内部控制在大型企业总部费用管理中的实践与思考
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摘要：在大型企业总部费用管理过程中，面临预算资源分配、费用报销审核、资金清算支付三类内控风险，本文从制度控制、系统控制和文化控制三大方面提出了具体的控制措施，在确保费用管理效率的同时，较好的实现风险的管控。
关键词：费用管理；内部控制
内部控制是企业防范各类风险的基础性措施，风险管理失控的最终的结果均会通过资金的损失体现出来，因此财务管理工作中对内控措施的落实与执行就显得非常重要，对于财务资源集中的大型企业总部而言更是如此。
一、大型企业总部费用管理面临的内控环境
大型企业总部成本中心多，涉及费用科目复杂，与费用管理相关的经营活动均会涉及费用预算、费用报销和资金支付三个环节，在日常的内部控制过程中主要面临以下问题：（一）预算资源分配问题。为了保证公司战略目标的达成，费用资源应优先满足公司年度重点工作项目，但在预算编报过程中各个成本中心出于本部门的发展考虑，客观上会存在抢要资源的情况，而资源分配不均会导致预算松弛或预算不足的风险，进而导致费用资源使用低效。（二）报销控制问题。在预算分配完成后，日常的预算执行过程中面临的较大问题是报销的合规性问题，比如是否属于预算内项目、原始票据是否合规、支出项目是否合理，税款的计算是否准确等，如果控制失效都会导致相关的风险产生。（三）支付控制问题。资金支付是整个费用管理环节极易发生风险的一步，支付对象错误、支付金额错误、甚至支付时间错误都会导致相关风险产生。如何确保资金支付准确无误是费用管理必须关注的一个问题。
二、大型企业总部费用管理的内控实践
对大型企业总部费用管理而言，整体思路应该是以COSO内部控制框架为基础，结合工作实际建立起相对完善的由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通、监督五要素构成的内部控制系统，着重从制度控制、系统控制和文化控制三大方面，对总部的费用管理进行内控的落实与监督。（一）制度建设是实施内控的根本。根据管理需要印发了多项预算管理、报销管理和资金管理的相关制度，建立起覆盖费用管理全流程的制度框架，使得费用管理的各个环节都有制度依据，各个风险点均有对应的制度约束。在费用预算资源分配方面，通过设立归口部门将专业性较强关联度较高的费用（如广告宣传费、咨询费等）交由归口部门在预算编制过程中进行业务合理性的审核，财务部门根据公司的年度工作计划进行整体的汇总与平衡。通过归口部门的专业判断可以较好的进行资源控制，避免了不必要的资源浪费；财务部门按照年度工作计划进行的整体平衡又可以保证重点项目的资源投入。在报销控制方面，以制度的形式明确了主办部门、归口部门、财务部门在报销过程中的职责，主办部门主要负责真实性，归口部门主要负责合理性，财务部门负责财务合规性，通过三部门的联合控制，确保了费用支付的经济、有效、合规。在具体审核环节，实现了审核标准的书面化、统一化和规范化。此外还根据费用性质、金额大小设置不同的审核流程，确保每笔支付都得到了合理的授权，同时又确保支付的时效性，不会因延迟支付导致公司承担违约风险。考虑到资金支付的高风险性，在支付环节的制度规范更加严格。在账户管理方面，费用资金支付与业务资金实行账户物理隔离，避免费用账户失控的风险传导到业务账户。具体结算操作上，每日进行应付资金与实付资金的日结与核对，确保每笔支付明细与报销材料一致等等。（二）信息系统是内控实施的保障。工欲善其事必先利其器，严格的内部控制必须通过高效的信息系统来实现。首先，建立电子化的报销系统。费用报销系统实现了费用动支的系统控制，费用支付前必须在系统中履行动支审批手续，系统记录了完整的、可追溯的动支审批流程。同时报销系统中内置了包括员工、合作伙伴在内的供应商账户信息，在报销申请时可以从系统中自动提取，避免了手工输入可能产生的错误。其次，通过与商业银行的合作开展银企互联与企业ERP系统的对接，可以实时完成费用清算。动支审批通过的报销申请自动流转到银行端进行清算处理，整个过程不落地，操作人员无法对账户支付信息进行任何修改，有效避免了支付环节的操作风险和道德风险。与传统的报销方式相比，系统控制有以下特点：1）流程的自动化。两个系统的操作人员只需要点击鼠标即可完成报销审核和资金支付，减少了手工交接单证、手工填写支付凭证、向银行送单的过程的人工干预，有效避免了操作风险；2）流程的可控化。从报销源头开始报销信息都通过系统流转，整个过程透明、可追踪，任何审核都会由系统记录痕迹。（三）文化建设是内控落实的长效保证。在日常费用管理实践中，财务部门主要通过以下方式进行内控意识和文化的培育与宣导：一是一对一的辅导机制。在各部门均设立预算员，财务部门定期对预算员进行费用管理政策培训，帮助预算员掌握公司的费用管理要求，由预算员对本部门的费用支出开展预算及报销的合规性初审，同时在本部门开展费用管理政策的宣导，成为合规理念的传播者。财务部门设置费用管理对口责任人，由其负责与对口部门预算员进行费用管理政策执行辅导、日常报销审核、预算执行反馈。这对增强财务部门与费用支出部门的沟通效率，对传播合规报销理念起到了非常积极的效果。二是多种手段培育合规意识。财务部门通过多种方式，利用各种机会向总部员工宣传费用管理合规要求。比如在公司内网设立费用管理专栏，将费用管理的政策、要求、标准、注意事项等等均在内网上公布，方便员工学习；对日常费用审核过程中遇到的问题进行归类汇总，以定期邮件通知的方式告知到总部的每一位员工。通过上述手段的综合使用，总部员工合规报销的理念得到很大的提升，也有效避免了因为不熟悉政策产生的违规风险。三是与绩效挂钩的考核机制。主要是针对费用资源分配领域，通过科学设置预算执行考核指标，引导各部门合理申请资源，避免配置不当导致的资源浪费风险。对于属于行政办公类可压缩费用以降低执行率为考核导向并设置加分项，鼓励节约成本，降低支出；对于业务管理类的费用，在设定考核指标时兼顾执行率与执行的准确度，可较好的避免因预算编制不准确导致预算执行松弛，资源浪费的情况。
三、关于费用管理内控实施的一点思考
（一）内控的实施需要各部门的合力。由于内控失效产生的结果通常表现为企业的资金或资产的损失，导致很多人在认识上存在误区，认为内部控制只是财务部门的职责。事实上，内部控制是在公司经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工，公司所有部门都是内控执行的主体，绝不单单是财务部门的事情。从实践看，强化内控流程业务端的控制，是一种可兼顾风险控制和执行效率的有效手段。（二）外部监督是落实内控要求的重要推手。很多大型企业都是上市公司，除了公司内部风险管控的要求外，还必须遵循上市地关于内部控制的各项规定。外部监管规定的执行是刚性的、无条件的。按照外部监管要求建立起的内部控制框架，对具体内控措施的推行与实施有很好的促进作用，特别是在帮助各级管理者树立合规理念、合规意识方面，比如内部管理规定刚推出时由于观念和操作习惯的问题，很多人会提出反对意见，而一旦讲明是外部监管要求，各个执行主体间会比较容易取得共识。
参考文献：
[1] 李小衡.COSO内部控制整体框架：内容、理论贡献和借鉴[J].北京工商大学学报（社会科学版），2007（02）.