前期重定义,后期重执行
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摘要:
随着项目管理理论的引入，国内对项目管理日益重视，特别是大型工程公司和项目管理咨询机构，但是，对于如何加强业主方建设管理的研究，相对滞后。随着我国固定资产投资的不断加大和大型企业实业化转型战略的不断推进，项目投资人越来越重视加强业主方建设管理能力的提升，而遵循“前期重定义，后期重执行”的原则，准确项目定义，强化合同执行，是加强业主项目管理的必由之路。
关键词:业主项目定义 设计 合同
中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：
工程项目建设过程中，相对于设计方、监理方、施工方等专业机构，业主方在建设管理的专业性上往往处于弱势，如何加强业主方的建设管理以保障投资项目的最终成功，已经成为项目投资人的一个重大研究课题。中化珠海石化储运有限公司在珠海市高栏港建设了18万立方米油品库区、8万立方米化工品库区、41万立方米油品库区和8万吨级石化码头，四个项目在安全、质量、进度和费用方面均实现了项目目标，并获得了中国勘察设计协会工程总承包银钥匙奖和交通部优秀设计奖等奖项。通过其实践总结得出，遵循“前期重定义，后期重执行”的原则，准确项目定义，强化合同执行，可系统有效地提高业主项目管理水平。
1项目定义明晰是项目执行的基础
项目定义的主要作用是控制项目范围，项目范围变化将对项目进度、费用、质量、资源和风险等带来明显影响，这六者在项目管理中被称为“六重约束”[1]，明晰项目范围是项目执行的基础。但是，项目天生具有“渐进明细”的属性，因此如何保证项目定义的明晰，是项目推进过程的一大难点。对于EPC总承包项目，如果采用固定总价合同，一旦签订合同，所有突破合同范围的变化都将成为合同变更，将对合同价格、合同工期等产生影响，并最终影响项目目标。
从宏观上讲，从项目建议书一直到详细设计（施工图设计）阶段，均可以认为是项目定义阶段，逐渐细化定义项目最终可交付成果。在项目定义阶段，在保证不同设计阶段设计成果的设计深度和完整性，以及技术可行性、规范符合性和可施工性等一般设计管理要求的基础上，还需要对以下几个方面进行重点管理。
1.1 保持整个设计过程的连续性
如何解决设计过程的连续性与各阶段设计单位的不连贯性之间存在矛盾，对保证设计质量是非常重要。在项目的整个设计过程中，只有业主是连续参与的，也最清楚最终需要的项目可交付成果，因此，业主应配备齐全的专业人员，深入了解各个阶段的设计成果，在每个设计阶段启动时，向设计人员深入交底，在设计过程中，与设计人员充分沟通。设计成果不一定能充分反映设计人员的设计思想，而且有时还存在理解偏差，因此，在每个设计阶段启动时，上一阶段的设计人员应向下一阶段设计人员深入交底和沟通澄清。项目现场是不变的，在各个设计阶段，设计人员应走进现场来，进行现场踏勘，甚至进行现场设计，确保设计与现场紧密结合，尤其是扩建和改建项目。业主各专业人员应进驻设计单位，在设计过程中，监督检查上一阶段的设计成果在本阶段得到全面落实，以保持设计过程的连续性，并防止项目范围蔓延、失控。
1.2 确保业主需求融入设计成果
业主作为项目第一干系人，业主需求也是随着设计过程的逐步深入而渐进明细的，如何把逐渐明晰的业主需求不断融入不同阶段的设计成果，并最终落实到可交付成果中，是保证定义清晰的重要一步。在各个设计阶段，编制相应版本的《工程设计规定》，把业主需求转化为设计语言，形成设计输入文件，以便书面确认、设计接口、追踪落实。在各个设计阶段，通过项目公司和股东两级设计审查，确认业主需求融入设计成果。在各个设计阶段，业主审查意见形成书面文件。在此基础上，业主项目部制定检查表，明确责任人，确保把审查意见跟踪落实到设计成果中。
1.3 确保政府需求融入设计成果
政府作为项目第二干系人，对工程项目建设起着至关重要的作用。随着设计过程的不断深入，政府按照法定建设程序，通过设计成果审查、批准，逐步检查确认是否满足其需求。业主不能把政府审查看作项目累赘，不能被动接受政府审查，应该主动寻求政府审查，借助政府力量，严把设计质量关。业主应将政府对项目立项、环评报告、安评报告、职评报告、雷击风险评估、地震评价、初步设计、详细设计的审查意见，作为各个设计阶段的设计输入条件对待。根据政府审查意见，业主应制定检查表，明确责任人，确保跟踪落实到设计成果中。
1.4 保证详细设计符合合同要求
详细设计最终定义项目可交付成果，保证详细设计质量是确保项目定义明晰的关键。详细设计是EPC总承包的一部分，必须通过合同关系把合同要求全面落实到详细设计中。EPC总承包合同是业主与总包商之间执行项目的唯一法律依据，作为合同有效组成部分的基础设计、工程设计规定和其它勘察设计合同条款，是业主对详细设计要求，也是详细设计的输入条件。因此，编制达到规定设计深度且完整的基础设计、制定《工程设计规定》和起草严密的勘察设计合同条款是首要任务。把基础设计的每一条线、每一个说明，把《工程设计规定》的每一句话，都作为EPC总承包合同的条款对待，并严格、细致地执行。把业主和政府对详细设计的每一条审查意见都作为EPC总承包合同条款对待，并严格、细致地执行。
1.5 严格控制详细设计任何变化
对总包商和业主都一样，随着项目的不断推进和逐步深入，详细设计还会渐进明细，尽管详细设计经过了业主和政府的审查批准，业主还会发生设计变更，总包商也会发生设计修改，严格控制详细设计的任何变化，是保证设计质量的最后一关。总包商对详细设计的任何设计修改，都必须得到业主批准，方可施工。业主提出的任何设计变更，都必须按合同规定的设计变更流程得到批准，方可施工。现场发生的任何现场签证，都必须按合同规定的现场签证流程得到批准，方可确认。
2 严格合同执行是项目目标实现的保证
业主与总包商之间是受合同法保护的合同关系，合同是双方唯一必须遵从的法律文件，业主对总包商的管理必须以合同为依据。因此，业主所有要求必须纳入合同，执行合同的项目关键人员必须加强管理，过程文件必须规范化管理，项目过程中必须严格按照合同推进。
2.1完善的合同文件是严格执行合同的根基
在EPC总承包模式下，总包商的合同范围涵盖了设计、采购和施工三个方面，合同金额较大，并直接决定最终可交付成果；业主对总包商的管理涉及面广，管理程序复杂、难度大、风险大。因此，对总包商的所有管理要求应完善、严密，而且必须融入EPC总承包合同，并与一般的商务条款一起，以合同形式建立整套完整的管理文件。否则，在项目执行过程中，如果管理文件不完善，项目执行就可能不到位，将会影响项目目标的实现，甚至影响最终的项目可交付成果。如果合同签订后再补充、完善，就会构成合同变更，可能会引起费用、工期变更，不仅影响项目正常推进，还会造成不必要的损失。可见，完善的合同文件是项目执行的根本。以合同形式，建立一套完善而严密的业主管理总包商的合同文件，并通过招投标过程得到总包商的承诺，是项目管理的根本。
2.2加强关键人员管理是严格执行合同的关键
项目管理的主体是管理人员，业主、监理、总包商及其分包商的项目部是项目核心管理团队，每个团队的关键人员是项目核心管理人员，对项目成败发挥着至关重要的作用，是执行合同的首要条件，更是是项目成功的前提条件。作为业主，对监理、总包商及其分包商的关键人员进行严格管理，是业主项目管理的主要内容之一。通过采取各种措施，加强对关键人员的管理，才能保障项目现场的管理力量。