本是同根生 相助又相依

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从去年第19期开始，我们向读者陆续介绍了Excel中“数据输入”、“数据运算”、“图表化分析”、“数据透视表分析”、“分类汇总”以及“数据共享”等多方面的技巧和代表性实例。愿大家举一反三，把软件用活，让工作和生活因Office的存在变得高效和多彩！

先来做个小测试吧

1.Word中有个表格，有10多列，太宽了，而表格只有5行，请将行变成列，列变成行，数据还不能破坏，如何实现？

2.用Excel中的数据生成了一个图表，复制到PPT中，如何让Excel中的数据一变化，PPT中的图表也随之改动？

3.在PPT演示中，如果想让柱状图能够显示为慢慢长上去的动画效果，如何实现？

“你不是一个人在战斗！”一个人的力量是单薄的，但如果“善假于物”，多兵作战，可以让其他组件灵魂附体，获得意想不到的力量。

无论是老版本还是当前最新的Office 2007，微软一直都在强调同一个理念――Office System，就是用整体的力量去有效解决各种问题。今天我们重点来谈Excel与Office组件间的整合与协作。

数据共享 按需选择

数据共享是Office整合的前提和目的，Office组件间可以轻松实现无缝连接。Excel对于数据的汇总和分析功能非常强大，从把数据送进“Excel车间”、利用各种工具进行深加工、到“数据成品”再输出到其他组件中，都是非常实用的技巧。

直接粘贴

无论是将Excel数据复制到Word还是PPT中，都会以数据表的形式出现，而且传递后的数据与Excel的源数据不会有任何关系和关联（见图1）。

图1

选择性粘贴

我们还可以使用“选择性粘贴”中的“粘贴Excel工作表对象”命令，把数据以对象形式粘贴，方便地调整大小和位置。如果双击，还可在Word或PPT中直接打开Excel的操作窗口，对数据信息进行只有在Excel中才能做的操作。

选择性粘贴链接

目标数据与源数据能否实现同步呢？对Excel数据信息选择性粘贴成“工作表对象”时，若选中“粘贴链接”选项，那么粘贴到Word或PPT文档中的数据就有了同步更新的功能（见图2）。

图2

各显所长 整合协作

每个Office组件都有其特殊的功能，往往要将它们整合在一起，才能有效解决具体问题，收到“1+1>2”的效果。

Word行列互换

Word表格如果手工行列互换，工作量大且容易出错。而借助Excel的选择性粘贴命令，就能瞬间轻松完成！

首先在Word中右击表格左上角的十字标，复制，在Excel中右键选择“选择性粘贴文本”命令。然后在“选择性粘贴”对话框中勾选“转置”复选框，确定，行列互换完成，再复制回Word中就OK了。

PPT为图表添翼

众所周知，Excel是制作数据图表的利器，可以制作出很多直观的、利于数据分析的图表对象，但是为了更好地对图表进行展示，可以再向PPT借力。对图表进行恰当、生动的动画设计，能让图表的数据分析功能发挥得淋漓尽致。我们来看一个非常实用而神奇的“柱图生长”。

把Excel中的柱图图表复制到PPT，然后在“自定义”动画中将其“进入”动画设置为“擦除”效果。再进入到效果选项对话框，在“图表动画”选项卡中，将“组合图表”的选项从“一个对象”更改成“按序列”、“按类别”、“按序列中的元素”或“按类别中的元素”中的一个（见图3）。OK，表示“销售业绩“等内容的柱形从下向上一根根升起，让图表在数据分析的同时大大增强了表现力！

图3

更多组件的协同应用技巧

实现数据同步更新和修改，Excel的合作伙伴还可以扩展到其他组件。比如Access的“文件”提供了“导入”和“链接”两种获取Excel数据的方式，发挥数据管理和查询优势；擅长项目管理的Project，可通过“另存为”把任务信息导出成Excel工作表数据进行分析；通过Outlook“导入和导出”命令，将联系人备份到Excel之中，进行筛选查询和分析。