设计院工程设计项目档案数字化实施办法
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摘要：该文针对合肥水泥研究设计院一直存在的设计项目管理和档案管理效率低下、管理混乱的问题给出管理思路和办法，以求实现与现代管理企业相适应的科学管理。
关键词：电子资料; 归档; 设计效率; 核心竞争力
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)35-2411-02
Engineering and Design of Digital Archives Project Implementation
WANG Ai-zhen
(Hefei Cement Research & Design Institute，Hefei 230051, China)
Abstract: Hospital has been the design of project management and records management inefficiency, management issues are given ideas and management approaches in order to achieve the modern enterprise management adapted to the scientific management Approach.
Key words: electronic data archiving; design efficiency; the core competitiveness
1 引言
合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学管理的基本障碍。
2 需要解决的管理问题
1) 电子资料的无法归档或者归档困难问题；
2) 实物资料电子化问题；
3) 借阅、下载、浏览等图纸利用问题；
4) 合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证；
5) 合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀；
6) 培养核心竞争力无法谈起；
7) 大量成品制作业务外流；
8) 没有办法实现共享，设计效率低下；
9) 信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不能共享，投资重复和浪费、效率低下；
……
3 系统解决问题的核心思路
图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。
因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐完成档案资料的全过程自动归档。
a) 系统的设计重点：
1) 注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。
① 提供编目模板，快速生成编目树。
② 批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。
③ 与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）。
2) 实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。
3) 有强大方便的查询、统计功能。
4) 归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。
5) 归档电子文件的版本控制。
6) 早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统中。
b) 实施办法
1) 成立以设计管理处牵头有设计分院、档案管理部门、成品制作、信息中心等部门人员组成的工作小组；
2) 就图纸编目、文件存储、进度安排、质量控制、费用计算、工作协调等做出基本方案；
3) 工作小组开展调研工作，逐步了解和实施图纸自动收集系统；集中图纸打印，简化和科学管理电子档案，促进设计标准化和高效率，真正发挥信息中心和网络的作用；
4) 工作小组不间断对项目实施过程进行检查和修正，实时做出评价，把档案电子化管理作为设计项目管理乃至全院办公自动化管理的切入点，整体构架，分步实施。目标不仅是档案管理电子化而应是设计项目管理乃至整个OA系统的全线运行，在这个高速发展的信息化时代，真正使合肥水泥研究设计院具备国际化大企业的风范，为国际化企业发展提供一个完好的手段和平台。
4 图纸自动收集系统
4.1 系统简介
如果说“图文档管理系统”重点解决的是归档后资料的编目、查询、浏览、借阅、统计、档案管理等功能，那么“图纸自动搜集系统”重点解决的就是“自动”归档，减轻归档工作量的问题。“图纸自动收集系统” 需要与“图文档管理系统”配合起来使用。
我们可以调研引进“图纸自动收集系统”，它是以智能图纸识别技术为基础的新一代的智能型打印归档管理系统。在设计人员打印出图的同时，系统自动读取电子图中的信息，根据读取的项目、专业、设计人等信息自动在服务器中归档，并将生成图档管理系统中的图档信息。在不改变设计人员工作习惯的情况下，实现合肥水泥研究设计院电子图纸归档的完整性与准确性。许多设计院有这样的成功应用案例。
“图纸自动收集系统”可以提供图文打印、备份、自动归档、批量归档、图纸属性自动提取、文件自动签名、条形码生成、自动拆图、生成PLT及DWF文件、字型文件自动搜集、图纸目录自动生成、图框管理等功能，以及附加的图纸比较、红线批注等管理工具，并可提供出图成本管理、印务管理、全文检索等相关的管理功能模块。
解决电子资料“自动”归档的问题，可以有几种不同的方式，可以单独使用，也可以与设计项目（流程）管理系统结合起来使用。从总体上说，“图纸自动收集系统”可应用于以下几种情况，代表了几种不同的应用模式：
1) 独立应用：合肥水泥研究设计院还没有实施过经营计划管理系统或设计流程管理系统，也就是说系统中还没有项目信息的情况下，可以先期独立使用图纸自动收集系统，以达到电子图纸的自动收集与自动归档的目的。这种模式对于我们目前还不具备实施全过程项目管理系统的情况，是比较容易上手的，在不增加设计人员和图档人员工作量的前提下，可以达到完整、准确、及时地收集电子图纸的目的，并完成部分标准化工作。
2) 与项目计划管理系统集成使用：当合肥水泥研究设计院已经实施项目计划管理系统后，可以采用这种应用模式。在这种情况下，项目的信息已经存在了，项目的图纸结构也已经策划好了，在用户提交图纸打印时，图纸自动收集系统可以将图纸中的信息与项目计划管理中的信息自动匹配起来。这种模式将项目的信息和图纸的信息统一起来，而且对设计人员的操作没有影响。
3) 与设计流程管理系统完全融合：在我们上了设计流程管理系统后，图纸自动收集功能就不再是一套独立的系统，二者完全融合在一起。在这种应用模式下，各个设计人员的各类设计任务已经在系统中分发，而且设校审、互提资料、出图归档、设计变更等流程都已经在系统中进行。图纸文件中的信息不再是从图纸图框中提取，而且反过来从系统信息中写入图纸图框中。然后再配合上述客户端的一系列CAD功能，就实现了更加自动化的过程，形成了完整的管理应用体系。
4.2 功能特点
1) 不改变设计人员的工作习惯，轻松解决图纸收集难题：设计人员在打印图纸时，系统后台就自动完成了归档的一系列操作。对于设计人员来说，以前的工作习惯没有任何改变，没有增加任何工作量，但系统自动完成了图纸文件及信息的自动搜集整理操作。所以在实施过程中设计人员不会有抵触情绪，非常容易实施推广。
2) 大大提高了图纸的归档效率：
① 极大地减轻了档案管理人员整编图纸的工作（编目卡片上的大多数信息已经由图纸收集系统中自动采集获取）；
② 图纸信息自动从图纸图框中自动提取，不必手工输入；
③ 批量打印归档及电子图档自动搜集功能，大大简化了大批量图纸归档的工作；
④ 由于可以自动识别一个dwg文件中的多张图纸，并进行自动拆分，不用强制约束设计人员必须一张图纸放一个dwg文件，方便了归档；
⑤ 给设计人员提供了很多人性化工具，如：图纸目录自动生成、施工图自动转竣工图、图框管理、批量图纸提交打印、字型文件自动搜集、文件格式转换等，提高了设计人员的工作效率，减轻了设计人员的工作量。
3) 保障了电子资料与实物档案的一一对应：由于在出图的同时，电子图档就已经自动归档了，并且在每张图纸上生成并打印了唯一的条形码。当实物图纸归档时，通过扫描图纸上的条形码，系统就可以自动将该实物档案与电子资料进行自动匹配及校验，生成实物档案信息，并进行图纸的版本管理，确保了实物图纸和归档电子版本的一致性。
4) 简化打印成本核算：按需自动生成打印清单（便于成本核算），自动计算每个项目、每个专业、每个设计人员或者每张图纸的打印成本。
5) 自动统计设计人员的工作量