新时期档案管理者应有的五项意识追求

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摘要：档案管理工作不仅关涉到国家的安全，而且对于企业及个人的正常发展都有重要的影响。作为一名新时期的档案管理人员，在日常的管理工作中，应时刻抱有档案意识、档案保密意识、档案法律意识、档案责任意识和档案服务意识，以此为整个社会正常的发展作出应有贡献。

关键词：新时期；档案管理；档案意识；档案责任意识

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）23-0156-02

档案一方面发挥具有通常意义上的文献引介功用，另一方面也潜在的具有“公正”历史的能力，档案作为信息资源，在开发利用中实现了它应有的价值。作为档案管理工作者，要想保持并发挥档案应有价值功用，应该树立最基本的档案意识、档案保密意识、档案法律意识、档案责任意识和档案服务意识，为整个社会的发展尽自己应有之力。

一、档案意识

档案客观且生动地印记了人类社会各方面的实践活动，比如政治活动、经济商业活动、军事行动、文化发展、教育改革、科学研究成果等。在日常生活中，我们很容易地把机关的公文档案、人事档案以及涉及国家和企业的商业秘密的成文文献作为我们意识中的档案，虽然没有错误，但是亦非全部的正确，因为真正的档案涉及面十分的广泛。举个学校的档案例子，在学校里，学校的档案涉及行政人员、教学（这是比较大的一块儿）、学校的调查研究、基础设施规划与建设、财政预算、学生学籍、图书资料、学校外向交流及其学报编辑与出版等等。

毫无疑问，增强档案意识，有利于搞好档案工作，较强的档案意识，不仅能够树立相关人员的历史担当意识，而且对于我们的日常生活、工作都产生很大的推动作用。我们的教师会在编写教案（讲义）时不自觉地就会头脑清醒，认真负责；我们的学生在写毕业论文时就会严谨、细致地搞好文献搜集、开题报告及论文的创作；我们的图书管理人员就会认真归类整理图书、报刊资料，不致使其破损或丢失；我们的会计工作人员就会认真地做好账目报表，保证不会有什么纰漏；我们的工程规划人员就会精益求精，多方验证，而使规划图纸科学、完整；我们的公职人员在执行公务的活动中就会秉公办事，不，不贪赃枉法，本着对人民负责，对历史负责的决心，认真、廉明地做好本职工作。社会各阶层档案人员在工作中认真履行自己的任务，就会做到保质、保量、保时，不唯上、不唯亲，只为历史的纯洁、客观。在工作中，认真地对待各种矛盾和困难，集思广益；在执行过程中，认真组织和开展各项工作，科学发展；在检查考核时，坚持依法、依规考对，进而保证相关人员坚强的档案意识。

二、档案保密意识

档案中还有一些是涉及国家、企业及个人的秘密档案，它对维护各方的切身利益承担着重大的政治责任及历史责任。当下处于全球化的背景下，世界各个国家都在为自身的发展而奋勇直追，如果一个国家文档保密工作很到位，那么这个国家就能在全球化过程中占领先机，反之，如果一个国家的档案机密保护得不到位，那么这个国家就会在发展的过程中步步受制于他国，很难在世界之林立稳脚跟。在相对和平发展的年代与国度，档案的保密实质上就是保一国之安宁、之团结、之兴旺、之和谐。作为接触秘密档案最集中的档案管理部门的工作人员，其肩负的社会责任和重担，与其自身及国家来说都是不言而喻的，他们肩负着不同于一般的工作人员所担负的责任。在一定程度上，档案管理工作人员的保密意识强弱直接影响着档案管理工作质量的优与劣，因此我们的档案管理人员不仅要认真地工作，而且还要增强自己的档案责任心、档案事业心，以此来增强档案的保密意识。同时，在业余之外的闲暇活动中，还时刻对自己知道的档案秘密提高警惕，对套话者做到缄口不提。所以，不管档案人员身居何处，对于机密的文档都要做到守口如瓶，以防纰漏横生，进而避免意外泄密事件发生到自身。档案管理人员的保密意识对于维护档案的完整与安全有着重要的作用，故而他们必须要有较强的保密意识，档案保密意识的强与弱直接影响了档案保密工作质量的好与差。

鉴于上述，笔者认为应该从以下几方面工作中做好档案的保密工作。首先，从档案的承载设施来看，国家需要根据既有规定加大档案库房设施的新建工作，合理使用档案的库房。当然，库房设施应当居于相对合适的场域，另外要加固库房门窗，提升防腐、防盗等水平。应该将档案存储库房与其他类似场所区别开来，要指派专业、合格的人员进行严格的管理与规范的保存。绝密档案作为特殊的文件，涉及了一个党派、一个国家、一个企业及个人的核心利益，它决定着党派、国家、企业及个人的全方位的利益，直接关系着其生死存亡，所以严格加强对秘密档案的保存意义甚大。有鉴于此，笔者以为，相关管理人员在管理过程中，应该把绝密的档案作为特级重点保存对象，进行全面的保管；同时，科学严谨的归类不同时期的历史档案，依据相关管理原则，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原则，它不仅是一个国家的丰富文化，我们还能吸取其宝贵的经验，以鉴后人。另外，还要采取制度化的保密意识。工作中做到实事求是，依据档案自身的不同特点，采用不同的保密制度与管理措施，进而达到档案管理保密意识工作的制度化目的。

三、档案法律意识

《中华人民共和国档案法》是我国档案事业发展的根本性指导法律，是社会各级档案管理人员加强档案管理事业的根本依据，它为广大的档案管理部门进行具体的档案管理工作指明了方向，提供了法律的基础。

社会的急剧发展和变化要求档案管理事业也应适应时代的需要进行改革。笔者以为，档案管理人员首先应转变传统观念。必须意识到档案管理要实现法制化的历史性改革和转变，所以必须在观念上进行改变。其次，档案管理人员应当努力学习《中华人民共和国档案法》，做到用法律指导我们的思想与行动，实际中真正做到依法办事，对于无视法律的人员进行依法处理。当然，依据法律管理档案重点在人，档案管理人员素质的高低直接决定了档案管理工作质量与水平。所以，培养并提升档案管理人员的法律意识是非常重要的。另外，学会运用档案法律。档案行政管理机关是国家行政执法部门，它的主要职能是依法管理档案工作。若要发挥好这一职能，必须做到执法必严。所以，档案行政管理工作部门首先要增强法律意识，为其他部门正常的、有序的开展档案管理工作树立一个典型，发挥示范榜样作用。

笔者认为，培养并加强档案管理人员的法律意识，必须集中地组织档案从业者认真地学习《档案法》及相关法规。唯此，才能够做到以法律法规来指导档案的具体管理工作，当然，这也是为了适应国际经济、文化的全球化的新挑战。档案从业人员应该认真学习有关法律知识，并且运用新法规调整档案管理工作，这样才能使档案管理工作为社会各方面发展服务贡献自己的力量。

四、档案责任意识

信息化的发展为档案管理发展提供了新的思维要求，因为档案信息化是一个综合性极强的复杂且系统的工程，它不仅需要上级主管领导的特别重视。作为档案管理人员也需要不断更新理念，认真研究并探索档案管理的基本规律。合理运用现代信息技术，发挥自身优势，整合各方面的智慧与力量，实现档案信息化建设向更广领域进发。

我们要想具备很强的档案责任意识，就应加强基本的理论知识研究，提升专业理论水平和素养。档案从业人员必须不断提升专业素养，开拓创新，提前进入管理程序，做到全方位参与到信息化建设之中，并将自身有机地融入到其中，使档案管理工作与各工作流程有序、合理的衔接起来，进而实现对各类型文件信息正常运行的适时监控。档案从业人员业要积极地参与到国际质量认证体系的贯标活动中去，实现档案的规范化管理，积极主动地配合操作人员，建立并完善档案信息化系统。同时还应该积极主动地掌握各类相关的信息，及时地设计出合理化的、高水平的分析报告，供决策管理者分析和借鉴。

另外，要坚持以市场为导向，深入挖掘各种新的档案信息点，转变观念，多渠道开辟档案信息资源渠道。所以，必须对新出现的档案信息要特别予以重视，适当地扩大档案信息的搜索领域，只要是与档案关系密切的各种信息资料，都应当及时的注意收集整理。同时，档案的收集整理也要充分地利用现代科技信息手段，进而拓展收集信息的深度和广度，档案管理核心也要转向自身形成的材料及其有直接关系的信息资料。

五、档案服务意识

随着现代科技的深入发展，信息网络环境也日趋完善，这必将改变传统的档案服务工作的方式，进而带来服务领域的技术性革命，最终实现了档案价值利用服务内涵的升华，档案作为信息资源的价值得以切实且充分的体现。如何使档案服务工作做到与时俱进，进而充分发挥档案信息资源在社会各领域应有的价值，实现档案从业人员自身的价值，确实是一项迫在眉睫的问题。

档案从业人员要彻底转变传统的服务方式，拓展服务价值的意向范围，深入发掘档案信息中所蕴藏的社会多方位的价值，并能够及时地、主动地提供给所需者，进而发挥其应有的作用。这就要求档案从业人员改进既有的服务模式，积极主动地参与社会活动中去，为社会各界提供满意的服务。

档案部门拥有着丰富的信息资源，这是其一大优势，而相关档案管理部门不仅是资源的管理者，更是档案信息资源的整理者、研究者和传扬者。档案从业人员要开发这些资源为社会服务，这是其做好本职工作的最有成果性的证明和见证。对档案进行编辑和研究是高效地开发档案信息资源的重要手段，能够对利用者的需求提供适时且足量的服务，那是编研者的价值的自我实现的最佳途径。另外，档案从业人员也要在服务的质量、层次、水平上加以提升，借助现代化的技术手段，对相关档案信息进行高效的搜集、整理和创新研究。特别是能够主动地参与到社会各单位、各部门、各阶段的工作中去，利用既有的档案信息资源，为社会各界提供准确的、丰富的档案资料及文件汇编，贡献力量。

当然，仅仅加强在档案从业人员、档案管理人员方面的管理工作还是不全面的，作为相关档案领导也应该增强其自身的档案意识，深化对档案工作的领导，也能够把档案工作作为一项重要的工作来抓，并且真正从思想观念上重视档案管理工作，要在管理经费、培训人员方面给予大力的支持。对档案管理的工作要有长远的发展规划方案，要肯借助于新兴的科学技术，切实解决现实中存在的矛盾和问题。相信，在领导的重视下，档案管理工作在新的历史时期一定会有一个质的突破性的发展。

参考文献：

[1]王传宇.科技档案管理学（修订本）[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

[2]中华人民共和国档案法[Z].1987.