通用分销和财务管理
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[摘要] 通用分销和财务管理信息系统是在Novell和Windows NT网上，采用PowerBuilder并结合Visual C语言开发设计的。该系统从结构式系统设计和程序设计的思想出发，同时借鉴了MRPⅡ的思想及有关技术， 较好地实现对企业中的物料需求计划(MPR)、采购(PUR)、库存(INV)、合同(ORD)、发票(BIL)、应收(ACR)、应付(ACP)、账务(GLD)、材料核算(MAT)、固定资产(FIX)、销售(SAL)等功能的计算机管理。
[关键词] 管理信息系统 通用模块 数据库 自动接口 通用分销
一、系统分析与设计
企业物资管理的任务是：在商品经济的条件下，及时齐备地按生产所需要的品种、规格、数量和质量保证供应各种物资。通过有效的组织形式和科学的管理方法，控制物资合理库存量，做到供应好、周转快、消耗低、费用省。而财务管理是对企业生产经营活动所需要的各种资金的形成、分配和使用，进行计划、组织、调节、监督和核算。
物资管理和财务管理都是整个工业企业管理中的重要组成部分。二者之间，以及与其他管理之间都存在着有机联系。例如物资管理中做物料需求计划时，要用到生产管理中的生产计划、产品结构，还要用到工艺技术管理中的材料消耗定额等内容。在通用分销和财务管理中，采用建立数据库接口技术的办法，将有关数据录入到计算机中。物质管理与财务管理的关系也十分密切，从需求开始，采购、入库、出库、盘点等情况都是财务人员做会计凭证的原始凭证，从账卡合一的角度考虑物质和财务管理中的这部分数据就充分共享，避免数据重复录入。为了解决这个问题，本系统中采用了采购入库，出库的数据由物质部门录入，财务部门在使用时先复核确认，然后再以这些数据作为原始数据，并由系统自动形成会计分录记入账务模块的明细文件中。另外从物质数据量大这一特点考虑，为了在系统中处理方便，对各类物资均进行编码。
为了使该系统具有良好的通用性，在系统设计之前，对浙江省内各大型工业企业的物质管理和财务管理进行了详细调查，其设计原则是：
1.通用性好
开发出的系统具有良好的通用性，是应用系统开发人员所追求的目标。因此，在设计时功能要齐全，不能仅根据一家的调查结果进行设计，要全面考虑，使其能尽量满足多家用户的要求。
2.规范性好
通用分销和财务管理是在进行详细调查及系统分析之后，由几名设计人员分头进行系统设计和程序设计的。因此，想使其具有统一的风格，就应该对整个开发过程有统一的规范，如规范的文档，规范的程序设计，规范的编码，规范的界面等。
3.安全性好
为了避免数据共享时可能产生的数据破坏，职能上的越级操作，以及处理顺序上的差错，通用分销和财务管理中采取有效的防范措施。
4.实用性强
通用分销和财务管理系统除了要满足用户的各种需要外，在操作上也要尽量做到简单易学，并要设置对代码段的热键提示帮助功能。
5.相关性好
因为物质管理和财务管理和其他管理之间密切相关，并且要开发的不是简单的独立项目，而是面向整个管理的集成系统。所以在开发时，要设计好各管理模块间的接口问题。
6.程序设计效率高
在程序设计时，为了加快程序设计的速度，增强程序的可维护性，根据以往的经验，将程序按类归纳为四种：
(1)公用菜单类。屏幕上显示的菜单内容是装入数据库中的记录，用在不同层次时，只需打开不同的数据库即可。
(2)一屏处理单条类(按条处理)。此类程序一般是指在一条记录中，字段个数较多，记录长度超过80列。如物料主文件。
(3)一屏处理多条类(按块处理)。这是指一条记录中字段个数较少，记录长度小于80列。例如价格表文件，各类代码及名称对照文件等，可将10条记录或8条记录定义为一个块，按块处理。
(4)主子文件类(既有条又有块)。此种类型主要针对合同或发票等维护，查询时使用的也比较多。主文件部分是合同或发票中的自然情况，子文件部分是它的明细情况，是重复性的。
在进行大量编程之前，我们首先将四种类型的样板程序编制完，同时将在系统设计时提出的一些公用程序如删除确认，ASCⅡ码和拼音状态的切换、为中文键字段自动生成引导词、开及关窗口、各提示字段的帮助窗口程序等也都先编完毕并附上带入带出参数清单一起拷贝给每个编程人员。这样在编程时根据处理说明中标明的程序种类，按样板程序改动后，很快便可调通一个程序，大大提高了编程速度。
二、系统功能
1.可以根据生产计划、库存情况、已订合同等编制物料需求计划、供应计划等。
2.可对供应商概况，供应商报价进行管理。
3.可以根据物料需求计划、供应商报价等编制采购计划、采购资金计划。
4.可以对采购合同、发票、检验单进行管理，并可注销合同、结账未执行完合同。
5.可以做各种方式的入、出库处理，可在不同库或相同库之间进行库位转移。
6.对物料可以根据其重要程度自行定义盘点周期并做有关盘点的各种处理。
7.可做期末、年末结转处理。
8.可处理日常账务，并可以自动平账、结账。
9.可以根据采购入库情况，自动形成应付款会计凭证并做有关应付的各种处理，还可将应付部分的数据自动过账到账务处理中。
10.可以根据销售情况，自动形成收款凭证并做有关处理，还可将应收部分数据自动过账到账务处理中。
11.可以根据各部门领用材料的情况，自动形成材料成本及差异分摊等会计凭证，月末可对发票未到的物料做暂估处理的会计凭证，并在下月初自动反冲。对材料核算自动生成的会计凭证自动过账到账务处理中。
12.可建立固定资产台账，自动生成固定资产增、减会计凭证。可由用户自行定义折旧方法并据此计算出折旧率，自动生成计提折旧的会计分录，还可以随时将固定资产核算生成的会计凭证自动过账到账务处理中。
13.提供对各模块方便灵活的查询。
14.可编制各种必要的综合统计报表，如《机电产品钢材自制件利用率指标完成情况表》、《主要物资消费与库存年报》、《损益表》、《资产负债表》等。
15.提供面向计算机人员的系统管理功能。具体内容包含：建立业务人员权限、密码、数据字典、数据库初始化、数据库管理、模块管理、操作说明书管理等功能。
三、系统特点
1.通用性好
通用分销和财务管理系统的功能齐全，并且在各模块的处理中也充分考虑了通用性，如盘点功能，可由用户自行定义各种物料的盘点周期，处理灵活。
2.可操作性好
通用分销和财务管理系统界面设计规范友好，操作简单，并且设置有方便灵活的帮助窗口，因此对一般业务人员培训1～2天便可使其熟练操作。
3.安全性好
在通用分销和财务管理中，将用户根据其专业，可分为系统级和应用级二种。应用级中根据具体业务分工不同又进行了更详细的划分。当用户越级操作时，系统不予响应，并且会在信息行中给出相应信息。
4.容错性好
在通用分销和财务管理中采用 ON ERROR命令，对一些有可能出现的硬件或系统故障采取了相应补救措施，避免了由此产生的系统中断。
四、实施环境
通用分销和财务管理在国产及进口的各种流行机种上均可运行。
作者在下述环境中，实现了通用分销和财务管理设计思想：
1.计算机局域网Netware 3.12 Windows NT
2.采用PowerBuilder并结合Visual C语言集成开发设计环境
3.Windows平台
4.采用客户/服务器系统模式
五、结束语
通用系统在开发时改变了传统的按子系统开发的模式，而采用按功能模块进行开发，这样的模块其功能都非常具体，所以当再接收新的开发项目时，则可以借用一些已有的模块，或对其稍加改动便可利用，这样这可以大大缩短开发周期，减少了开发人员的工作量，从而也降低了开发成本，提高了经济效益。
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