新信息技术在企业职工档案管理中的应用

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【摘要】 快速发展的信息技术日新月异，将这些新技术应用在企业职工档案管理中，除了能够提升已有的管理功能的效率之外，还能够提供更多的新的管理功能，全面提升职工档案管理对于企业管理决策的支撑作用。

【关键词】 信息技术；档案存储；无纸办公；电子文档；管理信息系统；数据分析；移动互联；智能决策

信息技术可能是现展最快的技术之一，日新月异的新技术、新概念、新产品和新服务等层出不穷，伴随着信息技术的进步，许多传统领域内已经存在并运行多年的机制受到了冲击，企业职工档案管理也不例外。对于传统的档案管理工作来说，这场信息技术革命带来挑战的同时，也带了机遇，只有勇于面对挑战，积极主动的将信息技术的新成果源源不断的应用到档案管理这一传统领域中，才能让传统领域得到更快更好的发展，不被时代所淘汰。

本文回顾了信息技术在企业职工档案管理中应用的过去，研究了当前的现状，并展望了未来。

一、信息技术在企业职工档案管理中的起源

1.无纸化存储：最初在档案管理中引入信息技术，源于一个朴素的意图，随着时间的流逝，常规的纸质档案所需要的保管空间要求越来越大，检索和调阅也越来越困难，而电子存储方式，不仅可以获得高得多的存储密度，而且可以在极短的时间内查询和检索。

在此阶段，经常使用的方法是对已有的纸质档案进行电子化复制，例如人工输入或者光电扫描等，日常管理活动中，使用电子化版本，但是为了避免引起法律争议，仍然进行纸质存档，以作为可采信的证据。

2.电子文档： 伴随着数据加密技术的发展，电子签名技术再一次推动了档案管理的信息化进程。在电子化的档案中嵌入一般情况下难以破译的电子签名信息后，可以有效的保证电子版档案的真实性和完整性。

尤其是当相关法律法规相继推出后，从法律上认可了电子签名的有效性，使得电子文档得到了广泛的应用，这使得完全抛弃纸质文档成为可能。

3.无纸化办公 电子流程：在解决了无纸化存储和电子文档后，并未完全实现和达成无纸化办公的目标，这体现在各种各样的电子文档的流转和会签过程。电子流程(又名办公自动化工作流)技术的发明和推广，解决了文档流转和会签的过程控制问题。

二、信息技术在企业职工档案管理中的发展

1.增值应用 管理信息系统：无纸化办公和电子文档仅仅解决了档案管理的最基本问题，即高效的档案存储。传统的企业组织行为，各个部门各自维护和管理自己的职工档案，一方面存在档案资料的冗余，如每个部门的职工档案都包含了大同小异的职工个人基本资料，另一方面有些专门的个人资料需要其他部门提供数据支持，例如财务部门发放工资需要人力资源部门提供工资数据。

2.数据分析和决策支持：在得到了具有充分历史数据的档案资料之后，如何利用这些数据，就成为了体现档案管理水平的关键。如果仅仅只是将这些电子化数据和纸质化档案一样简单封存备查的话，那将是一种极大的浪费。通过设计良好的决策支撑系统，可以对这些电子化的历史数据进行自动分析和处理，并形成各种直观的报表和图表，以帮助企业管理者做出更符合实际情况的管理决策。

三、信息技术在企业档案管理中的未来

1.多媒体数据：多媒体技术已经获得了成熟的发展，使得企业职工档案中除了可以容纳常规的文本、数字和图片之外，现在还可以容纳影音资料。使用对象技术，还可以容纳几乎所有类型的特殊数据。这就使得档案的内容更加丰富翔实，管理决策依据更加充分。

移动互联：移动计算技术的发展获得了长足的进步，智能手机和平板电脑等手持计算设备已经进入了大众消费类电子产品的主流市场。这就使得在现场处理问题能够获得管理信息系统的协助，从而避免人工转移数据容易出现的差错。例如，在现场清点每个员工领用的公共资源时，可以使用手持设备直接对这些公共资源的条码标签进行扫描，同时对该员工的身份识别卡进行识别，自动完成清点工作，如果存在问题，也可以现场就获得告知。又比如，当员工外出并没有携带便携式计算机时，也可以直接使用智能手机或者平板电脑从管理信息系统获取信息和完成操作。

2.网际互联：随着各企业、单位和政府机构的企业管理信息化进程的推广和深化，形成了大量的独立的管理信息系统，由于需要在不同的企业、单位和政府机构之间共享信息，因此通过互联网提供访问平台显得越发必要。

传统上，一般只提供了人机访问接口，需要操作者人工输入信息进行查询和操作，这意味着操作者可能需要在本单位的管理信息系统和对方单位的管理信息系统之间来回切换进行操作，并人工复制和重新输入数据。如果在开发公共访问平台的同时，提供应用程序编程接口供其余管理信息系统直接调用，而不需要操作员人工干预，自动完成跨系统的信息和资源共享，将极大程度的提高系统的可用性。

在公共领域内，已经存在了大量类似的情况，例如可以直接使用第三方的用户授权信息进行WEB网站的登录。而在档案管理领域内，还需要加快建设。例如，本企业的员工薪酬福利系统可以和公共社会保障管理系统直接挂接，本企业系统的使用者完全无需知道公共社会保障管理系统的存在，即可以得到社会保险的缴纳和使用情况。

四、结论

随着新的信息技术逐步引入和应用到档案管理事务中，作为档案管理的策划者和实施者，有责任引导档案管理工作向着更加智能化的方向发展，而不仅仅局限于传统的档案存储、流转、更新和检索等简单操作。信息技术的飞速发展，对档案管理工作，既是一个巨大的挑战，也是一个难得的机会，只有发挥积极性和主动性，才能更好的改进档案管理工作的水平。

参考文献

［1］李兴由(2003)，中国企业的信息化发展状况研究，中国财政经济出版社。

［2］尤晓敏，万季芳(2011)，信息技术在机关人事档案管理中的应用，中国管理信息化，2011年07期

［3］田光辉(2011)，计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用与思考，北京档案，2011年第1期

作者简介：邵萍，女，（1968－），山东胶南，汉族，山东省胶南市人力资源和社会保障局，研究方向：企业职工档案管理的现状及科学管理