总承包项目采购角色与成本控制
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摘 要：本文探讨总承包项目中采购角色与成本控制的关系，从市场调查与分析、采购策略与计划编制、采购方式的选择等方面对物资采购工作进行了阐述。同时也对采购执行中的成本控制进行了有益的探讨，其目的在于加强采购各环节管理，实现采购成本的有效控制，取得总承包项目效益最大化。
关键词：总承包项目 采购角色 成本控制
一、引言
工程总承包项目采购管理，将物流与供应链管理思想纳入项目管理[1]，赋予了项目管理更广、更深的内涵，在项目采购过程中，应着力抓好采购与设计的协调、供应商管理以及采购策略的编制与执行等一系列关键控制点的管理，对工程项目的三大控制目标（质量、进度、成本）进行综合同步控制，真正实现安全供应、及时供应、经济供应的目标，达到有效提升项目整体管理能力的目的[2]。采购是项目执行的核心环节，是实现工程设计意图和顺利实施项目的基本保障。总承包项目采购费用一般占整个工程造价的60～70%，有的项目甚至更高，采购既是整个工程进度的支撑，也是工程质量的重要保障，采购在总承包项目中的角色非常重要。
二、总承包项目采购角色
采购是指货物和服务的获得，其所涵盖的意义不仅是指货物的买卖，而且也包括雇佣承包商承建某项工程或聘请专业的咨询人员从事某项研究，因此采购概念包括有形物质的采购，即“硬件”采购，如货物的采购及其服务、工程的发包及其服务；也包括无形的货物采购，比如咨询服务、设计图纸、软件采购等[4]。从采购的过程功能看，采购包括对项目相关供给市场进行考察调研；与潜在的供应商联络，按商定的程序组织采购；按设定的指标体系评选中标商家、签订采购合同，确定采购的货物或服务的名称、品牌、规格、型号以及数量和质量；监督检查合同货物的供应、安装运行与维护；在出现执行问题时要及时按合同条款规定采取相应措施，比如：迟延付款，处理合同执行中发生的索赔诉求和合同纠纷调解等。
全球经济一体化的快速推进和信息技术的迅猛发展，使得市场竞争日趋激烈，资源争夺也日益加剧，采购不再是简单地购物，而是控制外部资源，提高企业竞争能力、降低企业经营成本的战略措施，是企业综合管理能力的重要体现。比较世界著名企业，无论是500强中的生产企业，还是工程建设总承包企业，对企业采购角色定位的主要内容之一就是获取企业外部的重要资源，在供应链的竞争上取得比较优势，进而形成企业的相对优势，提升企业的竞争实力。
1.加强市场调查与分析
为了确保项目有效地实施，采购部门首先要对项目相关市场信息进行广泛的市场调查和评估，利用各种媒介全面比较国内外最新有关货物的变动行情，准确把握相关采购信息，获取物资供应渠道，收集有关价格信息，对所采购货物和设备的性能参数以及可靠性进行充分的摸底调查，提出经济合理的采购计划清单。中国某著名央企，多年来致力于科学理性采购，改造传统采购业务，强化管理控制，提升企业管理水平，采购部门一方面是主动深入生产一线摸清需求，深入研究消耗规律，另外一方面认真做好市场分析，定期召开供应市场分析会，针对不同物资品种、依据市场形势变化定期供应市场分析报告，根据供应市场形势，择机进行采购操作，明显增强了市场把控能力。2011年2月份，利用油套管价格上涨前的有利时点，提前采购企业需要物资油套管2万吨，降低采购成本600万元。
2.制订采购策略，合理调整采购计划。
采购策略是在认真分析外部资源环境及项目内部需求特点后所编制的前瞻性工作规划，决定了项目采购的总体执行思路和原则性安排；采购计划是对整个项目采购内容，按货物、工程和服务来分类，根据合适的采购方式和方法，做出每一具体步骤的时间安排。采购计划是采购进度控制的重要指标安排，在实际工作中要力求做到采购计划具有较强的可操作性，计划切合实际。要根据市场结构，供货能力以及潜在的竞争能力来确定采购的批量，打捆分包采购，要兼顾货物、工程和服务的平衡衔接和实际执行情况，合理调整采购计划。
3.选择最佳采购方式
总承包项目的采购方式较多，每种采购方式各有其特点和要求，根据项目的要求和进度，选择好最佳采购方式，有利于加快采购速度，节省投资，减少不必要的人力物力的浪费。采购方式确定要根据项目的性质和规模、合同的大小和性质来区别对待，体现采购公平与公正的原则，确保采购货物的经济性和效率性。目前世界各工程建设企业一般都选择比较流行的、整合资源的集中采购管理体系，集中采购的核心是需求计划的集中，通过实施集中采购，既能提高企业的采购规模，增强企业的议价能力，也能提高企业的影响力，增强抗风险和保供能力。某中央企业历时17年打造归口管理、集中采购的物资供应管理体制，通过集团总部的直接集中采购（战略采购）、组织集中采购、授权中心集团化采购等不同具体采购方式的执行，有力地整合了全集团的需求资源，强化了与国内国际著名企业的战略合作，有力控制了供应风险，降低了采购成本。
三、总承包项目采购成本控制
项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。项目资金必须得到最有效的使用，项目采购管理除了保障物资供应，最主要的职责就是降低成本，实现项目效益。
1.做好采购预算工作，确保采购行为处于受控状态
制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算是计划活动的一个方面，也是组织政策的延伸，是采购的控制机制，起到一个比较标准的作用。制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前，对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金理性的规划，是对项目采购资金进行合理的配置和分发，是项目采购资金的使用标准。采购预算有利于对采购资金使用行为进行随时的监控，确保项目资金使用处于合理的浮动范围内。
2.优化资源，提高采购效率，有效控制成本
供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分，供应商的选择有如下两方面的问题值得关注。第一，选择供应商的数量。实际上是供应商供货份额的分担，从一方面来说，单一货源增加了资源供应的风险，不利于采购方对供应商进行压价，采购成本控制力度不够。从另外一方面来讲，批量供货具备数量上的优势，供应方可以给予采购方较多的商业折扣，能降低采购成本。第二，选择供应商的方式。一般可以采取公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和定点直接签订合同采购等四种采购方式，按其特点来说分为招标采购和非招标采购。不论采取何种采购方式，都要引入竞争机制，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物，有利于控制采购成本。