医院内部物流配送管理信息系统设计及库房主动式管理模式探讨

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摘 要 针对医用材料库存及配送管理中HIS系统的使用现状及问题，以华西医院为样本进行研究开发，提出主动式管理模式，设计医院内部物流配送管理信息系统，以达到总库管理由被动变主动，为现行库存及配送管理提供系统支撑，为医院全面实现信息化提供基础的功能。

关键词 医用材料 主动式 信息系统 库存管理 配送管理

国内医院信息管理系统建设已初具规模，但现有系统对资源调度与优化的研究严重不足，现有成本核算为主的模式还不能完全规范医用材料在医院的合理使用及核算，还应该建立健全信息系统，并在此基础上设立全院型的医用材料管控长效机制[1]。发达国家早已度过补充和完善HIS系统的阶段，HIS已经成为医院中枢神经系统[2]。国内虽引入HIS系统，但是由于用户不懂计算机，开发商不熟悉医院业务和流程，无形中为系统开发和后续实施埋下隐患，增加系统实施的难度和风险[3]。信息系统的完善对数据备份、操作人员的熟练程度和部门领导都有要求，而不完善的系统则需要针对不同环境和策略进行设计[4]。本研究选取西南地区大型综合性医院华西医院为样本，以功能缺失较多的医用材料内部管理为切入点，对医院内部物流配送管理信息系统进行分析设计，提出以库房为主导的主动式物流管理模式。

1 医用材料库存及配送管理现状及问题

1.1 库存及配送管理现状

华西医院现有配送及物流管理是以二级库房为驱动中枢的模式，总库房不能掌控二级库房的库存情况，产生大量领用医用材料和零星领用次数较多的情况。配送管理无信息系统的实时监控，无法保障工人的工作量，配送工人与二级库接收人员的时间存在误差。这些现象造成人力、物力、财力的三重浪费。两级库房的具体职能、信息传递模式具体描述如下：

（1）两级库房职责：华西医院医用材料库房分为总库房及二级库房（科室库房）2类。总库房由专门的库房管理人员负责入库、分拣、出库、配送、盘点等日常管理。医用材料由供应商直接送货到库房，将入库单交给库房管理人员进行登记、核对商品名称、数量、质量后由供应商在指定的货架上架，库房管理人员将入库种类、数量等信息录入信息系统，同时打印出入库单，以便日后查询管理。总库房根据前三年的平均数及管理人员的经验，设置平均库存量*20%的医用材料量作为安全库存。二级库管理人员每周至少清点一次物资，如有急需则申请零星领用。二级库医用材料实际使用量由人工统计，每周汇总各病房使用总量制定需求计划，以便进行库存补货及成本核算。

（2）两级库房信息传递模式：总库房与二级库房（科室库房）的信息衔接分2种方式：（1）二级库房向总库发送医用材料需求计划（采用Excel电子表格或打电话的方式），总库房核对后将此信息传给采购部门进行采购；（2）配送工人在配送时携带出库单（根据二级库房申报的材料需求计划编制、打印），与二级库接收人员进行入库核对，因此医用材料的采购及配送都是由二级库房发起的，总库及采购部门的权责都比较被动。

华西医院医用材料的配送由库房管理人员协调与安排，有具体的配送日，但配送日内无具体的配送时间，即二级库管理人员知道哪几日总库会进行配送，但不清楚配送到某个二级库的具体时间。由于电梯、配送时间、接收时间等瓶颈资源的限制，配送过程中会遇到电梯拥挤、二级库房管理人员没有时间接收等情况。在调查药品配送时间、膳食配送时间、病床使用时间等之后，医用材料项目组根据实际调研情况，制定一个新的配送方案，目的是缓解医用材料配送的压力，同时确保病人的安全及配送的效率。方案设定第一住院大楼的配送时间（配送压力主要集中在第一住院大楼，因一住内设有急诊科、ICU、NICU、CCU等重点科室），将第一住院大楼的医用材料配送时间集中在6：30～8：30，并为此申请专用电梯，协调各科室的接收人员，重新划分和明确各部门的责任。方案制定后，经过3个月的试运行，在方案评价之后进一步协调库房管理人员、配送人员和接收人员的时间。现方案虽然起到一定的缓解作用，但是仍未解决最根本的问题，即依然存在零星领用和总库、二级库沟通不畅的问题，依据科室人员的考核制度，很难对二级库材料接收人员进行合理的考核。且如果今后有其他的变动，方案需要重新调整，便会再次增加库房管理人员及相应工作人员的工作量。

1.2 库存管理中问题

（1）库存信息管理模块未覆盖二级库，导致数据延迟失真。华西医院信息管理系统（HIS）有专门的库存管理模块，医用材料总库正是利用这一模块实施材料入库、出库统计和审核等管理业务[5]。但是，这一系统模块没有延伸到二级库房材料库存管理，以至于二级材料库房全凭人工对材料入库、拣货、出库等信息进行登记，造成二级库材料使用、库存信息只能通过定期盘点来获取，无法做到实时反映，更无法向总库及时反馈[6]，而且总库管理二级库房的主动性较低。

（2）预测方法简单，信息支持不及时，导致二级库库存失衡。目前，材料补货流程为各材料二级库管理人员首先根据前3个月材料消耗量预估当月材料需求量，再根据当前二级库材料库存保有量推算当月材料补货量，并编制材料需求计划上报材料总库。这种分散的、基于人工的预估需求的做法由于缺乏实时库存信息支持，且基层管理人员需求预测方法简单、原始，经验欠缺，常常造成2种恶果。一是材料需求预估不足，造成材料库存不足，零星采购及领用大幅增加，增加材料总库运营工作量和成本。二是材料需求预估过多，造成二级库库存积压，形成库存“黑洞”。

（3）配送依据信息化程度较低，易出现失误。医用材料二级库向总库传递材料补货信息目前是通过Excel表格或电话通知的方式完成的，总库根据Excel表格信息或电话通知信息转换编制出库单作为配送的依据。由于上述信息传递过程缺乏统一的信息系统支持，没有统一的信息格式标准，在信息转换过程中极易出现错误，给材料采购、配送等工作造成麻烦。

（4）总库管理完全依据二级库提供的数据信息，主动性较低。现行的材料补货作业是由总库根据各材料二级库管理人员编制的材料需求计划，通过采购、验收入库、分拣出库、配送等环节实施的，其原因就在于总库与二级库缺乏库存信息的有效衔接与沟通。这也导致材料总库在需求预测、采购计划以及配送计划等方面处于被动响应局面。

1.3 配送管理中问题

（1）配送时总库与二级库的沟通不利，影响效率[7]。由于总库在配送计划方面处于被动地位，且二级库接收人员在科室内还有其他医护工作，材料在配送到二级库后，材料总库与二级库医用材料接收人员在材料配送接收时间方面的沟通不力，会给配送作业工作效率造成严重影响。

（2）现用配送方案的调整会耗费大量的人力。原始配送方案的调整只能维持暂时的平衡，一旦其他物品配送时间、电梯使用高峰期等瓶颈资源出现变动，配送时间便要重新协调，配送方案也要随之进行调整，在协调配送时间的同时，还要兼顾其他的瓶颈资源。人为调整配送方案需动用大量的人员，进行大规模的调研，但是调整后的方案依旧不具有灵活性。

（3）总库配送工人的工作量不均。配送工人与配送科室的安排由总库管理人员根据各个科室材料需求的紧急程度来确定，总库共有11位配送工人进行配送作业，配送工人与配送科室为随机组合，每位工人每日完成的配送次数不同，配送量也不同，因此不能保证每位工人的工作绩效等同，对工作积极、工作量相对较大的工人来说，同样的薪酬缺乏公平性。

（4）总库HIS系统未设置配送功能模块。总库房的信息系统建立进货管理模块、出货管理模块，但没有建立属于库房管理一部分的配送管理功能模块，配送工作衔接于总库出库与二级库入库始终，配送管理功能的缺失是造成上述诸多问题的内因。

2 主动式库存及物流配送管理模式的提出与建立

分析库存及配送管理中的问题产生的根本原因，是系统功能的流失，无法完整地达到用信息系统掌控医用材料流向的目的，使得医用材料总库房与二级库房无法实时、准确衔接，需要重新定位总库在物流管理中的角色。

针对这一问题，笔者提出“主动式管理”，即在实际工作中，总库要掌握库存及物流配送管理的主动权，主动监测二级库的材料使用量，预测二级库医用材料的领用量，及时为二级库进行配送。

以此为管理模式，设计开发一体化的信息整合系统。新系统需具备以下功能：（1）建立医用材料库存及配送信息管理系统，增加针对二级库的信息系统可以有效加强总库、二级库之间的信息流通与传递，总库能实时掌握二级库库存及使用消耗情况；（2）基于总库与二级库之间信息衔接的有效性，总库可以对二级库需求计划进行统一编制。需求计划的编制有严谨的计算公式与模型，得出的数据更加准确，能有效降低需求计划的失误率和零星领用的次数；（3）总库根据需求计划制定配送计划，主动开展配送资源计划和配送作业，不再被动接受二级库的材料需求计划，开发主动式库存及配送信息系统目的是从根本上解决医用材料预测不准确，零星领用次数较多等问题。

3 医院内部物流配送管理信息系统设计原则

3.1 数据的连贯性

数据流向分横向和纵向，各个模块内有数据流，模块间也有数据流[8]，设计的重点是体现模块内与模块间的数据流向，体现运输配送管理模块的衔接性及重要性。配送管理模块贯穿于医用材料入库到配送的整体过程中，是此次信息系统设计中最关键的一部分。

3.2 功能的实用性

信息系统功能及数据流向的设计必须以华西的实际情况为基础，设计出的信息系统能够改变和解决华西医用材料库存及配送管理中的实际问题，为库存及配送管理提供系统支撑，并完善目前缺失的信息系统模块及其功能。

3.3 系统的完整性

每个子模块的设计都是为尽量涉及到实际工作中的每项任务，任务与任务之间的信息密切相关，系统设计的过程中要保证各模块间的信息能够有效流通[9]，整个入库、存储、出库、配送流程中的每个子功能模块都不可或缺，完善子功能中的各项具体信息，确保整个系统是一个不可分割的整体，缺一不可。

3.4 设计的可提升性

HIS系统作为一个利用先进的信息技术来实现业务运作和管理的载体，技术的可扩展性是其产品特性之一[10]。库存及配送管理信息系统的建立是为改变目前工作中的问题，但是此次建立的信息系统也要为今后的进一步调整提供空间，要保证在此基础上信息系统仍能有效的提升，不断完善其功能。

3.5 管理的主动性

信息系统的设计中要充分体现总库管理二级库医用材料使用及库存信息的主动性要求。从信息流来讲，二级库的库存及使用量信息要实时传递给总库，总库据此定期主动预测二级库的需求量；从物流来讲，总库要及时将各个科室需要的医用材料及时、主动地配送给二级库，并对二级库库存信息进行主动管理。

4 医院内部物流配送管理信息系统架构图

4.1 供应商、总库、二级库间数据关系图（见图1）

运输配送管理模块贯穿于供应商、总库与二级库功能之中，是必不可少的一部分。在设计库存管理系统及配送管理系统之前，要先梳理各模块间的关系，供应商、总库、二级库之间是供货与退换货的关系，明显地表现在配送与接收的关系。总库与各二级库间的信息传递包括总库对二级库领用量和使用量的预测，及二级库对预测信息的确认。二级库与二级库之间的医用材料在现在的信息系统状态下是无法实现调配的，但系统建立完善后，二级库间的医用材料可以就近调配，不必非得去医用材料总库领用。而总库及二级库之间有进货管理、库存储位管理、出库管理等不同的模块，各个模块及各个库房之间都由运输配送管理模块衔接。

4.2 总库与二级库子模块间数据流向图

总库与二级库信息系统中皆包括：进货管理模块、库存储位管理模块和出货管理模块3大模块。由于总库涉及对二级库的配送管理，因此在总库系统的设计中增加运输配送管理模块。

各大模块中又有相应的功能子模块，不仅各大模块中的子模块相互联系，而且各大模块间的子模块也有相互关系，如：总库中的运输配送签收管理子模块与二级库中的进货单输入与维护子模块间就存在医用材料物流配送的关系；而二级库盘点管理及库存控制子模块与总库中的盘点管理与库存控制子模块间则存在医用材料信息流传递的关系，二级库可以将库内医用材料的详细信息传递给总库，以便总库对二级库做出预测分析，从而方便采购部门对所需材料进行采购。

图2中横向为各模块的子模块，纵向为各子模块间的信息流向关系，在制定系统模块的功能时，可以根据此数据流向图进行规划。总库流向二级库的数据是运输管理模块的功能，贯穿于箭头两端的子系统中，而二级库向总库的数据流是二级库进货管理模块向总库进货管理模块的信息流。此图中将各模块做进一步细化，每个子模块中都涉及实际操作过程，将这些模块功能进行衔接，信息便可以有效的流通，提高库存管理及配送管理的效率[11]。

5 医院内部物流配送管理信息系统功能模块

（1）建立二级库各信息系统模块，管理人员便可将入库、出库明细及时录入系统，在数据明朗化的基础上增加条码管理功能，总库及二级库的入库、出库工作量将大幅降低。

（2）运输管理模块的建立有效传递总库及二级库之间的配送信息，且运输管理模块中的各子模块使得配送工作更具有计划性，配送排程、拣货、装车、车辆追踪，整个流程有条不紊，且在配送排程中设立配送工人的配送信息，对工人的管理更加人性化，公平化。

（3）总库与二级库中相对应的子模块信息实时衔接后，总库可及时观测到二级库的库存信息，并可为各科室针对性的制定医用材料需求计划，不再使用以前二级库管理人员人工统计、凭经验预算的原始计划编制方法，信息系统既增加计划的合理性，也更利于成本核算。

（4）库存及配送管理信息系统整合总库、配送、二级库中的各种瓶颈资源，各个瓶颈资源都是现库存管理和配送管理中的障碍，是医院的客观条件所致，不可完全避免，但只要信息系统成功建立，便可整合这些资源，解决实际工作中的棘手问题。

6 结语

作者从医用材料库存及配送管理的现状及问题出发，设计出总库主动式运用信息系统管理二级库的模式，系统具体的实现方式另文描述，该系统投入运行后会实现以下效果：（1）总库管理由被动变为主动。总库库存及配送管理一直以来都处于被动的地位，由于二级库医用材料使用的特殊性，总库管理始终配合二级库的管理。信息系统建立后，总库可以观测到二级库的使用量及库存，定期对二级库的需求量进行预测，并在合适的时间及时配送。由此，总库库存及配送管理由被动变为主动，预测与配送的效率会有很大的提升，零星领用、接收不畅等情况也会大量减少。（2）为现行库存及配送管理提供系统支撑。现行的配送方案虽在之前的基础上进行调整，并进行严密的排程，将科室、工人、配送时间等都按关键节点做出规划，但现行方案也不是完美的，还有很多缺点和漏洞，如果药品配送或膳食配送等其他配送时间出现调整，那么医用材料的配送时间便要随之进行调整，同样，如果医用材料的配送时间由于某些特殊状况出现调整，其他配送的时间也要随之进行调整，这些调整都是为保证医院内部秩序稳定有效。信息系统设计与开发，可以有效解决这些问题，建立完成后，各部门之间的信息沟通都可以在线上解决，从根本上改变总库被动管理二级库的局面。（3）为医院全面实现信息化提供信息基础。为医用材料库存管理及配送建立信息系统，是医院初步实现信息化建设的关键之举[12]。医用材料库房与二级库房信息系统的完善设计可以为其他部门的信息系统开发提供帮助，为后续细节化的信息系统开发奠定坚实的基础。医用材料库存管理及配送信息系统如能高效、准确的运行，必将成为药品、膳食等信息系统开发的先锋力量，成功推动医院全面实现信息化。

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