初探现代企业合同管理运行机制

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【摘要】通过加强合同管理的必要性来对我国企业合同管理的现状进行分析，从当前我国企业合同管理存在的主要问题展开剖析，提出创建现代企业合同管理的运行机制，并对如何加强企业合同管理提出若干对策和建议，指出加强企业合同管理，有利于增强企业内部组织机构的管理效能，提高企业的经济效益和社会效益。

【关键词】合同管理；市场经济；运行机制

在全球化经济条件下，一个完全自由、公正、安全、诚信与有序的市场状态只能是理想，潜在市场风险时刻存在。对经济活动中的市场主体而言，任何市场风险归根到底都意味着经济风险，都可能导致当事人在经济上蒙受损失。减少和预防市场风险的手段和方法很多，其中一个非常重要的手段就是――合同，合同是企业从事经济活动、取得经济效益的桥梁和纽带，也是容易产生纠纷的环节，因此，合同管理是企业依法经营的重要一环，加强企业合同管理是企业规范经营行为、防范市场风险、树立商业信誉、提高企业竞争力和经济效益的重要法律手段，通过加强企业合同管理以在最大限度上依法获取预期经济效益。

一、合同管理的必要性

第一，提升企业信用水平和增强市场竞争力的需要

企业信用意识关系到国计民生和经济社会的发展，企业信用缺失，突出表现在合同信用缺失、合同履约率低和合同欺诈行为等。企业要发展壮大，需要不断增强市场竞争力，在市场中立于不败之地。良好的信誉能帮助企业开拓市场、占领市场，是企业的核心竞争力。企业要赢得信誉，除了必须做到产品适销对路、价格合理、质量可靠外，在很大程度上还取决于企业的合同信用。企业信誉好不好，履行合同是硬标准。

第二，维护企业自身利益、提高经济效益的需要

企业在市场经济的激烈竞争中，维护企业自身利益、提高经济效益的重要途径之一就是加强自身合同管理。企业的生产和市场销售完全靠合同直接联结起来，没有合同管理，企业的外部经营活动和内部管理活动就都失去了基础。合同管理不但贯穿企业经营管理的全过程，而且与企业生产计划的安排，产品的规格、数量、质量、技术等具体任务的实现紧紧联结在一起。因此，企业要提高经济效益，就必须加强合同管理、规范合同签订流程、把好合同签订关、提高合同履约率。企业通过加强合同管理，一方面在发生纠纷时，可以及时依法维护自身权益，挽回或降低经济损失；另一方面可降低企业成本、加速资金周转、减少费用，以最少的消耗获取最大的收益。

第三，现代市场竞争中法制经济的客观需要

在市场经济条件下，任何企业要想获得发展，充分实现自己产品的价值，就必须参与市场竞争和交往，严格遵守市场规则，而合同是商品交换的法律形式。《合同法》是市场规则的基本表现形式，因此，企业通过加强合同管理，一方面，从法律角度对企业的经营方面和活动作出预测，提出避免法律风险的方案和建议，增强企业应变、发展和竞争能力，促使企业在竞争中提高预见性、减少失误，使其管理活动符合国家法律要求。另一方面，推动企业自觉履行合同义务，自觉维护市场秩序，预防经济纠纷，防止因不懂法、不用法招致不必要的经济损失。

二、我国企业合同管理现状分析

就我国企业合同管理的整体现状而言，市场主体的合同管理意识虽然得到了一定程度的增强，但在对合同的认识、管理等方面还存在着很多问题，影响了合同作为维护权益、保障利益等作用的发挥，与市场经济的客观要求相比仍存在较大差距，比较突出的体现在以下几个方面：

1、一些企业法律观念淡薄，对市场风险意识认识不够，合同管理的相关制度不健全，不签书面合同现象比较突出。由于法律知识欠缺，市场主体就盲目轻信口头承诺，或仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。一旦对方失信或由于不可抗力造成交易无法履行就会引发纠纷，由于当初双方未签订合同并约定相关事项，事后当事人需要花费大量的人力、精力和财力去消除遗留问题。

2、一些中小企业的管理人员，由于不熟悉《合同法》的一般规定，对市场风险认识程度不够，仅仅将签合同当作一种形式，对其并不重视，比如：在企业的采购、工程建设及维修等项目的实际操作过程中，往往先实施，在需要付款时后补合同，在项目实施过程中如果发生纠纷，就很难将双方的责、权、利划分清楚，给项目的履行带来不必要的麻烦，造成企业经济损失，甚至造成生产安排失调。

3、企业签订的合同不规范，条纹残缺不全，一些重要合同约定粗糙、不明确具体，导致

出现合同纠纷的时候非常被动。此外，企业对合同管理人员要求不严，培训不够，造成其法律观念不强，主要表现在：一是不审查对方经办人的身份、人权限及公司资质，能否独立承担民事责任以及是否在经营范围之内等；二是企业的公章、介绍信和空白合同等重要法律文书被人借用、盗用；三是企业没有明确的授权制度，或对业务人员的授权不明，造成超越其权限对外签订合同等行为引发纠纷。

4、在合同签订后的履行监控制度不完善。企业一般仅注重合同的静态管理，而忽视合同的动态管理。合同履行是当事人签订合同的目的，也是整个合同的核心，对合同履行的监控，就是监控合同义务的全面履行，包括签约、交货、验收、结算等环节。为保证公司或企业的合同能够得到有效执行，一些企业也建立了相应的合同管理机构，但由于与各业务职能部门协调或深入监控的程度不同，致使合同履行中的监控不能到位。

5、合同履约率不理想，追究违约责任时容易忽视诉讼时效期间。导致合同履约率不理想的原因较多，主要原因在于企业自身的合同管理人员素质不高、法律知识匮乏，在合同签订之前没有深入调查对方资信情况而落入合同骗局。同时，在对方违约后，又未能及时行使相关权利，导致合同债权因过了诉讼时效而得不到法律的保护，造成重大经济损失。

三、建立现代企业合同管理运行机制

随着社会主义市场经济体制的进一步完善，现代企业作为经济活动主体在市场中独立承担经营风险、自主经营、自负盈亏、自我发展，本质是要使企业真正成为市场的微观基础、利益主体。这就迫使企业更多地考虑市场的变化，改变生产经营方式，通过订立合同的形式来实现与其他企业或经济组织的生产、交换、运输、销售等经济往来和协作。企业合同已是企业对外经济交往中的主要法律形式、生产经营活动之导向、走向市场的桥梁和纽带。合同订立、履行直接关系到企业的利益和信誉，合同管理制度已成为现代企业制度的重要内容，因此，现代企业非常有必要建立一套合同管理的运行机制。

1、健全合同基础管理工作

建立合同集中归口管理机构，这是管好合同的组织保障，企业的合同管理工作应由法律事务机构专门负责。同时，合同管理工作又具有综合性的特点，需要企业各相关部门共同参与、各负其责，有效衔接合同签订前、签订中和签订后的各项工作，形成完整科学的合同全过程管理体系。因此，应当采取统一归口管理与分类专项管理相结合的形式，即由企业法律事务机构全面负责合同管理的各项工作，对合同实行统一管理，对合同的立

项、谈判、起草、签订、履行、变更、纠纷处理和事务管理行使监督、检查和指定职责。在企业计划、财务、供应、销售等业务部门和从属企业设立专(兼)职合同管理人员，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律事务机构定期汇报有关合同的签订、履行情况。这样，在企业内部就形成了由法律事务机构和各部门、从属企业组成的层次化合同管理体系。

2、建立健全合同管理制度是管好合同的制度保障

制定切实可行的企业合同管理制度，确保合同管理工作有章可循，使合同管理工作规范化及使企业各方面步调一致，这些制度包括：岗位责任制、委托制、审批审查制、台账统计制、监督考核制和档案制度等。通过健全合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。最大限度地规避合同风险、保障企业权益，从根本上提高合同管理的效率和效果。同时，不断完善合同法律审查标准等，使企业在合同管理建设中更上一个台阶。

3、合同信息化系统的建立

目前，随着全球经济一体化和网络经济的发展，企业合同管理信息化是合同管理发展的必然趋势。企业在实施合同管理时可借助网络实施信息化管理，实现合同的网上录入、审批、数据统计、监控、履行监控、结算等，并将合同文本制定、合同审查、合同履行以及存档管理设置统一流程和数据库。合同管理系统的预警程序还可提示合同管理人员不要脱离轨道，自身的加密程序则更让非合同管理人员或公司外来人员难以进入不该进入的档案区，而拥有自己账号的公司员工则可以在公司内外远程或近程地轻松查找与自己相关的数据。因此，合同信息化系统的建立不但可以实现合同的无纸化管理，提高工作效率，减轻手工操作的难度，还可以确保合同管理工作的安全，使企业合同管理的科学化、规范化水平大大提高，加快与国际企业接轨的步伐。

4、设立信用管理部门，建立先进的信用管理制度

在市场经济条件下，从最初的交换到扩大了的市场关系，都是以信用为基本原则。当前我国各个领域信用失衡现象普遍存在，合同违约、商业欺诈随处可见，三角债、拖欠款和银行不良债权反复出现，各种经济犯罪连年增加、日趋严重。这些问题的存在，与我国在发展市场经济过程中信用管理体系严重滞后、不协调发展密切相关。目前，公司内部对于客户资信的开发与管理、信用分析及信用额度审核、应收账款管理与监控、拖欠账款的催收等工作还缺少专门的部门管理。因此，应尽快设立信用管理部门，专业化地从事信用风险管理工作，从而提高企业的信用形象、信用地位以及增强信用实力和信用风险控制能力。

5、提高合同管理人员素质，形成全员风险防范的企业文化

在提高合同管理人员素质方面，首先，要重视人才，招聘或选调具有较深法律知识，懂业务、责任心强、有一定经验的人员充实合同管理队伍；其次，要加强法律理论知识学习和在职培训，定期送合同管理员到高校学习，丰富其知识结构并积累经验；最后，实行岗位责任制，制定岗位规范，明确岗位责、权、利，建立竞争激励机制和绩效考评机制，以机制引导人，对为企业争取经济利益、挽回经济损失的合同管理人员给予物质和精神奖励。

树立全员风险意识，应将企业法律工作重心由“救火型”(纠纷管理)向“防火型”(合同管理)转移，形成全员风险防范的企业文化。必须认识到合同管理不仅是合同管理人员的职责，更需要企业领导和其他部门的重视和支持。作为经济往来的载体，合同不能创造财富，却能规避风险、减少损失，无形中为企业创造了财富。

总之，合同管理是现代企业管理制度的一项重要内容，是企业参与市场竞争必不可少的条件。能否对合同管理实施有效管理，把好合同管理关，是企业管理水平的重要标志，同时也是企业自我发展、自我约束、自我保护的需要，因此，企业内部加强合同管理和管理人员的培训显得尤为重要。