对文书档案改“卷”为“件”整理归档的思考

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摘要：为适应办公自动化管理需要，以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革是必然趋势。文书档案以“件”整理归档，使用计算机管理，节约了归档周期，简化了程序，提高了归档效率。同时，也出现对“件”界定难、单页文件装订易损坏、易错位等问题。严格把握“件”的概念，根据档案实际情况装订是切实可行的方法。

关键词：文书；档案；归档

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）01-00-01

文书档案“卷”改“件”，整理归档，适应了档案管理科学化、现代化的需要，是档案工作改革的重要内容之一。2001年1月，国家档案局公布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国以中华人民共和国行业标准颁发的一项重要的档案工作标准。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革，其关键是将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档。笔者长期从事档案工作，对《规则》的实施有着深切体会，现就其优点与存在的问题提出一些意见，就教于专家、学者，以期对档案工作有进一步的改进与提高。

一、简化了程序、提高了归档效率

传统的文书档案以“卷”为单位的整理方法，更适用于手工组卷和检索。它是按照文件的形成规律和特征进行分类、组卷，将具有内在联系或同一问题的文件组成一个案卷，通过拟写案卷标题、案卷目录、编写卷内目录、去除金属物，装订等来完成组卷工作，手续非常繁杂。由于立卷方法繁琐、复杂、随意性大，组卷质量很难把握，立卷归档工作使档案人员要花费很大的时间和精力。以卷归档不便于档案的保管和利用，不利于保密和复印。《规则》推行以“件”为单位整理归档，操作方法比较简单，具体步骤为：

1.鉴定档案是否具有保存价值；2.区分不同保管期限；3.按文件时间编流水号；4.加盖归档章；5.填写归档章上各项内容。

这样就可以把归档工作分散到平时工作当中，节省了组卷、打页码、拟写案卷标题、填写卷内备考表、编制案卷目录等一系列工作。简化了程序，缩短了归档周期，提高了归档效率。

二、发挥了计算机的作用

单件归档的方法适用于计算机管理，实质上是从案卷级管理深入到了文件级管理。随着办公自动化系统的推行，利用计算机管理是必然的趋势。使用计算机管理归档文件，档案人员只需在档案管理系统中按要求输入相关信息就可进行编目，还可以导入电子文件，进行全文录入。查找文件时只要将有关主题词进行组配输入计算机，很快就可检索出所需文件的具置，还可直接在计算机上查阅电子文件全文，省去了到库房翻阅纸质档案的程序，同时保证了档案原件不被损坏。实现了档案信息检索和实体文件保管位置的查询，同时提高了档案利用的效率和保护的作用。

三、存在的问题

1.对“件”界定难。以“件”为单位整理归档，《规则》中明确为：“一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件”。但在实际操作过程中不同的人对“件”的理解不同，对“件”的确定也存在差异。导致有些单位将成套性文件拆散，分别作为“件”来归档，这就违背了“以件为单位的归档”的基本原则。使不同保管期限的档案作为一个保管期限来管理，也违背了档案保管期限的保管原则。

2.档案装订问题。按《规则》要求，归档文件应按件装订。但有时一份文件只有一至两页的，这种情况导致了单件装订容易造成档案破损，而且查找时容易翻乱、归位易错位等现象，给档案保管和利用带来不便。

四、对存在问题的解决办法

1.严格把握“件”的概念。笔者认为，对于成套性的文件，不应拆散，不能单纯地以“件”来归档。例如某会议材料（包括会议通知，会议议程、领导讲话稿，与会人员名单和通讯录等），这些文件不应以单份来组件，可以一次会议为一件，组成一件名为《某某会议材料》，这样比单份文件归档合理得多。既方便管理和查找，又符合了保持文件内在联系的原则。

2.根据档案实际情况装订。“便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一，针对于此，可以根据档案的实际情况灵活装订。对于单份文件页数在1-10页内的，可用牛皮纸做衬页，用不锈钢订书针将衬页与文件订一起，以使文件能够挺括、不滑落。对于文书资料比较厚的，1公分以上的，可采用线装法，即将归档的档案固定后，在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这样便于保管和利用，也保证档案查找不出现翻乱、错位等现象。

为适应现代办公自动化的需要，推动档案事业的快速发展，改变传统档案立卷的观念，改“卷”为“件”整理归档已是必然趋势；改进它的不足，使其更加完善，是每一位档案工作人员应尽的责任。

参考文献：

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