ERP系统业务流与资金流同步问题探讨

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资金流运作的好坏是衡量企业经营成果和经营效率的最根本标准之一，资金流的管理一直是企业关注的焦点。但作为资金流信息收集的主要系统，传统的财务会计相关信息的收集和反映时效性较差，在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱，主要表现在：财务报告严重滞后，资金流控制乏力；产品成本构成不清晰、控制不利；缺少模拟运算过程，事前预测、事中控制能力差。要解决上述的问题，需要整合企业所有资源，特别是将资金流、业务的管理纳为一体，实现两者的同步管理。erp系统的日趋成熟为该问题的解决提供了思路。

ERP(Enterprise Resources Planning)最早是由Gartner GroupInch提出的一种基于供需链的全面管理思想，强调整合企业所有资源，实现企业内外部物流、资金流和信息流的集成，从而为企业提供一个统一管理的平台。ERP的核心是基于供应链上的企业内外资源集成与应用，特别是以财务为中心的资金流与业务流的同步集成。本文对ERP系统中财务与业务的同步实现过程进行分析探讨。

一、ERP系统财务与业务功能的实现基础

精确的基础数据是任何系统正常运作的基石，体现ERP系统财务与业务集成功能的基础数据主要有：

(1)物料主文件。包括：物料管理、计划管理、销售管理、成本管理等所有物料基本信息的文件，特别是对每类物料都须建立各自归属的会计科目，为下一步物料信息与资金信息同步提取打好基础。

(2)物料清单。物料清单是体现企业产品组成结构和所有涉及到的物料的数据文件，它通过树型结构体现出产品组件、子件、零件直至原材料的组成及数量关系。产品按BOM由底层到高层的顺序进行生产加工。它是企业所有核心业务都要用到的共享管理文件，是计算最终产品的成本、提供成本差异分析的基础。

(3)工作中心。工作中心是企业各种生产能力单元的统称，是发生加工成本、进行产品成本归集的基本单元。它可以是一台或几台生产设备、一条生产或装配线甚至是一个车间。ERP系统将工作中心作为最基本的加工单位，主要负责提供每日可供工时或台时数等能力数据，同时负责收集物料在经过本工作中心时需要发生的加工成本，主要包括各种直接费用和属于本中心的期间费用。

(4)工艺路线。工艺路线是说明物料实际加工和装配的工序顺序、每道工序使用的工作中心，各项时间定额的数据文件，是产品成本累计计算、产品标准成本形成的主要依据之一。

二、ERP系统财务与业务功能的实现过程

(一)财务信息的同步采集与加工处理　即在业务发生的同时。完成相关的财务处理。财务信息提供过程与业务过程同步包括实时的财务数据采集、实时的财务数据加工和实时的财务数据反映三部分。

(1)ERP系统通过事务管理完成业务信息和财务信息的同步采集。事务是ERP系统中定义任何业务处理过程的最基本单位，企业的业务流程被看成不同事务根据相互关联、环环相扣的链状集合。完整的事务定义是激发ERP系统中各种自动化信息收集、加工处理过程的基础条件。企业通过定义业务流程中的各种事务，理顺企业流程的同时，赋予每项事务不同代码，并定义与本事务相关的会计科目及其相关的借、贷方关系。当某个事务发生时，触发与本事务相关联的处理机制，ERP系统将实时采集本事务相关的数据。相关财务信息将根据预先的定义同步在对应账户上反映出来，避免了财务部门消极地等待各部门将经济业务汇总后再进行账务处理所带来的信息滞后，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，实现事中控制和实时决策的目的。

(2)将实时的财务数据采集和加工提炼结合起来也是ERP系统的重要特点之一。ERP系统提供灵活的自定义计算功能，用户可以预先定义好相关财务数据的加工计算方法。相关业务发生时，财务数据将按指定的公式进行计算，并将计算结果实时记录到对应账户上。

(3)集中的数据管理保证各种数据的实时反映。ERP系统中强调数据的集中管理，企业运作中的各项数据都被采集、存储到统一的逻辑数据库集群中，由DBMS(数据库管理系统)统一管理，从而实现企业各方面数据最大程度上的共享。用户只需要与DBMS交互，通过设定检索规则，即可方便地获取各种需要的信息，包括各种业务信息和财务信息，同时能够保证各种数据的安全性、一致性和实时性。

(二)产品成本的实时计划、控制及分析　产品成本的管理与控制是管好企业资金流的关键，ERP系统在企业的业务运作过程中始终贯穿了财务成本控制的思想，将成本计划控制、核算和分析等环节融入到企业的业务流程和日常管理中，实现业务管理与财务、成本管理的同步，主要体现在：

(1)财务计划与控制贯穿企业经营全过程。ERP系统将PDCA的管理思想应用到企业流程管理中，企业的运作过程被看作是不断计划、执行、调整、再执行的过程。企业的经营规划是计划循环的开始，规划的目标都是以货币或金额的方式表达，而其中资金周转次数、销售利润率、资金利润率都是规划的重点，这些成为其他下级计划的依据。销售和运作计划中销售收入计划和产品成本计划是密不可分的，而期初产品标准成本的制定或调整既是保证宏观目标实现的基础，也是生产过程中实际成本控制的标尺。另外，实际的采购计划等需要与资金使用计划相适应。总之，在这条从宏观到微观，从计划到执行到计划再执行的循环线路上处处都体现出以财务指标为基准的计划控制思想。

(2)实时的成本计算。产品成本归集分摊的滞后性一直是传统会计系统无法对企业决策提供实时支持的主要原因之一，ERP系统以标准成本体系为基础，结合自身的特点使得成本核算变得实时、有效，其计算过程主要包括：

首先，通过基本数据获得标准费率。通过历史数据的统计与分析制定出产品成本消耗中的各项标准费率，作为成本分摊基础标准，包括各工作中心的人工费率和间接费率。其中，间接费用的归集与分摊是本步的重点。当前主流思想分为两类：一类是根据企业的历史统计资料，以工作中心的工时、台时或产量为基准，将生产中的各种间接费用分别归成不同的间接费用成本集，设立相应的分配依据，并据此形成工作中心的间接费率的标准成本分摊方法；第二类是使用作业成本分摊的方法，根据各类产品消耗的作业的不同进行间接费用的分摊。两者的适用环境不同，后者比较适用于制造费用所占比重过大的情况下的分摊方式。当前ERP主流系统是使用标准成本法，通过标准费率的设定将以前滞后的间接费用分摊变为实时分摊的方式。

其次，获得各种实际消耗。ERP系统通过灵活的数据接口与企业车间制造控制系统(PCS，ProcessControl System)相联系，能够对从产品开始投入生产到产品完工的整个车间过程进行实时管

理，对反映生产过程成本的物耗、能耗进行在线计量，对同消耗密切相关的生产指标进行监控和采集，实时获得企业在生产过程中成品的消耗情况。

最后，根据成本发生的先后过程使用成本卷积法产品成本。物料清单(BOM)给出了产品的组成结构，其最低层是企业的外购件(外加工件)，是企业生产的基础成本(如图1中的c、D、E)，包括材料价格和采购中相关的间接费用。企业的加工生产沿BOrd向上推进，工艺路线中详细记录了产品加工的每个步骤及使用的工作中心。ERP系统以BOM为基础结合工艺路线，从最低层向上卷积产品加工过程中发生的成本，在每层上产生的增量成本主要包括人工费和间接费用，以此方式按层累计获得产品的成本，计算方式如下：

本层增加的人工成本和间接成本=实际消耗工作中心的时数×(标准人工费率+标准间接费率)。标准费率和工作中心的实际工时消耗都能实时获得，因此ERP系统能够实时计算出每批产品当前的成本情况，从而为企业精细化成本管理提供支持。

(3)产品成本的实时控制和分析。上述产品成本的计算方法为企业成本的实时控制和分析提供了必要的条件。主要表现在：一是计算出来的产品成本结构比较清晰。随着生产的进行，在制品加工到哪一步，各种费用归集和成本累计到哪一步，管理者都可以随时获得各批产品的实际消耗费用。在制品在加工过程中不断发生的各种费用(材料、人工、制造费用)均以各自的身份累积在在制品成本区域中。即使生产完成，产成品或半成品入库，这些费用还是以各自的身份进入到库存成本区域中。二是成本的有效实时控制便于标准成本与实际成本的实时比较。工艺路线中记录了每种产品经过某工作中心的定额消耗，各个工作中心能够归集各种产品的实际消耗，这样就可以得出标准成本与实际成本的差异，从而为比较分析成本构成、降低产品成本提供有效的支持，主要参考指标如下：成本差异=工作中心的实际消耗×分配费率-工艺路线中定额消耗×分配费率；效率差异=实际消耗工时数，工艺路线设定工时；开支差异=实际工时×实际变动间接费率一实际工时×标准变动间接费率。

(三)实时财务模拟与决策支持　ERP系统的重要特点之一是它的财务模拟功能，能够回答“如果怎样――将会怎样”的问题，经过多种模拟比较，便可以得到各种相应可行的方案，从而为企业的最终决策提供强大的参考与支持，如产品设计变更、产品结构变化或材料代用后会对企业成本产生什么影响；如果需要提高特定比例的资金收益率需要降低多少材料费或人工费等。这些实时的财务模拟和支持使ERP系统财务与业务功能得到进一步推进。

当前ERP系统通过自身系统的优势和灵活信息处理，能够形成财务信息和业务信息的同步提供，实现经营决策、生产过程管理和过程控制三个方面的统一。当然，由于受传统会计运作框架等因素的影响，ERP系统在财务事项信息提取的完备性方面仍有待进一步完善，事项会计的发展将为ERP系统的完善与提高提供新的思路。