（二）校内各部门之间的协调
由于各部门职责不同，看问题的角度不同，工作中难免产生矛盾分歧。办公室人员要经常与各部门保持联系，深入了解情况，及时发现问题，积极理顺关系，促进各部门工作效能的提高，形成整体合力。
（三）领导与师生员工之间的协调
学校领导是学校重大问题的决策者，学校的各部门和广大师生员工是决策的执行者。办公室在及时全面落实领导决策和迅速准确反映师生员工诉求上起着重要的协调作用，既要向广大师生员工做好学校政策方针的宣传贯彻工作，又要耐心倾听他们的意见，对反映的情况和问题认真对待、及时处理，既为群众着想，又为领导排忧。
（四）学校与上级领导部门、政府相关部门，各兄弟院校、实习单位、企业等之间的协调
随着社会的发展和高等教育的不断改革，高校与社会之间的联系越来越紧密。办公室要充分发挥“外交窗口”的作用，努力维护好、发展好学校与上级主管部门，与政府相关部门、兄弟院校、实习单位、企业等之间的关系，努力为学校发展争取一个良好的外部环境和发展空间。
三、做好高校办公室协调工作的几点建议
（一）把握协调工作的原则
1.以大局为重。办公室的工作是为组织的目标服务，因而顾全大局、保证大局利益就是协调工作的基本原则，协调工作必须遵循局部利益服从整体利益的原则，从全校的总体目标出发，站在全局的高度上处理。
2.相互尊重、利于团结。协调的过程是凝聚力量、增进团结、消除误解的过程，所以应采取多种方法，尽量使被协调方互通信息，相互理解，为了共同的目标而努力。切不可居高临下，盛气凌人，甚至假借领导的权力发号施令，强加于人，否则不仅无助于问题的解决，反而会使问题复杂、使矛盾激化。
3.原则性与灵活性辩证统一。协调工作既要遵守国家的法律法规，学校的规章制度，按规定、按领导要求、按操作流程去办理，又要在实际操作中讲究方式方法的灵活，以便于工作开展，效率提高。
4.效益最大化。在开展协调工作时，应充分考虑学校发展建设的重心，把学校的人力、物力、财力、信息等各种资源优化配置，努力做到人尽其才、物尽其用、财尽其利，使各种资源的效益最大化。
（二）掌握协调工作的艺术
要做好协调工作，除了把握协调原则外，还必须掌握和灵活运用协调的艺术，以达到工作事半功倍的效果。
1.把握协调的时机。协调是一种动态的管理过程，办公室人员要有强烈的时机意识和敏锐的判断能力，要根据工作要求，抓住时机迅速开展，以求最快最好地达到效果，更要切实深入到部门和群众中去，及时了解和掌握情况，积极寻找和创造有利时机主动协调，把工作落实好，问题解决好。
2.抓住协调的重点。开展协调时要对协调的工作、问题做细致地调查分析研究，充分听取各方面的意见，搞清矛盾焦点，抓住协调重点，力求做好重点问题、主要矛盾的协调处理。
3.随机变通的处理。协调是一个动态而多变的过程，在协调活动中，常会出现按照现有政策或既定方针行事，矛盾难以解决，协调无法进行，必须根据变化的情况，随时对协调的内容、程序、目的和方式等做出相应的调整，做出非原则性的变动，以促进协调的成功。
（三）增强协调工作的能力
办公室人员在协调工作中，除了把握原则、掌握协调艺术外，还必须提高自身素质，不断增强协调工作的能力。总的来说需要从以下几个方面去努力：
1.树立终身学习的理念。要加强对党和国家路线、方针和政策及政治理论的学习，不断提高思想政治水平，提高政策水平，增加工作的系统性、科学性、预见性和创造性。更要加强业务知识、管理知识和领导科学的学习，努力提高在实际工作中分析问题、解决问题的能力，特别是观察预测能力、分析决断能力和突发事件的处理能力。
2.培养扎实严谨的工作作风，团结协作的工作意识和无私奉献的工作品德。办公室的协调工作事关学校工作的大局，因此，必须有扎实严谨的工作作风，凡事要从大处着眼，从小处着手，踏踏实实、务求实效。做好协调工作不仅仅要发挥个人的能力，更要集体协作，相互配合，因此，必须培养团结协作的工作意识，加强沟通、及时补位。此外，很多协调工作费心、费时、费力，又没有属于个人的显著成绩，因此，必须正确对待个人得失，树立无私奉献的工作品德。
3.不断总结经验探索规律。勤于和善于总结是提升工作能力和工作水平的有益途经。协调工作很多看似无序，但其背后也是有规律可循的。比如对应急的事件和突发事件的处理等，除加强预见性外，更重要的是要有灵活应变能力，做到分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上，合理运筹时间，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱。要通过总结，努力探索和抓住协调工作的规律，实现由无序向有序转化，达到事半功倍的效果。
4.营造良好的人际关系和积累广泛的人脉资源。协调工作实际上大部分是做人的工作，与各种不同性格、不同需要、不同层次的人打交道。如果平时不注重营造良好的人际环境，没有相应的人脉资源基础，协调起来肯定会困难重重。因此，在日常工作中应该充分利用与上级领导、同级各部门、基层群众接触较多的机会，建立健康的人际关系和良好的人脉资源基础，推动协调工作的顺利开展。
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