加强煤炭企业销售与收款的内部控制探讨

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【摘 要】 近年来，经济的发展带动了煤炭市场的迅速发展，煤炭企业如何在激烈的市场竞争中占据一席之地，促进企业经营目标的实现，销售业务的管理就成了关键因素。提高销售额，扩大煤炭市场占有率是煤炭企业增加效益的主要途径。销售和收款是销售业务中的两大核心活动，也是企业赖以生存和发展的基础，对销售和收款的控制在提高企业经济效益方面有着重要的作用。文章就如何加强煤炭企业销售与收款的内部控制进行简单的探讨，并以此为依据建立相应的内部控制制度，以增强企业核心竞争力。

【关键词】 煤炭企业； 销售； 收款； 内部控制

内部控制是现代企业管理中重要的组成部分，其充分利用系统理论和控制理论，对企业生产和经营中的活动进行管理。建立内部控制的基本目标在于使公司治理结构不断完善，使公司的经营管理得到不断的改善，对企业经营风险进行有效的预防，进而提高企业的综合竞争力，促进企业经济效益和社会效益的全面提高。煤炭企业的生产和经营与一般意义上的企业相比存在着一定的特殊性，在销售方式以及管理体制方面都存在着一定的传统型，这对新时期煤炭企业的管理也提出了新的要求，对煤炭企业内部控制制度的建立带来了一定的困难。销售作为煤炭企业实现经营价值的关键环节，是现金流入的重要途径，在煤炭企业的经营与管理中占据着重要的位置，正因为如此，在销售环节出现舞弊风险的几率较大。在市场经济条件下，探讨煤炭企业如何通过对销售与收款环节的有效控制，是本文讨论的重点。

一、煤炭企业建立内部控制制度的重要性和必要性

煤炭企业的内部控制制度通常分为内部管理控制与内部会计控制两个主要方面。内部管理控制的主要内容是对企业内部人事以及技术等相关内容的管理，而内部会计控制则主要指针对会计业务和会计报表等的控制。在现代市场经济体制下，建立内部控制制度对于煤炭企业的发展有着十分重要的意义，其建立的重要性和必要性可以归纳为以下几点：

（一）确保煤炭企业财产物资的充足安全

煤炭企业建立行之有效的内部控制制度，能够对企业内部的财产和物质的管理和使用进行必要的控制，防止财产和物资发生被破坏、浪费或者是盗窃，保证煤炭企业内部财产和物资的充足安全。

（二）提高会计资料的完整性和可靠性

完整和可靠的会计资料能够帮助企业的经营者和管理者对企业过去一段时间内的发展状况以及未来的发展趋势等进行分析和预测，并且为管理者的决策提供科学的依据。有效的内部控制系统能够确保企业会计行为的真实性和及时性，预防舞弊行为的产生，确保了会计资料的完整性和可靠性。

（三）加强国家对煤炭企业的宏观调控

我国制定了一系列针对煤炭企业发展和经营的财政法规和制度，这些都要求煤炭企业建立起一套完善的内部控制制度，通过内部控制制度实行自我约束，始终遵循国家相关的法律法规，确保煤炭企业持续健康发展。

（四）提高煤炭企业的经济效益和社会效益

完善的内部控制制度，能够对煤炭企业内部各个部门和人员进行合理的分工，同时对各部门和人员履行职责的情况进行科学的评价和考核，促进煤炭企业的经营活动始终健康、高效地运行，进而使其经济效益和社会效益不断提高。

二、煤炭企业销售与收款过程的现状分析

（一）煤炭销售与收款过程失控现状分析

煤炭企业销售预收款过程不合法和不真实的现象都视为失控现象，主要可以归纳为以下几个方面：

1.销售价格的定制缺乏有效的控制制度，不合理的折扣和折让现象混乱。

2.销售收入不能及时得到确认，销售发票没有经过有效审核。

3.没有选择合理的结算方式。

4.销售成本和费用的管理十分混乱，贪污和浪费现象严重。

5.销售合同的签订过程缺乏有效的监督与管理。

6.缺乏对应收账款有效的管理。

7.对销售凭证缺乏有效的管理。

8.对销售数据的合理性以及真实性缺乏监管。

9.销售业务数据与财务数据无法统一。

10.预收账款余额无法有效核对。

（二）煤炭企业销售与收款过程控制目标

煤炭企业对销售与收款过程进行控制的根本目标就在于对企业的销售和收款业务进行有效的规范与管理，防止在销售与收款过程中出现差错和舞弊行为。在市场经济条件下，煤炭企业的内部控制制度建设应当从煤炭企业的经营实际出发，具体控制目标可以概括为：

1.确保销售与收款过程的合理性，确保销售与收款信息的真实性。

2.确保销售与收款业务会计核算的准确性。

3.建立和健全销售业务凭证的流通与管理制度。

4.确保预收账款的准确性和真实性，减少坏账的发生率。

三、建立销售预收款控制制度的措施

（一）不相容岗位分工控制制度

在销售与收款业务中，应当建立不同的岗位分工责任制度，对相关部门的责任和岗位职责、权限进行明确的划分，实行不相容岗位相互分离，相互制约。销售与收款业务中不相容职务包括：

1.接受客户订单与签订合同的岗位应当与付款岗位相互分离，即使是同一部门进行操作，在涉及到相关的业务时也应当由不同的人员进行操作。

2.进行预付款必须经过销售部门和信用部门的同时批准才能够执行。

3.发货凭证的填写人员应当与包装、发货、取货以及托运的人员相互分离，同时发货人与保卫工作人员也应当分离。

4.发票的开具人员与审核人员应当进行分离，同时编制销售发票通知单与开具销售发票的人员应当分离。

5.收款岗位与记录应收账款的岗位进行分离。

6.货款的接受与结算人员应当分离。

7.退货验收人员与记录人员应当分离。

8.销售与收款业务不能同时由一个部门承担。

（二）授权审批控制制度

煤炭企业应当建立起一套完善的授权审核控制制度，并且使其与销售和收款业务的审批相适应，根据审批制度的要求，进行销售和收款业务的办理。首先，应当对审批人员的职责和授权方式进行明确的规定，不得有超越权限的行为。其次，要对办理销售和收款业务的人员职责进行划分，未经批准，经办人不得自行接触与自身权限不相关的业务。如果遇到不在职责范围内的销售和收款业务，经办人有权拒绝办理，并且及时上报给相应的管理和审核部门。对于涉及资金数量较大的业务，或情况特殊的销售业务和特殊信用条件，企业应当进行集体决策，经过有审批权限人员的批准后方可执行，防止决策失误而造成严重损失。

（三）销售与发货控制制度

1.根据销售计划进行销售预算的编制。销售预算指的是企业以销售预测作为基础，根据既定的经营目标和利润，对销售量和销售额进行预计编制，同时将其作为销售活动的指导和参考，销售预算是全面预算的一个关键和起点，煤炭企业应当根据自身的生产能力以及市场预测能力，进行有效的销售预算编制。

2.对销售价格进行控制制度的建设。煤炭企业应当根据价格战略、定价法则等内容建立起符合本企业产品销售的价格控制制度，对价目表以及优惠折扣等内容进行详细的定制，并且严格执行。

3.赊销业务控制制度。根据与客户交往的时段，可以将赊销分为以下几个阶段：（1）签合约之前的阶段。这是对客户信息和资料进行收集和核实的主要阶段，同时确定客户的信用等级，以及客户赊销的金额，在签订赊销合同后及进行发货之前还需要对客户进行严密的观察与监督。（2）发货前的准备阶段。这一阶段是对相关文件进行收集和管理的主要阶段，主要内容包括是否有必要取消赊销合同，以及是否发出欢迎信等。（3）赊销期内的管理阶段。包括对账、确认货物是否存在问题以及货款是否存在问题等。赊销期的长短对煤炭企业产品的销售也有影响。信用期过长虽然对销售有一定的促进作用，但是却不够稳健，而如果信用期过短，则不利于产品的销售，无法实现扩大销售的目标。

4.销售退回管理。企业的销售退回应当经过销售主管审批之后，才能够进行。而针对销售退回的产品，应当经过质检部门和仓储部门的检查和清点之后，才能够入库办理退回手续，同时应当由质监部门出具退回手续并且出具检验证明。仓储部门在进行清点之后，根据退回的产品品种和数量进行填写退回报告。报告中应当包括：客户名称、退回货物名称、数量、日期、退货性质、原始发票号、价格及退货原因等都必须记录在该报告中，并受到独立于发货和收款职能的人员的监督和检查。

（四）收款控制制度

按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定，及时对收款业务进行控制。

1.做好应收账款的日常管理工作。做好基础记录，设立应收账款台账管理制度及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况，对长期往来客户应建立完善的客户资料，及时更新。检查用户是否突破信用额度。

2.资信调查，制定相应的信用政策。企业应利用“差量分析法”计算不同信用期的税前损益差异，据以指定客户的信用期，并根据赊销单位资信情况和历史收款质量，分析改变现行信用期对收入和成本的影响。

3.收款管理。（1）建立客户档案。对于一个正常经营的企业，客户档案的范围不仅包括欠款客户也应包括信誉良好的客户。客户是自然人，其基本资料要有身份证复印件、有效的联系地址、联系电话及个人拥有的财产状况。客户是法人单位，其基本资料应有营业执照复印件，企业的注册资本金，经营范围、经营地点、资产状况如办公楼是租借或是购建，有无工厂等。还要记录客户的信用情况，包括开户银行、账号、法定代表人、银行借贷的偿还情况，与其他企业之间的交易情况、信用情况、有无税务登记、是否有良好的纳税记录等。（2）定期向欠款客户寄发应收账款对账单，实地催债和对账。（3）对应收账款设定担保。企业可在同意给客户赊销的同时，要求客户对赊销应收账款设定担保。作为债权人，企业在要求客户设定担保时，在保证担保条件下要对保证的种类进行选择。保证有一般保证和连带保证两种，债权人应明确要求对方采用连带责任保证方式，以便一旦发生违约行为，可以要求保证人履行代偿义务。（4）进行应收账款债权重组。若客户遇到的只是暂时困难，企业应帮助其度过难关，一般的做法有：接受欠款户按市价以低于债务额的非货币性资产予以抵偿；将债务改变为“长期应收款”，确定一个合理利率，同意客户制定分期偿债计划；修改债务条件，延长付款期，甚至减少本金，鼓励还款；将债权转变为对客户的“长期投资”，协助亏损企业重新启动；客户已达到破产的界限，则应及时向法院，以期在破产清算时得到部分清偿。

(五)应收票据控制制度

加强应收票据的管理是内部控制制度建设中的重要部分。应收票据的管理人员应当避免接触现金或者总账，票据的接受和展期应当由不保管票据的负责人书面授权拖欠票据的注销应由指定的高层管理人员书面批准，并对此类拖欠票据采取有效的后续追踪措施。如果顾客票据的接受需要由指定负责人书面批准，那么用伪造的票据来掩盖现金盗窃的可能性就会大大降低。作为坏账注销的票据应继续保持会计控制，因为可能会有某些债务人在若干年后试图通过偿付曾拒付的票据来重建信用。任何关于部分偿付、注销或争议票据调整的贷项通知单或日记账，应由相关的高层管理人员批准并实施数量上的控制。

（六）监督检查控制制度

监督检查控制是销售与收款控制的最后一个重要的环节，如果没有严格的监督检查制度，那么内部控制制度也将流于形式，无法得到顺利的贯彻。我国《内部会计控制规范――销售与收款(试行)》规定：“单位应当建立对销售与收款控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。”煤炭企业应当设立严格的监督管理机构和相关的人员岗位，对内部控制制度的建设和执行情况进行严格的监督与管理。根据企业自身发展的实际情况，对销售与收款控制制度是否得到有效的执行进行评价与考核。只有确保销售与收款内部控制制度的不断完善，才能够确保企业销售行为的合理性以及资金流入的有效性，有效规避煤炭企业财务风险，增强煤炭企业的核心竞争力。

四、新时期煤炭企业销售与收款控制制度的发展趋势

随着国际市场和国内市场竞争的日趋激烈，不断完善内部控制制度是煤炭企业立足于市场的必要条件。外部经营环境的不断变化，以及管理理论的不断更新与发展，都要求煤炭企业在内部控制制度建设方面要不断的与之相适应，并且呈现出一些新的趋势。

（一）知识经济时代的到来促进内部控制理论的变革

传统的内部控制理论所遵循的原则是，将所有的管理内容都掌握在管理人员的手中，确保企业所有的经营与管理活动都有条不紊的按照预定计划进行；使企业内的每一个人和每一件物品都在适合的时机出现在适合的位置。在这种思想的影响下，进行内部控制制度建设的人员要对各种可能性都进行充分的考虑，对每个人在所有可能遇到的情况下应该履行的职责都进行事先的划分。然而，管理人员并不能未卜先知，在这种思想指导下所建设的内部控制制度实际上是以各种假设作为前提的，完全凭借管理人员的经验和思维来对各种事情可能发生的可能性进行预测，这在知识经济时代下的今天，面对日益复杂的企业经营环境和管理方式，不仅无法预测到未来要发生的事情，更加无法控制。因此，在知识经济时代背景下的煤炭企业内部控制制度的建设，应当着眼于增强企业的核心竞争力，不断提高企业的应变能力和学习能力，才能够使企业在激烈的市场竞争中占据一席之地。

（二）资讯与沟通在内部控制制度建设中的地位得以提升

随着知识经济时代的到来，企业获取和利用知识的能力已经成为了促进企业发展的主要因素。不论是对知识的获取，还是对知识的利用，都要以资讯和沟通作为其主要的途径和载体。煤炭企业是否具备一个完善的资讯与沟通系统，很大程度上决定着企业能否及时获取大量的内部和外部信息，能否实现信息在企业内部各部门和层次之间的有效传递和共享，进而决定着企业能够在激烈的竞争中首先占据市场的制高点，因此，在未来内部控制制度建设工作中，建立资讯与沟通系统就成为了主要的工作。

（三）非正式组织和非正式制度的作用将得到足够的重视

知识经济将企业的层级结构变成了网络结构，组织的网络化、扁平化、分权化和柔性化使资讯和知识的传播由原来的直线式变为发散式，非正式组织成为越来越重要的传播渠道。各个动态工作单元在根据市场变化进行自主决策时，更多地依赖于小组成员的个人判断和相互沟通，这里非正式制度发挥着十分重要的作用。这意味着，企业的非正式组织和非正式制度应当纳入未来的内部控制体系。

结束语

随着市场经济体制的建立与完善，尤其是我国加入WTO后，煤炭企业所面临的市场竞争也将更加激烈，如何在激烈的市场竞争中占据一席之地，内部控制制度的建设与完善是关键的影响因素。销售与收款过程是煤炭企业经营与管理中现金流入的主要渠道，因此对销售与收款过程的控制也成为了煤炭企业内部控制制度建设中的主要环节。只有不断加强对煤炭企业销售与收款控制的建设与完善，才能够确保煤炭企业持续稳定地发展。

【参考文献】

［1］ 刘晨.浅议煤炭企业销售与收款的内部控制［J］.大众商务，2009（22）.

［2］ 黄登成.论煤炭企业信息环境下会计内部控制［J］.财经界（学术版），2010（11）.