高校设备采购管理信息系统研建

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摘 要：以北京林业大学设备采购及管理的实际研建为背景，在综合分析业务流程的基础上，设计并实现了基于B/S模式的设备采购及管理信息系统。系统涵盖了用户管理、角色、权限管理、网上申请、网上审批、网上投标、投标信息网上评估、网上洽谈与签约等功能。通过电子采购系统，提高了采购的科学性、计划性、时效性，降低了采购成本，推动了校园信息化建设。

关键词：电子政务 设备采购 校园信息化

校园设备采购电子化建设对于推动设备采购的发展和完善具有重要意义[1]，其核心内容是在梳理单位内部业务逻辑的基础上，确立采购者（通常是教师、实验师）、经办单位（通常是高校的设备管理部门）、供应商三者之间的协作方式，增强采购信息透明度，为教师进行设备采购、供应商获取采购信息和参加设备采购活动提供便利[2]。随着我校校园信息化进程的开展和各实验室、教研单位的积极建设，为了加强计划管理[3]，提高仪器设备采购效率，简化办理手续，提高管理水平，我们设计并研建了北京林业大学设备采购信息管理系统。

1 系统业务逻辑分析

北京林业大学设备采购系统整体业务流程包括：（1）计划导入。其中批量计划导入由系统管理员执行；零散计划由需求教师上网提交。（2）计划审核、分配。计划审核由系统管理员执行，不通过的计划修改后可重新申报和论证。（3）计划执行。采购员执行由系统采购领导分配的采购任务，每个采购项目有可能由多个设备采购计划组成，采购员执行采购流程中，应记录采购项目的有效数据。对于公开招标项目，根据系统提示更新委托招标公司和委托合同号，其他采购流程与普通招标一致。对于中标厂家，将在每个计划中标后从数据库选择，如果没有查到该厂家，系统提示添加该厂商资料。对于外贸设备，系统会提示执行外贸流程。所有设备到货后采购员须按提示标注设备已到货。同时需求教师验货成功后，登录系统更新设备状态为已验货；最后，采购员确认验货成功后，评价此次采购中标厂商和需求教师，采购流程结束。（4）档案系统。档案系统将列出所有用户可执行权限范围内的列表，并可以下载为Excel文件，可快速查询；根据需求生成统计报表。（5）厂商系统。该系统为所有参与过本校采购的中标企业，包括企业的详细资料、曾中标设备和在本校的资信档案。（6）新闻信息。系统信息将及时把信息通过网络到采购系统。（7）内部消息和邮件系统。用户之间可以通过内部消息系统发送消息，邮件系统主要用于邮件自动提醒。（8）短信系统（视情况开通）。根据用户登记的手机号码，系统给用户发送相关提醒消息。（9）教师采购信息管理。协助教师管理设备采购资金，协助教师管理其仪器设备的采购信息，建立与管理部门沟通的桥梁[4]。

根据系统业务逻辑分析与描述，可以得出如图1所示的业务流程图，即作业流程。图1描述了系统内各单位、人员间的业务关系、作业顺序和管理信息流向。

2 系统分析及设计

2.1 系统总体设计

在上述业务流程的基础上，经过多方调研，系统功能应包括：（1）教师直接通过网络提交采购计划。（2）协助教师管理采购资金账户和仪器设备采购信息。（3）通过电子邮件提醒计划执行情况和到货情况。（4）形成电子采购档案，查询、统计、提交报表更加准确、快捷。（5）对厂商和需求用户建立信用档案。根据学校设备采购流程和涉及的相关人员，将采购系统的主要功能分为五大模块，即采购申请、设备采购、经费管理、设备采购目录管理和供应商管理。系统结构图如图2所示。

2.2 模块分析及设计

以系统中用户、权限管理模块为例[5]，对其功能加以详细分析。用户权限主要由用户角色决定，用户角色包括系统管理员、部门管理员、普通用户三种，根据用户的不同权限所能操作及查看的功能和数据不同。

2.2.1 系统管理员

系统管理员是设备采购管理系统[6-8]中权限最大的用户角色，可以操作系统中所有的功能模块，主要负责设备采购管理系统的信息维护、日常管理和基础信息设置等工作，具体权限设计如下。

（1）系统管理：系统管理员可以管理部门信息、合同信息、设备采购信息、供应商信息、教师信息和系统信息。

（2）任务管理：系统管理员可以对所有用户布置任务、管理校级工作报表，并且可以查看和汇总所有用户的采购报表，将其汇总导出为Excel文件。

（3）文件管理：系统管理员可以管理文件信息，进行上传和下载操作，实现用户文件的共享。

（4）消息管理：系统管理员可以管理消息信息，并且可以发送给所有用户；用户收到消息后可以直接回复。

（5）综合查询：系统管理员可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询，并且可以将用户信息的查询结果导出成Excel文件。

（6）用户管理：系统管理员可以管理用户的登录信息，当用户登录时由于多次输入密码错误而导致用户状态被锁定时，系统管理员可以将用户状态解锁，并且可以注销或退出系统。

2.2.2 部门管理员

部门管理员是设备采购管理系统中的用户角色之一，可以操作系统中的部分功能模块，主要负责审批教师采购申请、供应商接洽、报表汇总、文件管理、消息处理等工作，具体权限设计如下。

（1）系统管理：部门管理员可以查看系统信息。

（2）申请审批管理：部门管理员可以对教师提出的采购申请进行审批，管理本部门工作报表，并且可以汇总所有教师的采购审批报表，将其汇总导出Excel文件。

（3）合同管理：部门管理员可以设置管理合同信息，进行上传和下载文件操作，实现用户文件的共享。

（4）消息管理：部门管理员可以管理消息信息，并且可以发送给所有用户；用户收到消息后可以直接回复。

（5）综合查询：部门管理员可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询，并且可以将用户信息的查询结果导出Excel文件。

（6）供应商管理：部门管理员可以设置供应商状态，进行查询等操作。

（7）用户管理：部门管理员可以进行注销和退出系统操作。

2.2.3 普通用户

普通用户是设备采购管理系统中权限最小的用户角色，其主要成员是各部门需要进行设备采购的在校教师，在采购系统中另外一个普通用户的实体是供应商，供应商可以操作系统中的部分功能模块，主要权限是查看和添加个人信息并提交采购申请。具体权限设计如下。

（1）系统管理：普通用户可以查看系统信息。

（2）提交采购申请：教师通过采购系统提交采购申请，并随时查看申请的运行环节，设置接收信息状态。

（3）文件管理：供应商可以设置管理文件信息，进行上传文件操作。

（4）消息管理：普通用户可以管理消息信息，并且可以发送给所有用户，用户收到消息后可以直接回复。

（5）综合查询：普通用户可以按照用户姓名、部门名称、职位名称不同的字段组合对所有用户的基本信息进行综合查询，并且可以将用户信息的查询结果导出Excel文件。

（6）用户管理：普通用户可以进行注销和退出系统操作。

3 系统设计及实现

设备采购管理系统中的主要用户实体是教师，其他如部门、职位、角色、系统信息、消息信息、申请信息、合同信息、文件信息、供应商、设备信息等都与用户实体存在一定的关系。

3.1 数据库结构设计

在确定E-R图的基础上，系统在数据库设计上[4]，包括教师表、合同管理表、采购评价、采购过程、经费账号―子采购申请人、经费账号―业务流水号、经费账号、采购―经费项目、采购―设备项目、采购清单、采购汇总、采购―目录、招标附件、招标信息、合同付款计划等数据表，限于篇幅，不做详述。

3.2 系统实现及测试

在实现方案上，系统基于.net平台、采用B/S架构；在测试方案上，综合采用白盒、黑盒测试技术。二者相互支持、相互结合、相互补充，从而使得系统中的错误和异常大大减少[9]。对于系统中流程较为复杂、烦琐的功能模块，主要采用条件覆盖测试，即将每个语句至少执行一次，而且将判定表达式的每个条件都取到各种可能的结果。这样测试，使所有的程序代码在测试过程中至少被运行过一遍，而且每个判定表达式都被测试运行，从根本上保证了程序代码的正确性和有效性[10]。

4 结束语

基于笔者对大学设备采购流程的工作经验和专业基础，研建了设备采购管理系统对日常采购工作进行管理和优化，旨在加强各部门及需求教师与采购部门之间的信息交流及时准确，简化采购流程，保障采购质量。在系统使用中，也发现了若干问题，例如管理工作中的业务逻辑有时会变动，如何使系统能够动态适应实际业务逻辑的需要，是下一步需要关注的问题。

参考文献

[1] 科学技术部条财司.研究试验基地和大型科学仪器设备共享平台[J].世界科学技术-中医药现代化，2006，8（5）：100-102.

[2] 程清洲，余世骏.合并后高校中的小医学院实验室建设探析[J].右江民族医学院学报，2003，25（5）：738-739.

[3] 黄淑玲.建协作共用服务平台促科技资源自由流动[J].情报探索，2008（12）：39-42.

[4] 陈志泊，李冬梅，王春玲.数据库原理及应用教程[M].北京：人民邮电出版社，2006.

[5] 胡芳，徐浩.论高校大型精密仪器设备共享平台的建设[J].实验室研究与探索，2008（12）：149-152.

[6] 廖疆星，张艳钗，肖金秀.新编SQLServer2000数据库实用教程[M].北京：冶金工程出版社，2002.

[7] 聂珍媛，夏金兰.大型精密仪器的良性运转模式[J].实验室科学，2003（2）：130-133.

[8] 王锋，张景，李兵，李燕.基于Web的人力资源管理系统[J].计算机工程，2004，30（24）：183-185.

[9] 王国田，张彪.仪器设备维修服务运行体系的设计[J].实验科学与技术，2007，5（3）：145-147.

[10] 王宏达，刘，陈士俊.高等学校大型仪器共享效率评价研究[J].天津工业大学学报，2007（5）：71-74.