中美人事档案管理比较

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在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用，在某些州未经人事档案主体授权的人看他人的人事档案是违法的，执法人员也不例外[5]。此外，美国在人事档案利用程序上也显示了对档案主体的尊重和开放利用的意识，第一步，提交书面授权书。如果利用者是档案主体本人，则提交一份附有正式签名和日期的申请信。如果利用者不是档案主体本人，并且档案主体还健在，则提交档案主体授权的签名信。如果档案主体已经死亡，则应提交死亡证明。假如档案主体年龄已经超过一百岁，则无需提交死亡证明。第二步则是提交便于文件中心确认文件所需的信息，包括档案主体任职期间使用全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称、任职时间和离职时间。第三步列出所需利用的文件或信息，说明利用目的[6]。

中美两国在人事档案利用上的区别不仅体现在开放主体、查阅程序方面，在现行人事档案的管理模式上也存在不小差异。当前，美国已经采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，并不断地开发人事档案管理自动化系统，建立了社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化和利用网络化[7]。美国人事管理办公室还设有专门的官网（OPM.gov.），公民可以自行在线查阅与人事档案相关的政策法规、个人的社保医疗情况等。而我国不管是公务员系统还是私立机构人员的档案管理都还停留在原始的库房存放、案卷查阅的阶段，就连社会上的各人才交流服务中心，在收取一定管理费用的前提下，人事档案也仅停留在保管的阶段。

四、我国人事档案发展的方向

美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重以充分保障档案主体的合法权益的做法以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴[7]。但是，不得不说，美国私立机构"人档分离"的分散化管理也存在"人档不一"、"一人多档"的潜在风险，同时如何规避在完全尊重个人意愿前提下查阅其人事档案的做法而引起的私自篡改情况，这些仍是我们需要思考的。对于我国的人事档案发展方向，笔者有以下几点思考：

首先，人事档案内容部分向档案主体开放。人事档案不应该成为限制人才流动、就业的手段，而应该为公民享受医疗、保险、晋升等方面的保证。此外在社会记忆、城市记忆盛行的社会大背景下，公民也有权参看自己的档案回顾成长轨迹。同时，对于档案中可能存在的篡改、信息不符等情况也可以及早规避。

其次，创新人事档案管理模式。当前比较盛行的两种提法是设立区域性政府人事档案管理中心和设立集约化社会服务的人事档案管理中心。前者以行政区域为主，建立由县级以上党委组织部门和政府人事部门双重领导下的，由政府档案行政管理部门统一管理的各级党政机关、国有企事业单位所有人员的人事档案管理中心，取消以往的分散的、多头的管理，对公共部门有关人员的人事档案分级、分区域、分系统设立若干个人事档案管理类别，实行集中统一管理。后者以县级或县级以上为区域单位，以各类人才中介服务机构为依托，设立商业性的社会人才中介人事档案管理中心[1]。

事实上，这两种管理模式并不冲突，笔者认为当前我国公务员系统内的人事档案管理相对规范，而国有企事业单位人员档案可一并归入由政府行政管理部门统一领导的人事档案管理中心。将它们统一划为体制内人事档案。对于私立机构档案设置商业性的人事档案管理中心，并在一定程度上仿照美国建立的诚信档案一样设立可以对公民个人能力、业绩进行资讯的网络系统。但是，我们也应该考虑到谁能保证系统内所记录的个人资料是真实、权威的？什么人有资格为员工填写个人资料？什么行为能够被作为"劣迹"记录在内，有没有标准界定"劣迹"与"隐私"？正如2001年相继出现的中国企业从业人员管理系统和中国企业员工表现鉴定与评估在线管理系统相继在运行初就销声匿迹一样，我国人事档案管理改革所面临的挑战绝不仅仅来自于理论，更来自于实践问题的解决。

参考文献

[1] 代春辉. 美国人事档案管理启示[J]. 华章，2011，（2）：238.

[2] 张宏. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2006，（12）：47.

[3] 黄霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：21.

[4] 邓曼，丁璇. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2005，（7）：22.

[5] 王红敏. 美国的人事档案管理[J]. 中国档案，2003，（4）：16.

[6] 黄霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：20-23.

[7] 贺未英. 中美人事档案利用之比较研究[J]. 佛山科学技术学院学报（社会科学版），2008，（5）：87