基于企业会计电算化的内部控制建设

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【摘要】近些年，会计电算化的高速发展给传统手工会计系统的内部控制带来了较大的冲击。当前，企业会计内部控制制度的建设面临着前所未有的巨大挑战。本文将从分析当下企业内部控制的新特点入手，分析其中存在的一些问题，并在此基础上提出一些关于企业会计电算化的内部控制建设的意见。

【关键词】会计电算化 内部控制 制度建设

计算机早已随着科学技术的发展逐步渗透到各个领域，会计行业自然也不例外。会计电算化在经过多年的建设和发展，已经极大地改变了传统的会计工作模式，让会计人员从纷繁、沉重的手工核算中得以解脱，大大提高了会计工作的效率和质量。会计内部控制制度是单位为了提高会计的信息质量，保护资产安全和完整，保证相关法律法规和制度得以贯彻执行而制定和实施的控制方法、程序和措施，主要包括内部会计控制和内部管理控制。这一内部控制制度的建立和完善在提高管理水平、保护投资者的合法权益、保证资本市场的正常而有效运行等方面具有重要的作用和意义。

一、会计电算化给内部控制机制带来的变化

（一）形式的变化

手工会计和电算化会计对于会计信息的控制存在很大的差异。在实现会计电算化之后，会计账务进行了集中化的处理，除了对一些原始数据进行收集、审核，编码和输入的操作仍然需要由会计人员进行操作，其余经济业务的记录、加工以及会计报表的生成、查询等工作均可通过电脑来完成。如此集中化的出局处理方式，就使得很多手工条件下的控制措施失去了存在的必要和价值。例如，编制凭证汇总表和科目汇总表等检查，需要进行平行登记和账账核对、账证核对等，而这些检查在会计电算化条件下，因为核算程序的变化，已经失去了本身所应具有的意义和价值。此外，会计电算化之后，一些原本手工会计的平衡检查将移到计算机系统之中，通过计算机的程序得以体现出来。譬如，报表数据勾稽关系的检查、会计平衡等式检查、记账凭证的借和贷的平衡验效、各个核算业务模块之间的数据核对等。

（二）内部稽核机制的变化

在手工会计的信息系统之中，任何一笔经济业务的处理都得经过烦琐的手续，并且必须严格按照相关制约监督机制来操作。比如收付款项和会计记录要分离，业务经办和授权审批要分开等，必须经过这些严格的复核审查机制。然而，实际中会计人员间的联系是直接而且密切的，这样就自然形成了一种严格的内部牵制制度。在相互核对和检查监督等措施的实施过程中就必然包含大量信息提取、传输和检验等相关方面的工作。而一旦实行了电算化，会计工作就实现了自动化，其控制也实现了程序化。各种各样的手续都会经由计算机自动加以处理，再统一执行，因此，会计工作的分工以及岗位的职责和权限也相应发生变化，很多的业务处理程序大大简化。此外，又因为会计人员不再直接参与、控制，许多内部牵制的措施也无法执行，相应的审查与稽核机制也自然会被削弱了。

（三）侧重点的变化

在实现会计电算化之前，会计人员用手工进行账簿的登记工作，主要的目标就是为了确保账账相符，因而其内部控制的重点是总分类的账户和明细账户的平行登记。但是，自从实行了会计电算化，原始数据经由人工事先审核，再以记账凭证的形式录入计算机中，接着，在控制程序之下，计算机对这些录入的原始数据自动加以处理并储存在磁性介质之上。由此可见，全部的账表数据均来自于记账凭证，所以，只要记账凭证中录入的数据是正确无误的，计算机系统就能自动进行相关的业务处理。不过，一旦在输入电脑时原始数据录入出错，就会导致各种账簿的数据乃至报表的数据都可能会出现一系列相关的错误。总而言之，在会计电算化之下，内部控制的侧重点在于对数据录入这一操作的控制。

（四）风险系数的变化

传统的手工会计系统之中，企业的经济业务都会被记录在纸质的介质上，比如证、表和账等。正因为如此，如果有人对这些账簿和凭证等加以私自涂改是很容易留下痕迹的，这样比较容易被察觉和发现。然而，实现会计电算化之后，因为会计信息在存储的方式和媒介方面都发生了巨大的变化，所有的记账凭证、会计报表和账簿等资料都转存在磁性介质中，所以会计数据的修改、备份、复制和删除等操作即便是私自为之也都变得容易，不容易留有痕迹了。此外，还有很多会计核算软件会为已记账的凭证提供“反结账”、“反记账”等较为隐性的操作功能。由此，账簿和记账凭证就可以被毫不留痕迹地加以更改了，而这会严重威胁到会计数据的安全控制，增加人们辨别会计数据真伪的难度，给会计的信息可靠性带来很大的风险。除此之外，实行会计电算化之后，还会因为计算机病毒的破坏使得会计数据和资料面临巨大风险。总而言之，会计电算化环境之下，企业内部控制的风险系数大大增加了，整个信息系统的安全性受到威胁，企业内部控制建设变得更加困难和复杂了。

二、会计电算化之下内部控制存在的问题

（一）安全的漏洞

正如前文曾经提到过的，计算机系统在极大便利了会计工作的同时，自身固有的一些安全漏洞也会给会计工作带来很大的风险性。在会计电算化系统中均有一个系统管理员，他可以修改、增加和删除账簿的记录以及更改和删除相关的密码。因此，一旦有人掌握了这个系统管理员口令，那么会计电算化的软件安全就好似虚设了。

（二）人才的缺乏

目前而言，很多企业都缺乏那种既精通会计业务，又会管理，同时对于计算机也能熟练使用的会计人才。大多数企业的会计人员的电算化水平都偏低，缺乏专业的计算机操作和维护知识。这些都会给电算化环境中的企业会计的内部控制带来极大的风险。

（三）制度的不完善

电算化环境之下，传统的手工操作中的内部审核制约机制丧失其存在的前提和必要，会计核算没有一个有效的内部审核监督制度。这对于会计内部控制的建设是极为不利的。

三、企业会计电算化内部控制建设的建议

（一）大力提高会计人员素质

人是会计电算化内部控制机制建设中最为关键的影响因素。相关控制机能是否可以发挥应有的作用，在很大程度上都是取决于相关会计人员的素质。所以，在会计内部控制的建设中必须重视人才的培养。一方面，要加强对会计人员进行电算化知识的教育；另一方面，强化对现有会计骨干人员的计算机技术和知识的培训。只有这两方面一起努力，才能尽快培养出既精通会计业务，又会管理，同时掌握了计算机技术的人才。

（二）完善管理控制的制度

管理控制制度主要包括职责岗位控制、会计档案控制和上机操作控制等几个方面的内容。企业可以通过强化这些方面的控制制度的建设和完善，加强对于会计电算化系统之中各部门、各人员的控制和管理。通过将系统中彼此互不相容的职责加以分工，使得不同岗位相互制约、监督和稽核，可以保障整个信息系统的有效运行。而企业在加强会计电算化系统中的计算机的使用方面的控制，可以尽量减少私自修改、增加、删除相关会计数据和信息的情况出现。

（三）明确会计人员的职能分工控制

会计电算化的数据和功能都相对较集中，这就要求制定相关的管理控制，从而明确各部分、各人员的职责，强化组织控制。组织控制的目的就在于通过建立相互制约、相互监督和相互稽核的机制以确保会计信息的真实性和可靠性，尽量避免错误和舞弊的发生。比如系统的维护人员就不能担当起会计工作和具体的系统操作工作，而专职系统操作人员则只能接触经过编译并且加密的程序，而不能接触程序的流程图和源程序清单，同时，会计软件的维护也要在经过相关部门的批准之后在其监督之下再进行。总之，各岗位的相关人员必须明确加以分工，不得兼任，同时建立与之配套的管理制度。

（四）强化会计核算控制

会计的预测、分析和决策的基础就是会计核算的结果。因此，会计核算的控制对于预防和化解会计的核算风险具有关键性的意义。至于会计核算控制的内容，一般而言，主要就是在录入前所有的经济业务的处理必须通过相关权级的审批，然后再进行填制和录入，并保证其准确、简明与完整。对一些不正确的业务的删除和更正，以及待解报单处理等都要严格根据相关的规定和要求进行，同时严格执行符合制度，以确保计算机的财务处理不会出现混乱和差错。

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