企业统计工作中如何运用好Excel软件

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摘要：当今计算机技术迅速发展，已成为办公自动化的一个重要构成。文章就Excel软件技术如何在企业统计工作运用这一主题进行系统的阐述，实现该软件的实际价值，也解决了统计工作中所面临的数据组织、管理、分析、预测等种种问题。

关键词：数据表；组织管理；企业统计；Excel软件

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）27-0158-03

企业统计工作主要是用科学的方法收集、整理、汇总、描述和分析数据资料，并在此基础上进行推断和提供决策参考依据。统计的关键在于对数据的分析与加工，而Excel强大的数据分析功能则恰恰与统计所要处理的问题相适应。Microsoft Excel电子表格软件功能全面，不仅能够进行数据编辑、修改及保存，进行数据统计处理及预测，此外，还能够将工作表格转换成图表的形式，让人更为直观地观察数据的走向，并进行对未来的预测，而专为统计分析所开发的各种宏更是使得Excel成为统计分析中一种实用而高效的工具。笔者总结在钢铁企业多年的工作经验和心得，探讨企业统计工作中运用好excel软件的方法。

1 数据表建立

企业统计工作的目的在于服务于企业的生产经营管理。在企业运行中，各级统计人员需要建立不同类型的如历年主要经济技术指标基本情况、人力资源状况、机械设备、质量安全、科技项目情况等信息库，这要求充分了解企业内部各类信息资料。另外，统计人员还要进行各类报表的编制汇总，建立统计台账。这些复杂的数据表的建立均能够通过Excel软件实现。和其他像Visual FoxPro、Access等数据库软件不同，Excel不需要专业人士通过编程来建立数据表，具有普遍实用性。

数据表建立工作完成后，面临的主要问题是怎样把数据和文字信息输进表格里，并依照要求进行适当编辑。

2.1 日期与性别的显示

如有某一位职员身份证号码（18位数）存放于A2单元格里，为了查看该员工的出生日期，可在A2单元格旁边的B2单元格内输入以下命令：“=DATE（MID（A2，7，4），MID（A2，11，2），MID（A2，13，2））”。出生日期最后按照年、月、日的顺序显示出来。

2.2 数据的移动、复制

在输入数据时，为简化操作量，节省输入时间，还可灵活运用软件中的“移动”或“复制”功能。我们在进行企业信息统计中的某个数据表建立时，常会遇到需要其他数据表数据的问题，当然可进行复制、粘贴，但来源的数据信息可能会随着时间的推移而变化，为了避免反复的复制、粘贴操作，我们可以建立这两个工作表的链接，便可同步两个工作表中的数据，从属数据会随着原数据自动

更新。

3 数据管理和组织

3.1 数据的搜索、排序

在建立数据库之后将查找条件设置在数据记录单内。如要利用数据记录单进行“年龄≤40岁，学历本科且为高级工程师的女性职工数量”的搜索。可运用数据清单中的“条件”来进行以上查询条件的定义，从而进行满足指定条件的记录的检索工作，进行相应的处理之后，满足给定条件的信息便会在屏幕显示出来。如果查询的条件比较复杂，可利用软件中“自动筛选”功能进行搜寻。

我们可以依据数据清单中的数值大小或其他情况来进行行列数据的排序以方便浏览或查阅。可实现一列或多列数据的升序或降序排序，通过数据的“筛选”功能，可以对数据清单设置自动筛选或高级筛选，只显示自己需要查看或处理的数据。

3.2 数据的分类汇总和合并

通过Excel可迅速实现表格内数据的汇总工作，其一般情况下是首先将数据进行分组再进行分类汇总。至于数据的合并计算，存在几种途径可供选择，包括三维引用、按位置、按分类或通过生成数据透视表实现。针对每种数据库，进行相应的合并计算方式的选择。企业有多个部门车间，在每个月份、季份、年份，各个部门统计人员均需要把下面上报来的报表进行整理，在同一张表中进行汇总，由于列标题一样，可进行分类合并汇总。

值得一提的是，数据透视表是Excel中的一项重要功能，对于统计来说更是十分重要。该模块可实现对很多数据的汇总、排序及运算等功能，如此便完成了交互式表格的创建，并能够按照数据透视表进行相应透视图的建立，以便于更为简单明了地观察数据的走向。

有某厂销售部产品销售记录资料：1月销售员谢某在上海地区销售B品种580件、单价21元，销售额12180元、销售费用310元；2月份周某在湖南地区销售B品种3600件、单价21元，销售额75600元、销售费用3000元；2月份李某在上海地区销售C品种1200件、单价45元，销售额54000元、销售费用3240元；2月份张某在湖南销售C品种2000件、单价48元，销售额96000元、销售费用3500元。在统计过程中，要对产品销售情况按地区分，销售的品种、数量、销售额的分析；按品种分，各品种各地区的平均销售价分析。如用常规统计方法对这么多的数据进行多种分组整理和汇总分析，要做很多重复的工作，耗费大量的时间。Excel的运用为我们省去了这些烦恼，我们把这些数据录入到Excel，然后打开“数据”菜单，点击“数据透视表和图表报告”，根据分组整理分析的要求如“地区”用鼠标拖曳标题字段，所需要的数据和分析结果会马上显示出来。如Excel表1：

表1 按地区分，各地区销售的品种、数量、销售额的分析表（单位：件、元）

如要更换分组分析的内容，可用鼠标拖曳标题字段进行更换布局，可满足多种统计分析的需要。

4 数据分析和预测

企业各部门的管理人员在做出判断或决策时，常会希望知道在不同的条件下会产生怎样的结果或者得到希望的结果需要怎样的条件等。这需要建立在统计分析大量的数据基础上，从而做出正确的预测。Excel满足解决这些问题的需要，能够提供单变量求解、模拟运算表和方案管理器等各种工具。

4.1 单变量求解

“单变量求解”功能可在如下情况下使用，即知道公式预期的结果，想求出相应的输入值。在求解过程中，Excel会将某个特定单元格中的数值不断进行更改直至该单元格的从属公式返回到预期的结果。举例来说，2012年某钢铁企业的职工的人均收入是3000元，在5年中将该收入提高到5000元，就要进行人均收入的年增长率的计算，而Excel中“单变量求解”命令便能快速实现这样的功能。如Excel表2：

表2

A B C

1 3000 5000 0.107566

在Excel表2A1中输入3000，B1中输入公式，=3000*（1+C1）^5，然后执行工具菜单中的单变量求解命令，弹出“单变量求解”对话框，在“目标单元格”中输入B1，“目标值”输入5000，“可变单位格”输入C1，然后按确定，单变量求解的C1年增长率就求出为0.107566，这有利于钢铁企业制定五年收入管理计划。

4.2 模拟运算表

模拟运算表作为工作表中的一个单元格区域，能够得出计算公式中一些数值的改变对结果的影响情况，这便于同一运算中求解所有的变化值组合。在实际工作中，统计人员还常会用到单变量或双变量模拟运算表做出假设分析，例如，某企业规划部一月份的工资30000元，上涨3%、4%、5%的情况下，预测出该部门工资总额的变化情况。如Excel表3：

表3

（1）在上表B3中输入公式B1*（1+B2）得到30900；（2）在对应的D2中输入公式B1*（1+B2）得到30900；（3）鼠标右键选定C2至D4；（4）运用Excel选择“数据”下拉菜单，再选择“模拟运算表”选项出现“输入引用行的单元格”和“输入引用列的单元格”；（5）在“输入引用列的单元格”中指定$B$2，表示给定的列变量内容；（6）单击确定，得到结果。

还可进行双变量模拟。如该部门2月工资40000元，3月工资48000元，4月工资50000元，各上涨3%、4%、5%的情况预测。得到了这些数据信息，有利于部门进行各科室工资分配情况的调整和年度计划的制定。

5 数据输出和图表创建

在Excel中统计数据往往转化为图表形式，直观、形象，省时省力，便于进行数据分析与比较。利用Excel软件可方便地进行统计图表的绘制，以图形形式输出工作表。高效地将工作表中转化为常见的条形图、柱形图等，而且还能根据要求进行图表数据加工，如添加标题、坐标轴、文字注释和箭头、网格线等。可随时进行生成图表的预览，并可打印。

6 结语

Excel电子表格的数据处理能力十分强大且操作简便。Execl在统计工作方面的应用还有很多，如概率分布图、抽样分布、参数估计、假设检验、回归分析与预测以及时间序列分析等，其强大的统计功能可以满足各个领域的数据分析。在企业统计工作中，利用好该软件能够提高企业的统计工作效率，完善统计报表填报与统计分析工作，为企业各部门管理者做出决策提供有利的数据支持。

参考文献

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[4] 王洪玉.Excel在企业统计工作中的应用[J].统计与咨询，2003，（4）.

[5] 丁庆利.Excel在学生成绩管理中的应用[J].齐鲁珠坛，2003，（6）.

作者简介：谢玲玲（1972—），女，湖南双峰人，供职于湖南省涟源钢铁集团有限公司规划部，研究方向：工业统计。