如何做好90后秘书

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90后秘书，顾名思义就是出生于90年代的秘书从业者。90后大学生出生在中国市场化改革确立并加剧的时代，且基本上是独生子女，他们的价值观念、生活理念和性格特征带上了鲜明的时代烙印。概括起来，90后大学生的心理性格特征有这么几点：

一.开放而不拘小节

90后大学生深受改革开放风气的熏陶，性格大体趋向开放，开放的性格便于与人沟通，善于活动交际，特别是心灵的开放意味着对多元文化价值的包容，所以善于多角度思考问题，不迷信、不崇尚权威，也敢于表达自己的见解。但这种性格也使他们在生活和工作中言行举止过于张扬，比如，有时会不顾场合反驳上司的意见，搞得上司异常尴尬，更不肯主动把功劳归于上司，如果发现上司在某些能力方面不如自己，心理更会产生不平衡，甚至到处“宣传”自己的功劳，他们不明白韬光养晦对自己未来职业发展的重要性。这种性格也使他们大大咧咧、不太注意小细节，比如工作时化妆、聊天、甚至玩游戏。

二.有创新精神而不脚踏实地

《深圳特区报》（2008年05月04日）报道说，超过半数的网友认为“有个性、有创新精神”是90后年轻人主要特点，确实，90后大学生对生活充满了希望和激情，创新创业已成为他们初入大学就怀抱的梦想，加上他们的物质生活条件比起前辈普遍优越很多，所以他们从事某种职业更注重实现自我价值，可以说他们的定位很高，目光很远。但远大目标的实现、创业的成功，除了要有创新意识、创新精神，更要有脚踏实地敢于吃苦的勇气。90后相对而言心态挺浮躁，工作方面一不满意就甩手走人，而每一次跳槽却不能成为下次择业的跳板，也就是说频频跳槽使他们失去了积累专业技能和人脉资源的机会，这最终必然会使很大一部分90后的远大目标成为空中楼阁。

三.自我意识强烈而藐视规则

90后倡导个性、标榜自我，经常以自己的个人喜好衡量并挑选日常和工作中的一切。他们普遍不喜欢加班，不喜欢朝九晚五这种固定的工作模式，更不喜欢被公司的条条框框束缚。因为他们认为这些从某种意义上限制了他们的自由度，限制了发挥个性的机会。但职场有职场的规则，不同行业、职业又有各自的规则。

针对90后年轻人的这些性格特征，本人认为作为教育方在培养90后文秘大学生时要特别重视以下几方面的引导，帮助他们处理好个性与秘书这一职业的关系。

一.引导他们树立辅助意识

秘书是什么？是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。所以辅是秘书工作的第一大特性。秘书的辅助工作是综合辅助，包括决策辅助、管理辅助、办事辅助等。范围可大可小，边界比较模糊。这意味着秘书的服务工作内容、工作时间在一定程度上完全取决于领导工作的需要，领导需要秘书加班秘书就必须加班，领导需要秘书帮他处理一些私事秘书也只能去处理，甚至领导需要他背黑锅时秘书也只能背。所以作为教育方要引导90后文秘大学生及早树立辅助意识，认清自己在工作中的从属地位，摆正自己的位置。

同时针对90后自我意识强烈又具有创造精神的特点，教育方可以因势利导着重培养他们在辅助领导决策方面的意识与才能。激烈的市场竞争使现代企业领导的决策越来越趋向科学化与民主化，从而强化了秘书的参谋职能，使决策辅助成为衡量现代秘书最高的职能要求。那么现代秘书是如何辅助领导决策的呢？领导决策需要掌握详实的资料，秘书就搜罗信息，为正确的决策提供依据；领导决策需要了解各方面的建议方案，秘书就开展调查研究工作；领导决策需要对决策后出现的新矛盾进行协调，秘书就加强沟通交流工作；领导决策需要统一贯彻执行和检验决策效果，秘书就开展监督工作。也就是说，秘书既要为领导决策形成提供全面的服务，又要具体参与决策的实施。

二.引导他们讲究说话办事的技巧性

“一言可以兴邦，一言可以丧邦”，说话办事是一门要紧的学问。90后年轻人说话做事大大咧咧、不计后果，要想在重视规则、重视规范的秘书行业获得长足发展就必须改变这种状态，学会该讲究礼仪时讲究礼仪，该曲折表达时曲折表达。有人认为做好秘书工作70％靠技术，30％靠艺术，这话没错，但我认为，因为秘书所具备的技术其实不需太多含金量，所以对秘书办事成功与否最终起决定作用的或者说衡量秘书办事能力高低的恰恰是这30％的艺术，尤其是在处理与人沟通交流方面。所以教育方在传授90后文秘大学生必备的专业知识时也要引导他们讲究说话办事的技巧。最简单的一个例子，一位客人到某厂商谈合作事宜，该厂在接待方面作了充分隆重的准备。客人进来后，总经理秘书满面笑容地迎接她，说：“我们总经理就在上面，他叫你去。”客人一听就火了：什么话！他又不是我领导，凭什么叫我去？于是就对秘书说：“我不去了，你们要有诚意的话，就到我公司来‘拜访’我吧。”试想，如果这位秘书在商务场合说话讲究礼仪，把口语“叫”字换成“请”字，应该不会让公司陷于如此尴尬的境地了吧？又比如，接电话挡驾是秘书必须要处理的日常事情，一天，上司告诉秘书他整个上午都要同王市长会谈重要事宜，任何电话都不接。这天上午，电话铃响了，秘书说：“您好，宇宙公司，请问您是哪位？”“我是华乾公司陈总经理，找你们上司。”“对不起，陈总，我们上司不在。”“他怎么每次都不在，是不是听到是我就故意说不在？”这例子里的秘书就不懂得说话的技巧，既然上司已告诉她不接任何电话，她可以先告诉人家上司不在，再问对方是谁，这样就不会惹嫌疑了。

三.引导他们脚踏实地，从小事做起

秘书像只忙忙碌碌的蚂蚁，每天的工作平淡又琐碎。即使秘书辅助领导做事成功了，那也是其份内职责，荣耀的光环照不到他们身上。秘书要日复一日处理日常事务工作，包括打扫卫生、收发邮件、整理文档、收集信息、安排约会、管理财务等等，每件事都很琐碎，有些秘书会认为自己的工作是打杂，没有提升的空间，于是每天牢骚不断，敷衍了事。试想，领导一旦有重要的事敢放心交给这样的秘书办吗？即使交给她办，她能办得好吗？

所以教育方应引导90后文秘大学生脚踏实地，从小事做起，以良好的心态面对每天的琐事。秘书只有脚踏实地，从小事做起，才能积累经验，增长才干。如果秘书不脚踏实地地做好日常琐事，而是一心幻想着如何在领导身边出谋划策，或者通过拉关系、攀亲情，想方设法往上爬，这样的秘书只会让领导远离。脚踏实地的秘书如果在工作中做个有心人，对自己平时转手的文件和资料多多留意，多关心本公司本行业的新闻和发展动向，遇到不明白的多多向前辈请教等，长此以往，就会得到领导的信任，有资格做领导的“谋士”。当然自己的职业发展也会一片光明。

每一个时代的年轻人都有他们自己的性格特征、价值观念，90后年轻人从事繁琐低调的秘书工作是对其性格特征、价值观念的挑战，所幸90后年轻人的综合素质普遍比较高，只要教育者多多引导，因势利导，90后秘书肯定能提升自己文秘职业素养，提高就业竞争力。

许美丽，绍兴文理学院上虞分院教师。